從校史編研看高校檔案工作的現狀與趨勢

文/安徽大學檔案館 李虹

高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、提供利用與編目、編研等各項內容，肩負著為高校發展服務的重要任務。隨著傳統檔案業務的常規化，高校檔案部門開始加強編研工作，或成立專門機構，如校史辦公室，或以項目招標的方式進行課題研究，出版了高校校史、大事記、年鑒等不同類型的編研資料，豐富了高校文化建設成果。

校史編研對高校自身發展歷史的梳理與總結，一方面能反映中國教育事業的整體發展歷程，以小見大，從一所高校的艱難成長映射中國教育事業的砥礪前行。另一方面，也能展現高校自身篳路藍縷的發展史，從歷史中尋求其辦學傳統與辦學理念，找到其價值認同與文化精神。因此，高校校史編研是對其自身傳統與經驗的回顧與凝練，是其傳承與發展的基礎，也是其創新與突破的根底。

盡管校史編研工作受到越來越高的重視，但也要看到，如何將校史編研推向縱深發展仍是當前高校檔案工作面臨的一個難題。

一、高校校史編研工作中的問題

在高校校史編研過程中，最基礎、最重要的材料就是校史檔案資料。對檔案資料的充分占有和挖掘是推動校史編研工作向縱深發展的基礎與前提。但就當前來看，高校對于校史檔案資源的掌握和利用尚有不足。

（一）歷史原因造成了校史檔案資料的散佚，不同程度上影響了校史編研工作的進展。高校的發展與國家命運息息相關。日本侵華戰爭爆發后，我國華北、華東、華中、華南等地的高校師生攜帶部分重要資料典籍、設備儀器等輾轉內遷至西南、西北等地辦學。但因準備倉促，且面臨著日軍空襲與道路險阻的境地，很多資料或隨校舍毀于戰火，或于遷徙途中散失。有些資料雖暫時得到妥善安置，但也未能于戰后全部收回，造成了校史檔案資料的分散。以安徽大學為例，1939年夏，該校將圖書資料、儀器教具分別借交重慶國立編譯館和湖南藍田國立師范學院保管。1946年復校后，雖有部分圖書資料得以歸校，但珍貴典籍多有散佚，一定程度上造成了校史檔案資料的損失。

（二）檔案信息化程度低，影響了檔案資料的利用效果。

與傳統的紙質檔案資料相比，數字化檔案具有節省存儲空間、提高檢索效率、實現資源共享等優勢。同時，紙質檔案數字化也是對原生檔案資料的有效保護。因此，我國早已將檔案信息化建設納入國家檔案事業發展計劃中。但由于區域經濟、社會發展的不均衡，以及重視程度的差異，不同地方的檔案信息化程度存在明顯差距。以安徽省檔案館為例，目前，該館檔案數字化建設仍處于初始階段，暫未提供數字檔案信息檢索，利用者僅可查閱部分紙質檔案，不僅影響紙質檔案原件的保護，也阻礙了檔案資源的有效利用。

（三）高校校史研究尚未形成長效機制。很多高校往往是在校慶前集中各方力量編纂校史，導致校史研究時間緊、任務重，且難以保持內容銜接與文字風格的統一。但檔案資料的收集、整理與校史的編研是一項長期、系統的工作，短期突擊效果并不理想，致使校史資料編成后留有遺憾。而有些高校設有校史辦公室，組成了專職研究隊伍，可規避這些問題。

二、高校檔案工作的發展趨勢

高校校史編研既是對學校發展歷史的梳理與總結，具有重要的現實參考價值，也是對檔案資源的有效利用和信息共享。校史編研依賴于高校檔案工作，推動著高校檔案工作向縱深發展。具體而言，高校檔案工作的發展趨勢如下：

（一）高校檔案部門要加強對校史檔案資料的收集與整理。一方面，高校校史檔案資料存在不同程度的散佚。由于歷史原因，我國高等教育歷經抗戰時期的內遷與新中國成立初期的院系調整，有些校史檔案資料或毀于戰爭，或分散保存。以安徽大學為例，新中國成立初期，該校參加了華東地區高等學校的兩次院系調整。隨著系科專業的變動，有些歷史檔案資料也保存于其他高校。如1950年安徽大學藝術系、土木系并入南京大學的歷史檔案現存于南京大學，1953年安徽大學數學系、物理系、教育系、歷史系學生調入華東師范大學的學生名冊資料現存于華東師范大學檔案館。另有省立安徽大學、國立安徽大學時期的校史檔案資料存于安徽師范大學檔案館，因各種原因尚未提供利用，造成了校史編纂中的缺憾。因此，高校檔案部門要擴大校史資料線索，通過多種渠道收集校史檔案資料。另一方面，高校對校史檔案資料的利用與挖掘有待加強。除了校史編纂，高校檔案部門可依據校史檔案匯編檔案文獻，編寫參考資料與校史教材，通過多種途徑，深入挖掘校史檔案資料價值，為高校發展與學術研究提供翔實而準確的檔案資料。

（二）高校檔案部門要加快實施檔案數字化，有效實現數字檔案信息資源的共享。一方面，出于保護紙質檔案原件的需要，高校檔案部門要采用靜電復印、臨摹、縮微攝影、數字化等復制技術，對珍貴檔案、重要檔案或使用頻率高的檔案進行復制，向檔案利用者提供復制件。其中，檔案數字化既是一項檔案復制保護技術，也是加強檔案信息資源建設，實現檔案全文數字化與檔案信息共享的必由之路。在此基礎上建立的數字檔案館，具備了檔案接收、檔案管理、檔案保存、檔案利用與系統維護的功能，是未來檔案館的發展趨勢，也是真正實現檔案信息資源共享的有效途徑。在向數字檔案館轉型方面，中國第二歷史檔案館的做法值得借鑒。該館按照“重點優先、分步實施”的原則，采取“邊審核、邊開放”的做法，并搭建高速網絡環境，為檔案利用者提供高效查檔服務。另一方面，高校檔案部門要堅持為學校發展服務的理念，提高檔案管理水平。作為衡量檔案價值實現的因素之一，檔案管理水平直接影響高校檔案部門提供檔案服務、滿足利用者獲取所需檔案信息的可能性。以安徽大學檔案館為例，目前，該館使用的檔案檢索系統是南大之星檔案管理系統。該系統提供目錄檢索、題名檢索，檔案利用者可根據案卷號查閱紙質檔案原件。但因未提供全文檢索與全文閱覽，導致檢索結果不準確或不全面，給檔案利用者帶來諸多不便。除了推進數字檔案館建設，實現檔案網上查詢，高校檔案部門還要積極開發檔案文化產品，編輯出版各類檔案資料，如校史校志、文獻匯編、年鑒、大事記、組織沿革、專題概要，以及畫冊、影集、手稿集等珍貴檔案的復制品，并建設校史館、開展專題展覽，宣傳校史校情。

（三）高校檔案部門要形成校史編研長效機制。一方面，高校檔案部門擁有豐富的校史檔案資料。檔案工作者在檔案收集、整理、編目的基礎上，可根據不同選題，對校史檔案進行編輯，形成不同類型的編研成果。另一方面，校史編研也是拓展高校檔案部門發展空間與服務功能，檢驗檔案工作質量與效果的一種途徑。隨著高校文書檔案、會計檔案、基建檔案、學生檔案等各種類型檔案的收集、整理與提供利用工作常規化、制度化，且隨著高校檔案部門職能與功能的拓展，檔案部門與史志辦公室的合并，校史編研或將成為高校檔案部門的一項重要職能。通過校史編研，高校檔案部門將加強對校史檔案的收集與整理，通過向社會或校友征集散存的文書檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案等，來填補館藏檔案空白，擴充館藏檔案內容。檔案工作者也將通過校史編研，發現檔案管理工作中的疏漏，改進檔案提供利用服務工作，加快推進校史檔案資料信息化，同時提高自身科學素養與編研能力。

三、結語

高校校史編研是凝結學校辦學傳統與文化精神的重要載體，對學校發展具有獨特的文化價值，是各高校文化建設的重要內容。同時，高校校史編研以檔案資料為基礎，并推動檔案工作的發展，是學校檔案部門職能與功能拓展的重要環節。因此，高校檔案部門要高度重視校史編研工作，通過多渠道征集校史檔案資料、加快檔案數字化建設、建立長效機制等措施，推進校史編研工作向縱深發展。