新形勢下如何做好企業檔案管理工作

文/長春城市管線建設投資（集團）有限公司 李煥

在當今這個飛速發展的時代，企業之間的市場競爭將逐步增大。面對市場巨大的競爭力，企業必須要更加準確地建立市場營銷策略，在企業快速轉變的過程中，對檔案合理有效的管理工作將起到不可替代的作用。本文將介紹一些有關檔案管理方面的內容，適當分析當今時代在檔案管理逐漸轉變中產生的問題，并發現新的方法與途徑，通過對企業檔案的完善，達到促進企業發展的目的。

一、企業檔案管理制度與流程

（一）檔案管理的制度。對于企業檔案的管理在收入和移出檔案時要認真負責，必須履行規定的流程。使用國家規定的標準紙卷，建立的檔案庫房必須牢固，以保證它的安全性。在建設檔案庫房時，應該與閱覽室和辦公室分開，并安排專管人員進行管理。對此，我們要對管理人員進行嚴格系統的培訓，使之認真負責地保管檔案，并確保檔案的完整性，安全性。

（二）檔案管理的流程。1.資料整理收集。隨著時代的進步，檔案管理也由傳統管理轉變為數字化管理的模式，因此企業通過存放實體檔案和建立電子檔案兩種方式管理，這樣能夠防止破壞甚至丟失重要資料。數字化與傳統化管理企業檔案的方法不同，現代企業的檔案管理，要求管理人員掌握先進技術，跟上發展的腳步，在這樣的前提下適當調整。防止出現重要資料受損問題，避免給企業造成重大的經濟損失。收到檔案后，應該嚴格按照行業有關的規定對檔案進行整編工作，使文件變為檔案形式，管理者的負責程度會直接影響檔案質量的優與差。認真完成檔案分類工作，不但可以保障檢索工作的正確，還可以減少漏檢的問題。2.檔案保護與統計。由于傳統檔案都是實體紙質品，在進行存放前要按照國家標準對檔案進行檢查、清潔，防止檔案發霉受損。對于現代信息化的網絡檔案存儲，也要做好相關的信息維護，避免通過網絡造成檔案資料的泄露。對于檔案的統計工作也要按照《企業檔案管理規定》中相關要求嚴格履行。有價值的相關檔案也應該做好檔案登記，以此來維護企業以及國家的相關權益。3.處理無價值的檔案。檔案保管到期后，要完全按照相關規定對沒有價值的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄，要認真負責地開展銷毀工作，避免出現錯誤，造成嚴重損失。

二、企業中檔案管理的問題

（一）企業領導者缺乏對檔案管理工作的認知。現如今，各大企業對其產生的經濟效益，出現的投資風險關注度最高，對于企業檔案管理方面欠缺了解，造成管理企業檔案的相關部門空有其表，卻沒有真正的內容。在我國經濟迅速發展的過程中，不斷完善市場體制，企業領導者也逐步重視企業檔案管理方面，在經濟數字化、信息化的背景下，使企業檔案管理發揮應有的價值。

（二）企業缺乏正確的管理方法。從傳統企業檔案管理模式轉變到數字化管理模式，在這樣的轉變過程中，之前針對傳統檔案的有關方法已經不能完全涵蓋檔案管理工作的所有要求，檔案管理人員也欠缺新時代數字化檔案管理的工作知識，因此存在許多檔案收集不完整、丟失的現象，甚至借工作機會篡改資料，使檔案失去真實、可靠性。

三、提高企業檔案工作的方法

（一）對檔案管理深入了解。在企業檔案管理方面，領導者要認識檔案管理部門，還應該深入了解管理檔案的重要性。在上層領導的重視下，才會更加嚴格地要求自己的管理人員，并進行系統正確的培訓，從而加強工作人員的工作意識和管理能力。

（二）完善信息技術，提高硬件設施。處于信息化時代中，計算機已經離不開我們的生活，它也為企業管理工作帶來巨大的影響。企業對于檔案管理工作進入信息化時代要作出相應的轉變和完善。提高設施，完善科學技術，能夠更好地提升檔案的價值，使其對企業產生更加有利的作用，促進企業經濟發展。

（三）提高檔案管理者自身素養。企業檔案管理的發展離不開優秀的檔案管理者，提高他們的知識技能和良好品德是一項十分重要的任務，所以應該更為嚴格系統地對檔案管理者進行培訓，在一定時間的培訓工作后，檔案管理者可以更輕松地適應當代信息快速發展的局面。這樣具有良好適應能力和豐富知識技能的工作人員，才能夠趕上新時代發展的腳步，為企業創造更多的價值。

四、新時代創新型檔案管理

在管理檔案的過程中，了解熟知檔案管理方法是最基本的要求。在檔案從傳統逐步發展過渡到信息化的階段，管理員要不斷提高自己的知識，加強自己的管理技術，不斷從外界吸取先進的知識和技能，對各種各樣的檔案進行科學有效的管理。檔案的存在可以見證一個企業的進步，對于企業有重要的意義。每個企業所有的員工信息、申請過的專利，還有許多科學技術都通過檔案來體現，因此精煉、簡化檔案管理體系更加有利于眾多檔案的管理，逐漸創新管理方法，擴大檔案工作范圍，深化其工作的意義。信息化的檔案管理機制使檔案通過網絡得到合并、整理，在這樣的檔案發展模式下，檔案管理會變得更加靈活高效。

五、結束語

數字化的趨勢逐日加快，企業在社會所占地位也將逐步增大，面臨這樣的社會發展趨勢，檔案管理也在逐步轉變適應新時代，盡管在局部單位現今為止檔案的管理工作仍然有不足之處，但隨著時代的進步發展，檔案管理將變得更加系統化，從而實施科學合理的管理模式。