新聞媒體在重大活動檔案管理工作中的問題與對策

文/湖北廣播電視臺 沈茜

重大活動檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人在重大活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的紙質、電子、聲像以及標志性實物等不同形式的歷史記錄。自1999年紹興市人民政府頒布《紹興市區重大活動檔案管理辦法》起，山西省、浙江省、湖北省、福建省、洛陽市、寧夏回族自治區等省、市、自治區均頒布了重大活動檔案管理辦法，對重大活動檔案管理進行了制度上的探索與建設。這些地方法規除了對重大檔案活動的定義、范圍、管理方式等作出明確規定外，還有一個共同之處就是提到了新聞媒體的參與，并對其在開展重大活動檔案管理方面提出了要求，如“負責重大活動宣傳報道工作的單位以及工作人員應當予以配合”，“負責新聞報道等工作的單位，應當及時整理本單位在重大活動中形成的檔案”，“新聞工作者參與重大活動過程中形成的各種檔案材料，由權利所有人按照事先約定提供給活動主辦方”。新聞媒體一方面需要做好本單位主辦的重大活動檔案管理工作，另一方面需要對參與重大活動中負責宣傳報道形成的各種檔案資料做好管理。

一、新聞媒體在重大活動檔案管理中存在的問題

同為記錄社會歷史的發展進程，新聞媒體和檔案部門有很大的互補性和合作空間。新聞媒體因其行業性質，經常能夠參與各種重大活動的宣傳報道，同時具備真實性可靠、硬件設施好等優勢，但不可否認的是其在重大活動檔案管理過程中也存在一些問題。

（一）對重大活動檔案管理重視程度不高。一是新聞媒體單位領導重視不夠。這是因為新聞媒體的主要任務是精心組織宣傳報道，抓好經營生產業務，對于檔案管理，特別是重大活動形成的各種檔案資料未能得到足夠的重視，單位領導忽略了新聞媒體在檔案管理工作中發揮的重大作用和效益。二是新聞媒體單位的檔案管理部門重視不夠。這是因為新聞媒體檔案部門一般更注重本單位產生檔案的收集整理工作，更注重日常工作中各部門產生的文書、科技、聲像、電子檔案的收集整理，對于單位主辦或參與其他單位重大活動形成的檔案的收集、整理及移交缺乏監管。這些都不利于重大活動檔案工作的開展。

（二）重大活動檔案管理制度落實不到位。盡管全國大部分省、市已經頒布了《重大活動檔案管理辦法》，但是新聞媒體單位對于重大活動檔案管理的相關制度落實不到位，有的沒有結合單位實際情況制定相關制度，重大活動檔案管理缺乏制度保障；有的制定了制度沒有督辦落實，文件成為一紙空文。這就使得重大活動檔案管理工作中，檔案管理權責和管理要求無章可循。

（三）檔案管理部門缺乏事前介入和全過程監管。正因為重大活動具有“重大”的特點，舉辦一次重大活動往往由主辦單位、承辦單位等多個單位共同配合完成，有時候還會成立重大活動臨時組委會，抽調各單位有關人員參與組織活動。但是，無論新聞媒體作為重大活動的主辦單位還是參與單位，其檔案部門一般未能參與到活動的具體承辦中，缺乏應有的事前指導與全過程監管。而重大活動是一項重要的工作，集中產生的檔案數量巨大、類型復雜，如果沒有檔案部門人員參與，對隨時形成的檔案進行跟蹤指導和監督，而僅僅是依靠活動工作人員自發完成，極不利于重大活動檔案的收集、鑒別和管理工作。

（四）重大活動工作人員檔案業務素質不強。在負責宣傳報道方面，新聞媒體能夠真實、完整地記錄重大活動的原始進程，特別是參與重大活動的往往是新聞媒體單位派出的政治素質高、專業能力強、作風紀律嚴的采編隊伍，但是因為未接受專業的檔案培訓，檔案意識和檔案基本知識欠缺，使得重大活動檔案在收集、整理、移交等過程中出現檔案資料不符合歸檔標準、丟失、拖延移交、據為己有等問題。

二、新聞媒體做好重大活動檔案管理的對策

（一）加強宣傳，引起各方重視。重大活動檔案管理作為檔案管理中的重要內容，必須引起新聞媒體單位領導、新聞媒體采編人員、檔案工作人員等各方重視，將其納入單位檔案管理工作的重要議事日程和年度工作計劃，納入新聞媒體采編人員的業務學習范圍，納入檔案執法年檢、檔案目標管理考核等工作的重要指標。

（二）明確職責，做好配合工作。新聞媒體單位作為重大活動檔案的參與者和見證者，在加強自身重大活動檔案管理的同時，與重大活動的主辦單位和其他承辦單位、參與單位做好配合工作。主要體現在三個層面責任：一是明確主辦單位、承辦單位、檔案行政管理部門在重大活動檔案管理中的責任，主辦單位對檔案管理負主導責任，承辦單位負協辦責任，檔案管理部門負監督指導責任。二是明確重大活動檔案在活動各個環節的收集、整理、鑒定、保管、編研、移交等工作中的責任，特別是明確專人進行檔案管理。三是明確重大活動中產生的各門類檔案的管理責任，新聞媒體單位主要承擔起聲像檔案的管理責任。

（三）建章立制，細化實施方案。新聞媒體單位要根據當地已出臺《重大活動檔案管理辦法》結合本單位實際情況，加快制定本單位重大活動檔案管理辦法及實施方案。細化方案需涵蓋以下幾個要點：一是檔案部門需提前介入重大活動的檔案管理。檔案部門應對歸檔質量進行超前控制。新聞媒體單位在組織或參與重大活動前，需向本單位檔案部門報備，以便獲得檔案部門的指導和監督，特別是明確檔案的歸檔范圍、時間和方式，有助于做好重大活動檔案管理工作。二是對檔案管理標準的進一步細化，包括電子文檔的格式，數碼照片的像素、大小、分辨率、格式，音頻、視頻格式，套數，密級，存儲載體等。一方面有助于檔案規范化管理，另一方面避免檔案管理風險。三是建立責任追究制度。對于將檔案據為己有拒絕歸檔、造成檔案損毀、丟失、涂改等問題的，需要追究相應責任。

（四）加強隊伍建設，全面提高檔案專業水平。新聞媒體單位除了加強對本單位檔案員的培訓外，應將廣大媒體工作者納入到檔案培訓的范疇，進一步加強檔案管理宣傳教育和檔案法治教育培訓工作，提高其檔案意識和檔案管理水平。比如針對傳統媒體與新媒體融合時代下檔案管理的特點和要求，結合媒資檔案管理等媒體從業人員日常工作設置相應的培訓課程。

三、結束語

新聞媒體作為黨和政府的喉舌，應當充分發揮自身優勢，進一步加強重大活動檔案管理建設工作，致力于做黨的政策主張的傳播者、時代風云的記錄者、社會進步的推動者、公平正義的守望者，為重大活動檔案管理作出貢獻。