科研單位辦公自動化管理推行的問題分析與對策建議

文/中國水產科學研究院 鮑思叢

信息化是當前世界發展的大趨勢，是推動經濟社會轉型發展的重要力量。辦公自動化系統建設作為信息化建設的重要組成部分，已成為推進事業發展的一項基礎性工作，得到普遍重視和廣泛應用。為推動科研單位辦公自動化建設，國家出臺了一系列文件，投入了大量資金及人員，以提升農業信息技術，加強農業信息化建設。隨著科研單位轉型升級的發展和現代科研院所建設的深入，辦公自動化系統在建設、運行、管理過程中不斷呈現出新的共性、難點問題。為此，本文以中國水產科學研究院為案例，通過對當前辦公自動化運行情況和存在問題進行調研分析，從科研管理實際需求出發，總結反思并提出改進措施，以期為農業科研單位信息化建設提供指導。

一、辦公自動化管理建設背景

水科院在“十二五”期間，全院信息化發展迅速：信息化發展雛形基本形成、全院網站與系統整合正在實施、網絡安全設備得以完善、已具備發展信息化的基礎條件。

（一）基礎設施建設明顯改善。全院開展信息化基礎軟硬件環境基本具備，全員機房總面積達353平方米，機房機柜、服務器及基礎網絡設備與需求基本匹配，能有效支撐重大科研項目信息系統和行業管理平臺的持續運行。院—所（站）—基地的三級網絡連接基本建立，全院網絡一體化已經形成，全院虛擬專用網絡成為各單位互聯互通的主要通道，全院網絡IP地址統一規劃，單位網絡分區管理。網絡安全保障提升，防火墻等基本防護設備到位，入侵檢測、流量控制、病毒防護等擴展安全設備逐步完善。

（二）電子化辦公逐步推開。院所門戶網站已完成遷移整合，并建立相應的考核機制；財務信息化穩定推進，基本實現線上報銷審批；公文傳送通過專有系統，已實現院辦同所辦公文對接；科研管理系統升級改造，在原有科研管理信息系統的基礎上需要開展以科研為核心的成果、獎勵、項目管理等功能急需集成。

（三）規范管理效果初顯。強有力的制度與人員保障是推進單位信息化建設不可或缺的基礎。為順利推進信息化建設工作，我院成立了信息化領導小組，制定發布了基于網站運行，機房管理等軟硬件的管理辦法。組織開展全院范圍內的網絡安全檢查整改，形成常規性建設，有效促進了各單位網絡安全建設。

二、辦公自動化建設過程中存在的問題

為充分了解各單位辦公信息化建設現狀，按照先問卷調研后實地調研的步驟，分階段完成了全院范圍信息化調研。調研覆蓋院機關、九所、一站，共11家單位。首先通過問卷調研系統梳理了全院各單位處室的職能、主要業務、現有及擬建信息系統；通過實地調研掌握了主要業務流程、核心問題及信息化需求。從調研結果看，我院存在如下的共性問題：

（一）缺乏頂層設計，影響信息共享。《關于轉進推進政務信息系統整合共享工作的通知》（農辦便函〔2017〕147號）中明確提出，以打破“信息孤島”，深化信息資源應用，進一步支撐“放管服”改革，推進跨部門、跨層級、跨區域的信息共享和業務協同為目標。我院信息系統多為按照各部門的需求單獨建設，缺乏統籌協作的意識，導致系統數據缺乏標準，難以對接，系統未預留接口，難以聯通。造成資源散亂，任務交叉，形成信息孤島，難以滿足數據的貫通性，也不符合當前整合共享的要求。

（二）系統功能規劃不到位。由于缺乏對業務需求的準確把握，對系統功能的充分認識，已建系統存在很大程度的功能重復、資源堆疊問題。如何利用、完善、升級現有系統以滿足新形勢下科研單位對內部技術管理和決策的服務需要仍是我院信息化工作需要考慮的問題。

（三）高效規范的機制尚未完成。規范的管理機制是辦公自動化建設的核心，在組織有序、管理有效的基礎上，通過日益成熟的信息技術手段，才能發揮事半功倍的成效。目前我院業務系統多由各部門獨立建設維護，缺乏強有力的協作機制與運維保障，導致權責不明、效率低下、管理松散、成效甚微的狀況。

（四）信息化人才隊伍薄弱。從系統的需求分析，功能測試到運行維護無一不需要專業人才或團隊的溝通配合。而我院信息中心人員多為身兼數職，技術人員能力水平有限，支撐團隊不完整，導致系統升級改造過程中的信息采集不完整，更新不及時，業務流程設計等細節的把控疏忽，致使系統質量不佳。

三、推進辦公自動化系統建設的對策

（一）完善系統功能，提高資源利用率。1.統籌規劃，加強系統整合和資源共享。辦公自動化系統是一個既龐大又細致，既需要頂層設計也需要基礎積累的復雜工程。一是要做好系統資源、電子化資源及紙質資源的目錄梳理工作，對匯總的結構化與非結構化資源進行分類存儲，具體分析，在此基礎上構建統一平臺，將符合共享標準的系統接入平臺，將需要升級改造的系統資源導出，重新謀劃設計。二是要做好統一身份認證與平臺管理維護工作，通過單點登錄與統一管理的方式減輕用戶使用的復雜度，提升管理的便捷度。形成協同化的自動化辦公平臺，打破業務局限，流程隔斷，資源孤島的障礙，實現辦公方式由散亂單一向集成有序的轉變，全面提升系統的“一站式”服務能力。2.把握需求，不斷完善系統功能模塊。系統的建設沒有完成時，深入了解業務需求，不斷擴充系統功能，使事件處理更高效流暢；加強工作監控力度，通過系統記錄個人工作行為，審批進度，使管理層能全面掌握工作辦理狀態，及時發現并解決問題；完善知識共享模塊，基于流程中積累的數據及文檔資源，建設知識共建共享中心，避免因人員流動導致工作間斷停滯等狀況。

（二）加強組織協調，保證任務分配清晰。1.加強組織領導。辦公自動化是實現漁業現代化的重要途徑。各級領導要發揮帶頭作用，充分認識到推進辦公自動化的重要性，增加責任感和使命感。積極調動全院職工的創造性，把辦公自動化工作作為發展現代漁業的驅動力，加快信息技術與科研管理的深度融合。2.權責分配清晰。充分發揮院信息化領導小組的作用，協同責任部門建立有效的工作機制，將工作分派到具體部門具體人，制定工作方案，細化各項指標，狠抓任務落實，確保行動順利實施。

（三）創新管理機制，健全穩定運行的保障措施。1.建立健全制度機制。制定相關管理機制與規章制度，保證辦公自動化建設暢通無阻。根據院部實際情況，制定相應的工作方案，使用手冊與管理制度；按照院所一體化思路，分步實施開展平臺的所級推廣，形成一套較為實用的所級推廣機制、團隊組織和工作方法，可廣泛用于今后相似系統推廣建設工作。2.加快人才培養。有針對性地培養和引進信息化人才，改變當前人才隊伍薄弱的狀況。通過項目實施、技術引進、協作開發等方式，培養現有人才工作能力；加強技術培訓，提升崗位人員學習能力與實操能力；制定完善的人才激勵機制，充分調動我院信息化人員的工作積極性與創造性。