簡析如何做好建設工程聲像檔案收集歸檔工作

文/?？谑谐墙n案館（?？谑薪ㄔO信息中心） 黃航星

在城市建設活動中不斷產生聲像檔案。聲像檔案是指國家機構、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案具有客觀、形象和真實的特點，能生動具體地再現城市建設管理、規劃等各方面的工作，真實記錄項目建設及城市建設各個時期發展的面貌。聲像檔案忠實地記載著建設過程中的真實情景。如工程開工前的原址、原貌；施工過程的一系列活動，施工采用的新工藝；領導視察、關注等。這些影像記錄都是不可重現的歷史畫面，錯過就沒有。一份完整的城建檔案，除了文字記載外，聲像檔案也是必不可少的一部分。

一、目前在建設工程聲像檔案收集歸檔工作中存在的問題

（一）建設工程聲像檔案沒有受到重視，聲像檔案很少，甚至沒有。建設工程竣工后，大部分建設工程竣工驗收后移交的聲像檔案很少，甚至是沒有。造成這種原因主要是由于建設單位對聲像檔案不重視，覺得聲像檔案可有可無，收集城建檔案的側重點不同。建設單位一般都側重于工程竣工文件材料的收集工作，不重視聲像檔案的收集，而聲像檔案和紙質檔案一樣，在工程開工時就可以形成，如果不注重聲像檔案的收集，甚至不產生聲像檔案，那么有些工程原貌或施工過程中的情景就永遠無法記錄了。雖然也有紙質檔案記錄，但是文件材料畢竟不能很直觀形象地反映出當時的情景。

（二）收集到的聲像檔案反映的信息不全，或不能準確地反映聲像檔案的內容。聲像檔案必須有相應的文字說明材料信息，應該有時間、地點、內容、人物、背景、攝影者等相關文字說明。有些單位聲像檔案是收集了，但是沒有相應完整的說明，以至不能明確所拍的相片或錄像的內容和主題。如有些施工過程的相片只是大概寫“隱蔽工程施工”，其他有關日期、施工部位等重要信息沒有詳細的文字說明。結果“隱蔽工程施工”的相片很多，但是無法確切知道是哪部位的“隱蔽工程施工”，要利用這樣的相片非常不方便。而甚至有些聲像檔案只是大概寫了工程名稱，缺乏必要的文字說明材料。如果缺少文字說明材料，不但會降低聲像檔案的使用價值，而且還會嚴重影響聲像檔案作用的發揮。

（三）收集的聲像檔案質量參差不齊，有些相片或錄像畫面不太清晰。一些聲像檔案產生在施工過程，但是拍攝者不一定是很專業的攝像人員，如在拍攝相片或錄像時機器不夠穩定，即使是輕微的見動，所拍的影像畫面質量就會受到影響。有時是拍攝工具有些毛病，而拍攝者并不知道，抓起機器就拍攝，使拍攝的效果受到影響，會產生錄像有聲音沒影像，有影像沒聲音的現象，只要加強攝影攝像專業知識的培訓和學習，平時注意維護、檢查聲像設備，就能避免以上情況的產生。

（四）收集的聲像材料沒有經過篩選。只要是聲像材料就收集，并不是所有的書寫、聲像材料都能作為聲像檔案保存，只有經過挑選，對國家和社會有保存價值的聲像檔案才能歸檔保存。

二、做好建設工程聲像檔案收集歸檔工作的對策

（一）依法歸檔，監督聲像檔案的收集歸檔工作?！吨腥A人民共和國檔案法》中的檔案就是這么定義的：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！冻鞘薪ㄔO檔案管理規定》中所說的城建檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。既然《中華人民共和國檔案法》和《城市建設檔案管理規定》中明確規定了聲像檔案屬檔案收集的范疇，所以城市建設所產生的聲像檔案就應該及時歸檔。各個相關部門、單位，及時把收集的城建聲像檔案移交給城建檔案館歸檔。避免產生各個相關單位聲像檔案形成了，由于沒有及時移交城建檔案館歸檔因自身保管不善而容易遺失的現象。

（二）明確建設工程聲像檔案的收集范圍。要做好建設工程聲像檔案的收集工作，必須明確聲像檔案的收集范圍。建設工程聲像檔案的收集范圍為：1.開工前的原址原貌及周邊狀況。2.基礎工程。3.主體工工程。4.其他方面。開工儀式及施工中重要活動、重大事件、省市領導視察情況；工程質量檢查情況；正式竣工驗收情況；工程整體面貌及室內功能裝飾等。一般建設工程聲像檔案的形成、收集、整理工作由建設單位負責。

（三）制訂和完善地方聲像檔案管理法規、規范。完善聲像檔案管理法規、規范，采取制約手段，保證聲像檔案的收集歸檔工作。聲像檔案的收集不能僅靠建設單位的自覺收集，應該建立相應的檔案制約措施保證聲像檔案的收集工作。相關部門要制訂有關聲像檔案管理辦法，在建設工程報建時，要求建設單位在報送建設工程竣工檔案時還包括聲像檔案的報送，把聲像檔案報送納入建設工程竣工檔案報送范圍中。

（四）加強建設工程聲像檔案的業務指導工作，保證歸檔的聲像檔案質量。城建檔案館對有能力拍攝、建立聲像檔案的單位加強業務指導，定期到工地督促指導他們做好聲像檔案的收集、拍攝等管理工作，使移交的聲像檔案符合歸檔要求。對一些沒有能力拍攝而委托城建檔案館拍攝聲像檔案的建設工程，城建檔案館要與建設、施工單位等相配合，明確工程的進展情況，組織跟蹤拍攝。

（五）利用歸檔的聲像檔案資源為社會服務?，F在城市建設日新月異，每條道路的建設、變化等等都是通過文字、相片或錄像記錄下來的。如有些道路新建了，有些道路消失了，消失的事物不可能重現，這些景象城建聲像檔案都能夠記錄。城市的重大工程在建設過程中的情景、城市的名勝古跡這些有關城市建設活動等都是由反映城市變化最直觀的聲像檔案記錄下來。城建檔案館具有豐富的聲像檔案資源，城市的修建、改建都可以利用館藏聲像檔案。城建檔案館也可以利用館藏聲像檔案，出版有關城市建設成就的相關畫冊，舉辦城市建設圖片展，制作相關的專題片來為城市宣傳服務。這樣，聲像檔案的作用大了，對在城市建設的影響被人們所認識，聲像檔案受到更多的關注，聲像檔案的收集工作也更容易展開。

（六）城建檔案館要樹立參與意識，積極參與各類城市建設的重大活動，及時掌握城市建設動態。在建設工程聲像檔案收集工作中，既要保證在建工程的跟蹤拍攝又要及時跟蹤新建工程及城市重要活動，圍繞城市建設，抓重點，盡可能多地收集聲像檔案，服務城市建設。聲像檔案具有現實的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值，聲像檔案歸檔后能成為歷史的見證永久保存。隨著城市建設步伐的加快，聲像檔案工作也在不斷地發展。雖然建設工程聲像檔案的收集歸檔工作與整個城建檔案工作相比還是一個薄弱環節，但是只要認真、翔實、細致地做好聲像檔案的收集工作，就能為城市的發展、研究，留下生動、形象的歷史檔案。