關于加強疾控中心檔案管理的對策與注意事項

文/長沙市疾病預防控制中心 肖紅玉

本文以加強疾控中心檔案管理工作的重要性和我國傳統疾控中心檔案管理工作的不足之處為探究起點，具體分析并闡述疾控中心檔案管理的對策，自上而下、由內而外地分析如何加強疾控中心檔案管理工作，并說明檔案管理過程的注意事項。

一、加強疾控中心檔案管理工作的重要性

（一）提高疾控中心工作效率和工作質量。疾控中心檔案信息是疾控中心整體工作的重要基石，因此，強化檔案信息管理工作質量，能夠很大程度上保證疾控中心整體工作的正常運轉，高效、科學的檔案管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質量。

（二）提高疾控中心信息管理質量。各類疾病的檔案信息對疾控中心來說是非常重要的，所以必須提升其信息管理質量，才能確保各類檔案信息的完整性和安全性，發揮這些檔案信息的現實價值，因此，進一步加強疾控中心檔案管理工作是非常重要的。

（三）提升疾控中心的整體管理水平。疾控中心檔案管理工作作為其整體管理工作的重要組成部分，是推動工作水平不斷提升的重要力量，如今，我國各疾控中心都相繼成立較大型的檔案管理信息部門，足可見加強疾控中心檔案管理工作對于提升其整體管理水平的重要性。

二、我國傳統疾控中心檔案管理工作的不足之處

（一）檔案管理紙質化的不足。紙質化檔案共有以下幾個缺點：第一，易遭水泡、蟲噬、霉變，對紙質化檔案管理的成本較高。第二，紙質檔案外形笨重，不方便攜帶，無形中增加了借調和歸檔工作量。第三，價格昂貴，增加了檔案管理成本。第四，占用空間大，造成空間資源浪費。

（二）檔案管理過程不合理，資料安全性難以保障。疾控中心傳統的檔案管理過程并不是非常細致，檔案在收集、整理、立卷和歸檔的時候容易出現信息錯誤或數據偏差，在借調過程中還容易出現資料丟失、外泄的情況。

（三）檔案分類不合理，資料查找存在困難。每一類疾病的檔案資料都可以按不同標準分為不同的類別，然而在傳統檔案管理過程中，多個標準下的檔案信息容易出現交叉重疊，使得資料查找工作存在一定的困難，同時，由于檔案管理不集中，各部門檔案信息也存在交叉錯亂的情況。

三、疾控中心檔案管理的對策

（一）領導要加大對疾控中心檔案管理工作的重視程度。

俗話說“火車快不快，全靠車頭帶。”疾控中心領導層重視檔案管理工作是提升檔案管理工作水平的首要前提和必要基礎，因此，有關部門要對疾控中心領導層進行系統培訓，強化其檔案信息安全意識，使其重視檔案管理工作。

（二）全面升級和優化檔案管理過程。檔案管理工作包括收集、整理、立卷和歸檔四部分。第一，收集工作是檔案工作的起點，在此工作中，工作人員要十分注重檔案的完整性、科學性和準確性，確保收集到的資料具有較大的參考價值。第二，整理工作包括為檔案編號、根據入檔要求整理移交案卷、整理零散文件等，在此工作中，工作人員要做到認真仔細，避免出現信息錯亂或交叉的情況。第三，立卷工作即將整理后的資料進行規整和編排，在此工作中，工作人員要分門別類做好檔案的歸類工作。第四，歸檔工作即按照一定的歸檔順序，將檔案入庫進行保存，在此工作中，工作人員之間要做到分工明確，責任到人，防止檔案損壞甚至遺失。

（三）采用現代化科技手段管理檔案信息，形成“電子+紙質”的新型檔案管理載體形式。電子檔案管理和紙質檔案管理其實各有利弊，當今世界科技雖說發展迅速，但想以電子檔案全面替代紙質檔案還存在諸多問題，為進一步提升檔案管理工作水平，可以采用“電子+紙質”的新型檔案管理載體形式，既節約管理成本，又提升管理效率。

（四）加大檔案管理人才培養力度。高素質的檔案管理人才對提升檔案管理水平非常重要，因此，疾控中心應發揮自身優勢，廣泛調動社會資源以拓展人才招聘渠道，同時加強檔案管理人才培訓工作，以人才的力量推動檔案管理工作水平的快速提升。

四、疾控中心檔案管理的注意事項

（一）始終堅持以人為本的科學管理理念。以人為本的管理理念即重視人在檔案管理工作中的主體作用，通過對檔案管理人員的合理調配，從而形成“各司其職，責任到人”的檔案管理工作模式，最大限度地提升人力資源利用率。

（二）以“精細化、系統化、全面性”為基本的工作思路。精細化即做到檔案信息準確、數據精確、條分縷析；系統化即做到檔案信息分門別類，不交叉、不重疊；全面性是指檔案信息要全面，根據檔案信息能快速找到資料。以上三點是檔案管理工作的基本思路，需要工作人員牢記在心并時刻注意。

（三）注意檔案信息的保密工作。首先，要定期核對檔案數量，防止檔案資料丟失，對于一些非常重要的資料，要加大巡查和檢查力度。其次，制定嚴格的檔案借調規范，防止資料外泄，通常來說，疾控中心的重要資料只允許內部人員調用，而且該人員不僅需要有對應的借調憑據，還要有對應的借調權限。