大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化分析

文/山東省濰坊市坊子區(qū)社會保險事業(yè)管理中心 房素萍

一、社保檔案的存管問題

（一）對社保檔案不夠重視，人力物力匱乏。領(lǐng)導層對檔案的管理工作缺少關(guān)注，覺得這對單位考核的作用較小，基層員工面臨著繁重的業(yè)務，缺少足夠的時間去存放各種形式的數(shù)據(jù)資料；檔案室條件簡陋，面積狹小，欠缺計算機、掃描儀等電子工具，存管電子化寸步難行；對社保檔案相關(guān)規(guī)定以及ISO9001等管理規(guī)范視若無睹，尚未建立完備的管理體制；欠缺長期留任、工作能力達標的專業(yè)管理人員，兼職員工的專業(yè)水平又往往不佳。

（二）數(shù)據(jù)影像化水平低，管理工作易出錯。科室普遍獨自存錄數(shù)據(jù)資料，基本都實行紙質(zhì)版人工存管方式，數(shù)據(jù)顯示上不夠直觀迅速，處理效率低還常會出現(xiàn)紕漏；紙質(zhì)檔案基本不會有備份，這樣便不夠可靠穩(wěn)妥，時間越長越可能損失，出現(xiàn)損失后導致業(yè)務失去憑據(jù)，假如工作失誤并且檔案損壞，事務辦理流程就會因根本憑據(jù)缺損而不能回溯挽救，破壞社保存管的流程性、準確性，社保事業(yè)將因此無法繼續(xù)進步。

（三）人事檔案全紙質(zhì)化，員工退休的審核材料同社保網(wǎng)絡相隔離。人事檔案是員工退休與享受養(yǎng)老保險的根本憑據(jù)，在社保檔案中屬于數(shù)量較大的構(gòu)成部分，影響職員的退休期、工齡時長、養(yǎng)老金額；因其存續(xù)期間長遠，包含各地各部門，并且數(shù)目龐大、情況蕪雜、流動頻繁，轉(zhuǎn)變其管理方式十分困難。

（四）社保管理中的掃描工作潦草，沒和檔案庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通。盡管目前的體系化社保檔案管理規(guī)范規(guī)定了對人事檔案必須要進行掃描，而現(xiàn)實工作中對材料的掃描依舊很少甚至跳過；事務處理系統(tǒng)沒有建設信息互聯(lián)的人事檔案管理體系，是導致人事檔案與社保信息網(wǎng)絡不能銜接的主因；業(yè)務中心就缺乏檔案錄入及遠程輸送功能，各單位人員退休時都要現(xiàn)場檢查材料，因此費力費時。

二、社保檔案存管方式電子化措施探究

（一）高度重視電子化管理，建立相關(guān)制度。加深領(lǐng)導層對檔案管理的重要意義的認識，使社保管理機構(gòu)看到電子化存管的優(yōu)越性，為存管方式電子化鋪平道路；《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中要求，建設并完善社保管理中各類型檔案的存管、取用等制度；雇傭?qū)I(yè)的檔案存管職員，優(yōu)先錄用與該工作相關(guān)專業(yè)的人員，統(tǒng)一輯錄、備份各種電子化數(shù)據(jù)材料，內(nèi)部組織需要設立1個檔案管理兼職崗位；加強對數(shù)據(jù)存管人員的培養(yǎng)訓練，促進社保檔案存管模式的電子化、體系化以及嚴謹化。

（二）重視對基礎數(shù)據(jù)的輯錄管理，實現(xiàn)業(yè)務檔案存儲的影像化。根據(jù)“辦理者負責收錄，收錄者負責影像化”的原則，原始紙質(zhì)資料應隨時收錄，及時影像化處理，以各種規(guī)定數(shù)量的資料作為一個呈遞單元，呈遞給對應的檔案存管科，下一年年初把存管科前一年遺留的資料呈交事務全部完成；在檔案庫目錄內(nèi)收錄的各份紙質(zhì)檔案，設立和每份檔案一一對應的檔號，這些檔號被用于命名那些掃描相應文檔后而獲得的影像資料；此外應構(gòu)建材料收錄審核制度、事后檢查制度，由存管科的專職人員提取電子檔案，監(jiān)督者對初審收錄的資料進行檢查，成立風險管控點，直至達成資料收錄環(huán)節(jié)的透明化。

（三）嚴格管理人事檔案，設計推行共享式聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫軟件。采取分類法整理數(shù)據(jù)檔案，建設網(wǎng)絡搜索系統(tǒng)及資料借閱管理系統(tǒng)，逐漸提升管理工作效率；借鑒業(yè)務檔案收錄影像化的經(jīng)驗，統(tǒng)一調(diào)集相關(guān)管理人士，在規(guī)定時段內(nèi)掃描數(shù)據(jù)庫中的所有人事檔案，構(gòu)建完善、規(guī)范、靈敏的人事資料管理數(shù)據(jù)庫；加強事后數(shù)據(jù)管理，新員工入職必須通過審核，平時應及時輯錄數(shù)據(jù)，每年整理校訂所有的人事檔案，做到查漏補缺；建設檔案網(wǎng)絡檢閱系統(tǒng)，升級信息搜索技術(shù)，使目前的脫機搜索、聯(lián)機搜索，進化為智能搜索、在線搜索，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)及社保業(yè)務辦理平臺的信息互聯(lián)互通。

（四）維護好業(yè)務辦理平臺的軟件，提升管理服務水平。

嚴格管理社保信息系統(tǒng)，對所有的檔案資料都要進行規(guī)范化掃描，不能潦草對待掃描事務；將檔案影像化之后，應用管理軟件，將電子管理系統(tǒng)和社保業(yè)務系統(tǒng)連接起來，辦理社保事務時便于從人事資料庫中檢閱所需資料，錄取紙質(zhì)檔案后存入電子數(shù)據(jù)庫實行共享，可以提升業(yè)務辦理效率，減少紕漏的產(chǎn)生；入保組織能隨時呈交電子檔案，社保部門對此進行初步審核，降低信息收錄的難度，及時又準確地收錄信息，公司員工申請退休時在網(wǎng)絡上就能上傳電子檔案，無須到現(xiàn)場審核，網(wǎng)絡平臺能全程顯示業(yè)務進度，申請者可以隨時了解相關(guān)信息。

（五）建立電子數(shù)據(jù)備案及追責機制，防止檔案出現(xiàn)損壞風險或數(shù)據(jù)泄露。管理人員需要認真?zhèn)浞輽n案數(shù)據(jù)，妥善維護存放媒介，定時檢查數(shù)據(jù)完整性并備份，特殊情況下可進行異地多次備份，管理人員如果在工作中因失誤導致檔案損壞或數(shù)據(jù)泄露，依法對其進行處分；各社保主管部門、政府相關(guān)機構(gòu)及企事業(yè)單位可按照各自的現(xiàn)實需要，選擇合適的時間開通查詢接口，既要最大限度地為企業(yè)、員工提供便利，又要在數(shù)據(jù)管理部門的查詢端口維護中實施專人負責制，以保障公司及其員工的合法利益。