基于大數據視角的檔案管理研究

文/山東省德州市水利局 張卓

一、大數據視角的檔案管理特性分析

計算機技術以及信息化技術的不斷發展，信息存儲及處理方式已經發生巨變，信息呈現出爆炸式增長，此即為大數據時代。大數據切實改變檔案管理模式，傳統管理方式已經無法適應社會發展需求，因此需在大數據視角展開檔案管理分析。

大數據的發展為檔案管理帶來較大變革，這種變革是一種從思想到行動的變革，首先需要改變歷史檔案中眾多信息已經失去其使用價值的傳統觀念。在大數據背景下可對這些數據進行整合，可通過統一平臺進行數據分析，并從中得出某些規律，以此實現檔案效應最大化。

從管理手段角度分析，傳統檔案管理模式在存儲方式、組織方式等方面均出現變化。檔案信息載體也從紙質文件、電子文件轉換到數字化時代。隨著互聯網以及云計算技術的出現，新時代的檔案管理模式需要大數據技術的支持，新時代的檔案管理需要對檔案進行數字化存檔，并重新進行存儲、組織以及管理。并可結合大數據技術從海量檔案信息中進行數據挖掘，從中發現有效利用價值。

大數據平臺具有一定開放性，而檔案管理過程中存在一定保密性，因此在檔案管理過程中需要針對檔案分類不同進行不同程度的密保設置。因此在檔案管理中，需要借助大數據平臺構建出適合多種檔案需求的系統功能，從而實現對各種信息檔案的管理和組織，滿足人們對檔案信息的需求。

二、大數據技術應用于檔案管理的必要性

大數據技術的不斷發展促進檔案管理模式和技術發展變化，且隨著人們對檔案管理需求發展變化，檔案管理手段不斷創新，檔案管理模式不斷豐富，因此有必要在檔案管理中引進新技術、新模式，提升檔案管理的安全性和高效性。大數據技術應用于檔案管理的必要性可從以下幾個角度展開：

（一）社會發展的必然要求。社會經濟以及科學技術的不斷發展，在進行多項重大決策過程中需要得到大量信息的支持，這就要求在決策前需要得到可靠的信息支持，這就要求在檔案管理中必須通過新技術來展開，在新技術的支持下才能提高檔案信息的挖掘效率。當前我國檔案管理信息化仍舊有待提升，在大數據時代有必要將大數據技術應用到檔案管理中。

（二）檔案管理載體轉變的必然要求。檔案管理的本質是信息的繼承與管理，在進行信息繼承時需要通過可靠的信息載體進行檔案信息的記錄和傳遞。從檔案管理歷史來看，傳統檔案信息記錄主要通過紙質文件實現，并在之后轉變為電子文檔、音頻、視頻、圖片等多元形式。大數據時代的到來，導致這些傳統檔案存儲均表現出弊端，因此需要結合大數據技術采用新的檔案信息存儲及傳遞技術，例如網格存儲以及云存儲技術等。

（三）檔案管理功能轉變的必然要求。檔案管理的功能逐漸豐富化，大數據技術可以從海量檔案信息中獲取有效信息，結合數據挖掘發現一些數據規律，結合現狀制定出科學的發展策略。由此可見，檔案管理功能已經呈選出多元化發展趨勢，這種多元化發展離不開大數據技術的支持。

三、檔案管理引入大數據帶來的新挑戰

大數據技術是科學技術和時代發展的產物，大數據技術在檔案管理中的應用也是一種創新，因此必然會在傳統管理模式上出現一些挑戰。

（一）管理理念需要跟上時代步伐。大數據技術在檔案管理中的應用導致傳統檔案管理模式發生變化，這種變化是全方位的，涉及檔案管理的方方面面。因此檔案管理過程中必須改變傳統檔案管理思想，創新檔案管理思維方式，通過大數據技術對檔案管理工作進行創新，并在檔案管理中學會主動改變，便于滿足未來檔案管理的需求。

（二）管理技術需要升級。傳統檔案管理需要工作人員的手工整理，工作強度較大，工作過程易出現操作失誤。并且在信息記錄上大多以紙質檔案為主，當前使用較多的就是通過計算機結合紙質檔案進行管理。而在大數據時代，檔案管理呈現出智能化管理模式，需要通過云平臺構建出云檔案管理系統，并對檔案信息進行挖掘。

（三）需要重構管理環節。傳統檔案管理環節較為簡單，總結包括檔案收集、整理、使用三個環節，并且傳統檔案信息傳遞方式主要通過部門檔案轉移來實現，并通過人工整理檔案方式提供被動式服務。大數據在檔案管理中的應用需要通過無紙化方式實現信息傳遞，信息整理等操作均是通過計算機輔助實現，在檔案管理過程中主要工作是進行數字化信息的二次加工以及編排。大數據時代的檔案信息管理包括數據實時收集、數據分類歸檔、數據整理、云存儲、數據分析、數據挖掘、數據價值分析，從而實現對檔案信息的有效利用。

四、大數據技術在檔案管理中的應用策略

（一）改變傳統檔案管理觀念。傳統檔案管理服務均是在用戶需求基礎上提供給用戶需求的信息，因此檔案管理存在一定滯后性，并時常出現無法找到準確檔案信息的情況。隨著大數據技術的不斷發展，人們對檔案信息的多元化以及個性化需求不斷提升，因此在檔案信息管理過程中需要改變其傳統關聯，從供給導向型轉變到需求導向型，借助數據挖掘合理利用檔案資源，滿足用戶多種需求。

（二）檔案管理標準化建設。大數據時代信息存在格式、單位容量等不統一的問題，在大數據技術下需要保證檔案信息的格式統一化處理，保證數據格式是系統可讀形式，避免出現系統冗余的情況。大數據時代的檔案管理需要對檔案管理各種標準進行統一，制定一致化的檔案管理規范，促進檔案管理中各種業務有序展開。

（三）構建檔案管理專屬數據庫。大數據視角下的檔案管理需要盡可能多收集檔案數據，做到檔案信息全覆蓋，從而為決策提供全面的資料支持。基于此，首先需要對傳統檔案數據進行數字化處理，將多種形式的數字轉換為數字化形式，并進行分類處理。其次將檔案信息電子化處理，在標準規范的約束下實現多種檔案信息的有效銜接，構建出專屬檔案管理資源數據庫，從而實現對檔案文件的實時管理及查閱。

（四）注重團隊管理及技術的提升。大數據技術在檔案管理中的應用對檔案管理團隊以及管理技術提出更高要求，管理人員需要熟悉大數據技術在檔案管理中的應用，并具備數據收集、整理、分析、挖掘等基本技術。檔案管理團隊需要實現對大數據管理平臺的有效規劃和管理，并進行實時維護。當前我國在該方面人才較為欠缺，檔案管理部門需要與專門的計算機軟件企業進行合作，在提升管理技術的同時進行人才培訓，提升檔案管理技術。

（五）擴展檔案宣傳方式。大數據需要在互聯網的支持下發揮起作用，檔案宣傳可直接在檔案網站上實現，但該種方式效率較為低下，當前網絡上仍舊存在較多其他媒介，其中尤其以新媒體軟件為主。這些新媒體用戶較多，通過新媒體作為宣傳媒介具有良好的宣傳效果。大數據背景下在進行檔案管理過程中需要通過這些新媒體媒介對檔案管理的宣傳渠道進行有效擴展，并挖掘出更多潛在的檔案用戶。

五、結束語

大數據作為一種先進的數據處理和分析工具，在信息爆炸時代具有重要作用。大數據技術在檔案管理中的應用可有效促進檔案管理效率的提升，當前我國檔案管理仍舊處于傳統管理向現代化管理過渡的階段，需要對大數據在檔案管理中應用存在的問題進行分析，并提出針對性應對策略，提升檔案管理效率，促進大數據技術在檔案管理中的有效利用。