高校檔案編研工作存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

文/合肥師范學(xué)院 張成成

高校檔案編研工作是指高校檔案部門(mén)以高校館（室）藏檔案為主要對(duì)象，以滿(mǎn)足高校和社會(huì)各方面的需求為主要目的，根據(jù)一定的選題，進(jìn)行研究、加工以及輸出檔案信息的一門(mén)專(zhuān)門(mén)性研究工作。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，大量的電子文件和數(shù)字檔案的生成，使得檔案編研在主體、手段、對(duì)象、傳播以及成品形式等要素發(fā)生了變化，給高校檔案部門(mén)帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這種背景下，我國(guó)高校檔案編研工作有了一定的發(fā)展，但我們?cè)诳隙ǔ煽?jī)的同時(shí)，不能忽略其存在的問(wèn)題。

一、高校檔案編研工作存在的問(wèn)題

（一）編研意識(shí)和力量薄弱，未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。高校檔案部門(mén)在日常檔案管理工作中，重視檔案收集整理等基礎(chǔ)工作，忽視編研工作的現(xiàn)象普遍存在，編研工作往往被放在空余時(shí)間進(jìn)行，主動(dòng)性不夠，不注重實(shí)現(xiàn)編研價(jià)值，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。編研力量薄弱，目前，高校檔案部門(mén)并未普遍設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案編研機(jī)構(gòu)，承擔(dān)編研工作的人員基本上身兼多職，很少配備專(zhuān)門(mén)的編研人員，這些工作人員根本沒(méi)有較多的時(shí)間和精力進(jìn)行編研工作。同時(shí)，作為編研人員必須擁有良好的綜合素質(zhì)，除了需要較高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，還需要具備較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、文字創(chuàng)作能力和創(chuàng)新意識(shí)。但目前高校檔案部門(mén)中缺乏具備綜合素質(zhì)的編研人才。高校檔案編研工作未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，我國(guó)尚未建立科學(xué)的檔案編研體系，也未制定編研相關(guān)的規(guī)章制度，這些導(dǎo)致在實(shí)際的編研工作中隨意性和自主性較大。同時(shí)，高校檔案編研工作缺乏專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，規(guī)范化管理并未實(shí)現(xiàn)。

（二）編研質(zhì)量參差不齊，成果缺乏針對(duì)性、實(shí)用性和時(shí)效性。雖然編研數(shù)量越來(lái)越多，但質(zhì)量參差不齊，學(xué)術(shù)性和深度有待提高。顧名思義，編研應(yīng)該是編和研的有機(jī)結(jié)合，目前大部分高校只編不研或編多研少，主要是指檔案材料的選編和匯編數(shù)量較多，一次文獻(xiàn)和二次文獻(xiàn)的編研占大部分。如《大事記》《年鑒》等編研成果，主要是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、檔案材料的照搬摘錄，很少有三次文獻(xiàn)的編研，編研的深度較淺。教學(xué)和科研是高校的中心工作，而編研工作還停留在文件匯編、大事記等常規(guī)性編研材料，并未從學(xué)校的教學(xué)和科研的實(shí)際需要角度來(lái)編研，缺乏針對(duì)性和實(shí)用性。同時(shí)編研成果缺乏時(shí)效性，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：1.編研工作的完成滯后于高校的建設(shè)與發(fā)展，未能及時(shí)服務(wù)高校建設(shè)。2.大部分研究成果時(shí)效性短，一段時(shí)間后失去其利用價(jià)值。

（三）編研成果利用成效不明顯，尚待提高。高校檔案編研工作是提高檔案利用率的最佳手段。目前檔案編研成果主要以紙質(zhì)載體的書(shū)籍形式出版，編研人員在完成編研任務(wù)后，并不注重編研成果的利用和編研信息的傳播，也未開(kāi)展相應(yīng)的宣傳，使得大眾對(duì)編研成果并不知曉。此外，在高校網(wǎng)站上，很少有檔案編研電子信息。而且一項(xiàng)調(diào)查表明，被調(diào)查者對(duì)于檔案編研成果多局限于紙質(zhì)版的書(shū)籍出版物，很少了解編研成果其他出版形式。另外，許多優(yōu)秀的編研成果，大部分僅限于高校內(nèi)部傳播，利用范圍可進(jìn)一步擴(kuò)大，使其更好地體現(xiàn)價(jià)值。

二、做好高校檔案編研工作的若干對(duì)策

（一）樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)和編研能力。作為合格的檔案編研人員，必須樹(shù)立檔案編研為高校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到編研工作的重要性。責(zé)任意識(shí)包括三個(gè)方面，分別是開(kāi)放意識(shí)、主動(dòng)參與意識(shí)和合作意識(shí)。只有樹(shù)立了責(zé)任意識(shí)，才能使高校編研人員潛心編研，專(zhuān)心研究，編研出更好的成果。提高自身綜合素質(zhì)和編研能力，主要通過(guò)以下三個(gè)途徑：1.學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握檔案工作的基礎(chǔ)技能。2.學(xué)習(xí)歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)和編輯學(xué)等，掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高檔案工作人員的編研水平。3.學(xué)習(xí)有關(guān)高等教育管理等方面的知識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)掌握這些基本知識(shí)和技能，才能不斷完善自身綜合素質(zhì)，適應(yīng)高校編研需要，編研出為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的編研成果。

（二）完善相關(guān)規(guī)章制度，建立健全檔案編研管理機(jī)制。

我國(guó)現(xiàn)有關(guān)于高校檔案編研規(guī)章制度幾乎沒(méi)有。為確保高校檔案工作更加規(guī)范，應(yīng)做到有法可依和有章可循，這就要求完善相關(guān)的規(guī)章制度，國(guó)家檔案局和教育部可考慮完善檔案編研相應(yīng)的規(guī)章制度，各高校可以此為指導(dǎo)，在結(jié)合自己學(xué)校的實(shí)際情況，制定自己的檔案編研規(guī)章制度，形成一個(gè)完善的規(guī)范體系，制度上保障高校檔案編研工作順利進(jìn)行。另外，建立健全檔案編研管理體制，高校首先要根據(jù)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)本校的中心工作，制定檔案編研發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行編研工作。其次高校應(yīng)建立健全檔案組織領(lǐng)導(dǎo)體系，如學(xué)校成立檔案編研領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，確保檔案編研工作有組織地開(kāi)展。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案編研人員和檔案編研工作的管理，加強(qiáng)考核和監(jiān)督，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案編研規(guī)范化。

（三）注意選題的科學(xué)性和編研結(jié)合，提高檔案編研質(zhì)量。高校檔案編研的出發(fā)點(diǎn)和最終目的是服務(wù)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展，編研選題又是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，保證選題質(zhì)量是基礎(chǔ)。因此，選題必須圍繞學(xué)校的中心工作，考慮學(xué)校客觀(guān)需要，并且科學(xué)預(yù)測(cè)到未來(lái)的需求，使編研成果為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。這就要求編研人員熟悉學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)，注意選題的科學(xué)性，以確保編研成果的針對(duì)性、實(shí)用性和時(shí)效性。確保高校檔案編研工作質(zhì)量的關(guān)鍵是正確處理編和研的關(guān)系，避免以編為主，編研結(jié)合才能保證成果的質(zhì)量。要做到編研結(jié)合，除了對(duì)檔案材料進(jìn)行匯編外，要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行更深一層的研究開(kāi)發(fā)、編輯和評(píng)價(jià)，多進(jìn)行三次文獻(xiàn)的編研，提高編研質(zhì)量。

（四）采用合理的宣傳方式，提高編研成果的利用成效。

開(kāi)展檔案編研成果的宣傳工作，以各種形式將編研成果傳播給公眾。傳播和宣傳的方式有以下五種：1.編撰、出版專(zhuān)題材料。這是檔案編研成果宣傳傳播的主要手段和方式。主要有內(nèi)部參考、公開(kāi)出版物等，是由檔案編研人員重新整合檔案信息，形成檔案編研成果。2.建立高校檔案網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供信息。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案網(wǎng)站也成檔案編研成果宣傳傳播的主要方式。通過(guò)建立高質(zhì)量的檔案網(wǎng)站，內(nèi)容上增加編研成果，更有利于其推廣和利用。3.舉辦高校檔案展覽。主要是按照一定的主題內(nèi)容對(duì)檔案原件或者復(fù)制件舉辦檔案展覽進(jìn)行傳播的方式。4.電視、廣播。電視、廣播擁有穩(wěn)定的觀(guān)眾和聽(tīng)眾，它們也是宣傳檔案編研成果的重要平臺(tái)。5.社交媒體。以QQ、微信、微博等新的社交媒體的出現(xiàn)，給信息傳播帶來(lái)了新的方式，它具有互動(dòng)性和便捷性、即時(shí)性等優(yōu)點(diǎn)。可以看出，編研成果宣傳傳播方式豐富多樣，高校檔案編研人員應(yīng)該合理利用這些宣傳方式，加大編研成果的傳播，提高其利用成效。

三、總結(jié)

總而言之，高校檔案編研是高校檔案工作的重要組成部分，也是做好檔案信息利用服務(wù)的基礎(chǔ)工作。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和高教事業(yè)的飛速發(fā)展，編研工作發(fā)揮的作用越來(lái)越大，這就要求檔案部門(mén)要進(jìn)一步挖掘檔案信息資源，使高校檔案編研工作同時(shí)向深度和廣度發(fā)展，為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。