檔案信息系統建設若干問題分析

文/西安市不動產信息檔案管理中心 劉嘯

隨著社會經濟的快速發展，市場經濟體制不斷完善，尤其是社會信息化進程加快，檔案信息化建設已成為行業發展的大趨勢，這也是提高檔案信息化水平的主要保障。檔案信息化建設，通過建設檔案信息化資源，帶動檔案管理標準化與現代化建設，有效提高檔案資源的利用率。

一、檔案數字化管理的優缺點

（一）檔案數字化管理的優點。1.降低財政運營成本。由于檔案數字化管理是通過軟件服務完成相關機構的檔案工作，因此可以通過需求的資源數量以及使用時間的具體情況進行處理。同時還能通過及時使用更新資源。管理機構同時在服務器、網絡、機房以及數據中心方面的投資建設費用以及維修費用也會大大降低。2.滿足檔案信息的擴展需要。為滿足當前工作需要，需要進行使用軟件的二次開發。具體包括路由器、服務器以及數據庫，內容繁瑣，同時改造周期較長，對當前工作的開展會造成一定的影響。3.提升檔案管理工作效率。檔案信息化的發展對于簡化檔案人員工作具有非常重要的意義。檔案數字化管理的使用可以為各單位日常檔案工作提供專業的技術服務和技術保障。因此供應商團隊應該積極提供軟件更新、應用以及安全問題的咨詢。從而通過檔案數字化管理不斷提高檔案管理的工作效率。

（二）檔案數字化管理的缺點。檔案數字化管理的缺點主要體現在初期建造成本較高、檔案數字化管理安全性有待提高。1.建造成本較高。檔案數字化管理本身是信息技術在檔案管理中的一種發展。當前由于相關技術的影響，導致檔案數字化管理系統的搭建需要較大的投入成本。由于每年財政預算的控制，加上不同檔案類別的不同領域的不同技術問題，導致搭建檔案數字化管理系統較為緩慢。2.性能有待提高。檔案數字化管理本身是一種虛擬平臺，由于相關技術的不完善，導致存在一定的安全問題，對于信息泄露以及丟失呈現出較大的風險。各單位由于自身的發展問題，數據的穩定性及可變性難以控制。同時數據在云存儲的過程中也容易受到病毒攻擊以及破壞，對日后發展產生了一定的障礙。

二、檔案數字化管理的優化措施分析

（一）提高檔案管理重視度。企業中檔案管理工作是最基礎的重要工作，也是保障部門管理的保障措施，構成核心資源的信息類型，從這里可以看到檔案管理工作的重要性。這就需要改變傳統不重視檔案管理的觀念，明確檔案管理工作的重視度，依托具體情況給出切實可行的信息化建設方案，促使檔案管理工作全部落到實處。政府支持部門檔案信息化建設工作，增加資金與技術投入力度，推動部門檔案信息建設工作。

（二）完善信息化檔案制度。隨著科學技術的快速進步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實現檔案管理細則的統一編制，全面落實到位，實現系統軟件的可移植性，規范處理檔案信息化管理。明確個人崗位與責任，統一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現實工作同步。完善檔案計算機管理系統，借助計算機數據處理功能，建設局域網，有效連接各單位職能部門，實現內部資源統一化管理，促進資源使用率提高。創新檔案管理工作方法的主要手段就是借助各種現代化手段提高管理效率，提高其中技術含量與水平，創新檔案管理。

（三）提高檔案管理人員素質。企業檔案管理工作質量直接受到檔案管理人員素質的影響，特別是檔案信息化建設過程中，需要針對性引入專業檔案管理人才，檔案信息化建設依托于計算機基礎，確保日常檔案管理工作順利進行。政府可以采取公開招聘的方式，選擇優秀的檔案管理人員，嚴格考核，確保其具備相應的職業素養與道德修養。此外，要對現有的檔案管理人員開展專業培訓工作，提高檔案人員計算機信息化能力，只有如此，才能保證檔案管理工作順利完成，提高檔案管理人員的綜合素質。

（四）搞好信息化建設。1.相關硬件設施。檔案信息作為政府的主要資源，信息化建設與維護過程中需要完善檔案管理信息系統的安全，當出現意外情況時可以保證檔案信息安全。做好硬件設備運行與維護工作，保證硬件運行安全。及時查看服務器與網絡設備運行狀態及日志，發現安全問題，及時排除隱患。2.網絡安全。網絡在體現方便的同時，因為本身的開放性也產生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過系統漏洞竊取資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業造成損失。此時可以引入防火墻技術，提高網絡安全性。3.數字檔案館。政府檔案館建設本身就是一個功能集成的過程，在企業內部局域網中構建一個大規模的內部檔案資源庫，員工可以隨時檢索與訪問信息資源，提高工作效率與質量。4.檔案室之間相互聯系，通過相互彌補提高檔案管理質量。如財務部建設網上檔案館、業務部建設網上檔案館，方便后期查找，確保檔案信息的真實性與全面性。

三、結語

總而言之，市場經濟與互聯網推動下為適應社會發展出現檔案管理信息化，有助于推動行業發展。通過檔案信息化建設可以保護檔案原件，實現檔案文件歸檔、檔案資源整理共享、方便檔案資源檢索。本文中詳細分析檔案數字化管理問題與成因，給出針對性的解決措施，推動檔案數字化建設發展，為企業健康發展保駕護航。