新時期基層檔案管理信息化建設的思考

文/長春水務（集團）有限責任公司 張玲

近年來，社會經濟發展速度很快，網絡信息技術在社會各個領域得到了廣泛應用，基層單位檔案管理信息化建設也受到越來越多的重視。以往基層檔案主要通過人工的方式進行檢索與調卷，這樣檔案的利用率很低，也容易出現重要資源破損、丟失等問題，不能滿足時代發展要求。對此基層單位要提高重視程度，樹立起新的思想理念，積極引入先進的信息技術與設備，讓檔案管理工作可以高效開展，更好地服務于國家和社會。

一、新時期基層檔案管理信息化建設的必要性

傳統紙質檔案在溫濕度、光線、灰塵、蟲鼠、水火等因素下容易出現一定程度的損壞，且文字、圖表、聲音、影像等檔案儲存空間和面積較大，在維護時要投入大量資金，不便于進行查閱。在科學技術發展過程中，光盤技術、電腦掃描技術和微縮技術等應用日益廣泛，使檔案信息資源存儲量有效提升，且存儲時占用的空間小，能夠實現快速查閱與長時間保存，檔案利用率也因此得到提升。在電子政務與辦公自動化快速發展的今天，社會各界對網上檔案信息資源的需求也不斷增大，這迫切需要基層單位加強檔案管理信息化建設，才能滿足新時期人們對檔案的需求。

二、新時期基層檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變觀念，提高認識。基層單位領導應該形成新的思想觀念，充分認識到檔案信息化建設的必要性，站在單位工作的全局角度上思考問題，在單位長遠發展規劃中納入檔案管理信息化建設，在人力、物力和財力方面提供更多支持。同時檔案管理人員應轉變觀念，認真執行現行《檔案法》相關規定，并將單位制定的檔案管理制度落到實處，將自身職責履行到位。要積極探索檔案管理信息化建設的方法，將各項措施做好，確保各項工作有條不紊開展，才能為實現基層檔案信息化建設創造有利條件。

（二）逐步增加資金投入。為推進基層檔案管理信息化建設，需要投入更多的資金：一是要在先進技術上加強投入，讓基層檔案管理信息化建設工作更順暢，能夠有效提升先進性。基層單位要盡快將信息化設備配置齊全，主要包括計算機、復印機、打印機、掃描儀、除濕柜等，對于老舊的技術設備，也要第一時間進行更換，積極引進更加有效的檔案管理軟件，不斷提升基層檔案管理的信息化、智能化和數字化水平，確保基層檔案得到有效利用，最大限度發揮應有的價值。二是基層單位要配置足夠的專業檔案管理人員，確保能夠充分利用計算機技術和網絡技術，這樣基層檔案管理信息化建設才能取得更大成效。

（三）開發檔案信息管理軟件。基層單位要注重建設規范化的檔案計算機管理系統，具備各種基本的業務管理能力，讓基層檔案收集、整理、鑒定、存儲、檢索和利用等工作高效開展。要高標準、高水平開展檔案信息管理軟件開發工作，從基層檔案管理各個工作與業務出發，與計算機硬件特性相結合，實行更高質量與效率的工作模式。基層單位要統一應用檔案信息管理軟件，這樣才有利于實行信息資源共享，為檔案資源數據庫建設創造良好條件，讓基層檔案管理各個環節都實現信息化。這樣才能提升基層檔案管理信息化水平，為今后的檔案查詢與利用提供便利，讓基層檔案的作用真正得到體現。

（四）加強檔案信息化安全管理。基層檔案管理信息化建設要加強檔案數據庫安全防護，這要求將安全防范措施做到位，認真開展系統管理維護工作，并通過采取身份認證的方法提升基層檔案的安全性。在使用檔案信息系統時應明確各個用戶的權限，確保在授權范圍內操作，同時檔案系統要采取專人專機專用的方法。在電子檔案保護中應加強防毒，將防火墻和殺毒軟件安裝好，所有電子檔案要做好備份，尤其是重要電子檔案信息內容要加密處理，這樣電子檔案才會變得更加可靠，為基層檔案管理數字化建設奠定良好基礎，便于各個單位與部門之間更好地共享檔案信息資源。

（五）提升檔案管理人員素質。基層單位檔案管理人員必須具備較高的綜合素質，掌握豐富的專業知識，在基層檔案管理中能夠保持較高的責任心與事業心，主動適應時代的發展，推動基層檔案管理信息化建設步伐。基層單位要定期開展對檔案管理人員的培養工作，幫助他們學習先進的檔案管理知識，更新知識結構，能夠熟練操作各種先進的信息設備。同時還要做好人才引進工作，吸引更多懂檔案管理、計算機網絡技術操作能力強的優秀人才，夯實基層檔案管理信息化建設的人力資源基礎。

三、結語

總之，新時期加強基層檔案管理信息化建設具有重要的意義，能夠提升基層檔案管理的科學化和規范化水平，讓基層檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等環節高效進行。因此基層單位各級領導要提高重視，大力支持基層檔案管理信息化建設工作的開展，既要完善制度，還要注重人才培養，同時配置先進的信息化技術與設備，有效提升基層檔案管理效率。