企業檔案實體安全風險防控與治理之略探

文/中國電子科技集團公司第三十六研究所 李玲潔

檔案管理工作在企業日常管理中占據重要位置，對提升企業經營水平以及運營效率具有重要意義。當下，科學技術及信息技術不斷發展，企業檔案管理與傳統管理方法具有很大不同，實現了檔案管理信息化、數字化、服務社會化以及載體多元化。在這種環境下，所有的企業檔案管理機制面臨更多的安全風險。因此，企業要改變以往不夠嚴謹的檔案管理模式，注重加強對安全風險的防控與治理。

一、企業檔案管理現狀

當前，很多企業員工及領導風險意識有待提升，缺少一定的檔案安全風險管理意識。現階段，很多企業沒有認識到檔案安全風險管理的重要性，在其思想及理解上存在一定偏差，在開展企業管理工作中，沒有真正將安全風險管理融入檔案管理中。

檔案風險管理工作基礎薄弱，有關保障基礎需要不斷完善。一些企業在檔案風險管理中，其運作機制不健全，各部門之間缺少協調，在實際開展工作中就無法有效地開展檔案工作，資料無法全面收集。并且，企業規章制度缺乏一定的系統性，檔案工作人員不清楚如何使用安全風險管理。另外，很多企業將管理重心放在企業發展中，忽略對企業檔案的安全風險控制。企業領導對檔案管理工作的安全風險管控不重視，員工自然也不會引起重視。

二、企業檔案實體安全風險防控與治理

企業在開展檔案管理工作中，要積極將安全風險管理融入工作內容中，有效結合檔案工作的實際情況，保證工作人員的安全，制定規范安全管理制度，在保證自身安全的前提下，提高工作效率與質量。加強建設檔案風險閉環管控網絡，從而實現企業檔案安全風險管理的目的。

（一）提高安全風險管理思想認識。檔案安全風險管理體系的建設，具有綜合性、系統性。并不是某一個部門的事情，而是需要整個企業提高思想認識，只有各部門之間進行有效、協調的合作，才能在最大程度上實現安全風險管理工作的意義。因此，企業可以創建檔案安全風險管理小組，由檔案主管領導作為組長，相關部門工作人員作為組員，保證檔案安全風險管理小組可以全面掌握各部門的情況，具有更廣闊的視野，不斷發散思維，進行全面部署，加大各部門之間的配合，保證企業全員參與。在工作中，組長要積極聽取員工意見，從而有效將各項措施落到實處，保證企業長久穩定地發展。

（二）做好檔案安全風險管理基礎工作。首先，要對職責進行合理分配，明確工作標準以及相關流程，不斷完善規章制度。嚴格按照規章制度進行處理，一旦有員工出現問題，要嚴肅處理。檔案部門相關工作人員要具備一定的安全風險意識，清楚自身職責權限，清楚各自的管理職責等相關制度。對于新出現的情況、問題，要及時進行總結，進而不斷完善規章制度。可以規定時間定期組織員工進行工作總結。對工作中出現的新問題及新情況，員工之間在第一時間進行探討，盡早拿出解決方案及預防措施。其次，加強提升員工綜合素質。檔案部門需要營造良好的氛圍，定期對內進行培訓，從外引入先進的模式。制定考核制度，工作人員在培訓后，要進行考核，并建立獎懲制度，根據員工的考核結果，來獎勵、處罰員工。此舉而不僅能使員工更好地掌握安全風險知識，了解相關的檔案風險注意事項，也能充分調動員工的工作熱情，提升員工的安全意識，從而保證工作質量。再次，要積極創新技術手段。實現多元化載體，增加資金投入，從而實現現代化的設施配置，積極將安全風險降到最低。因此，企業要對檔案安全風險管理工作給予大力的資金支持。最后，創建檔案安全風險管理評估體系。確定考核標準，完善考核制度，加強對風險評估與識別工作的開展，不斷加大整改力度。

（三）做好檔案安全風險應急處理。企業在開展檔案安全風險管理工作中進行安全風險應急處理時，要注重從實際問題出發，做好應急預感方案，在發生危險時，準備好救援物資，使其能在意外環境下，可以有效落實相關安全措施。企業要加強自身網絡安全墻的建設，避免因為黑客、不法分子盜取檔案資料，從而對企業發展造成一定影響。企業可以聘請專業信息技術人才，對檔案管理人員進行培訓，提升工作人員的信息技術運用能力，使其在開展檔案管理工作時可以有效保證檔案信息的安全。

三、結束語

綜上所述，在對企業檔案安全風險防控與治理過程中，想要有效開展檔案安全風險管理工作，首先提高企業領導對檔案安全風險管理工作的重視程度，才能有效提升企業員工的檔案安全風險管理意識。企業也要不斷完善規章制度，嚴格按照制度進行管理。另外，要加強對檔案管理工作人員的培訓力度，使其從根本上提升自身的綜合素質，從而有效保證企業檔案的安全，有利于促進企業的長久發展，并且對企業發展經營也具有重要意義。