檔案管理過程中的主要問題以及應對措施

文/白城市水利勘測設計院 王妍

一、檔案管理的一般工作流程和要點

在檔案管理中存在的問題都是在具體的工作中發(fā)現(xiàn)的，其具體的工作流程主要是檔案資料的收集、檔案信息的歸類、存入檔案庫、借用與回還、銷毀和清查維護等過程。

在檔案管理工作之中，有兩部分內(nèi)容值得注意，其一，檔案的收集交接過程都是由工作人員來完成的，負責提交、申請使用的人員屬于非專業(yè)的檔案管理人員，負責收集、整理歸檔的人員屬于專業(yè)的檔案管理人員，因此其中需要做好共同協(xié)調(diào)，在專業(yè)人員的主導中進行工作。其二，由于檔案管理中所涉及的人員、資料范圍十分廣泛，因此規(guī)范化的流程、相應的技術(shù)對于保證檔案管理工作順利進行具有重要意義。多數(shù)問題，都囊括在以上兩部分內(nèi)容中。

二、檔案管理工作中存在的問題及應對措施

（一）人員因素產(chǎn)生的問題及應對措施。1.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足及應對措施。在檔案管理過程中，人員因素對工作產(chǎn)生著具體的影響，由于檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)不足，會使得檔案管理過程中問題的出現(xiàn)增多。在檔案的收集管理工作中，需要人員對于分類和規(guī)劃的清晰把握，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的分類細化過程需要跟隨實際的發(fā)展過程做出規(guī)劃性的調(diào)整。電子信息技術(shù)的應用已經(jīng)十分普遍，在一些企業(yè)中，管理人員由于不能跟隨著行業(yè)的進步而對自我調(diào)整完善，對于電子技術(shù)掌握力度不足，以及電子檔案系統(tǒng)不能夠充分利用，甚至在使用過程中產(chǎn)生問題。專業(yè)的檔案管理人員應該隨社會進步的步伐，樹立終身學習的觀念，在工作中不斷地對自我的專業(yè)知識進行學習。企業(yè)和單位應該對人員進行定期的技術(shù)學習安排，并在其后進行考核。以確保人員的知識更新速度和發(fā)展需要相匹配，保證學習的質(zhì)量，使培訓真正能對工作產(chǎn)生幫助。2.檔案收集和借用工作中的人員因素問題及應對措施。由于整理工作需要對各部門的信息進行整理，又有各部門的使用借還，因此交接工作也是檔案管理的重要組成部分。在檔案的交接過程中，注意內(nèi)容的正確性和完整性，在一些情況下，部門內(nèi)部沒有專門的資料管理者，資料管理人員需要對部門內(nèi)部的工作有充分了解，以便于資料的整理歸納。在資料借用過程中，流程的完整進行是對于檔案資料工作的有力保障，除此之外，檔案管理人員要對不按時歸還檔案的人員進行及時催還，保證檔案的安全和循環(huán)使用。并且對于檔案進行定期的整理和清查工作，在這個過程中，注意防止檔案出現(xiàn)脫漏的狀況。

（二）流程和技術(shù)因素產(chǎn)生的問題以及應對措施。1.流程因素產(chǎn)生的問題以及應對措施。在現(xiàn)代的行政管理制度中，對于資料檔案管理的流程方案，已經(jīng)達成了共識。這套流程適用于大多數(shù)企業(yè)和單位的檔案管理工作，但是在不同的情況下會有不同的問題產(chǎn)生。應該以企業(yè)以及單位的現(xiàn)實發(fā)展狀況作為流程制定的指導方向，在參考公共流程的同時，結(jié)合企業(yè)自身情況和各部門相互協(xié)調(diào)配合，制定出最實用的個性化檔案管理工作流程，為實際的管理提供便利。甚至可以采用簡化簡易的流程，提高檔案管理工作的工作效率。2.技術(shù)因素產(chǎn)生的問題以及應對措施。電子信息管理系統(tǒng)的應用已經(jīng)十分廣泛，甚至于手機辦公、移動辦公的應用都出現(xiàn)在當代人的日常生活中。在一些企業(yè)和單位，仍舊以傳統(tǒng)的實物資料信息檔案儲存為主。事實上，在現(xiàn)代化的檔案管理過程中，電子化的趨向已經(jīng)十分明顯，甚至在我國最專業(yè)的古籍檔案整理領域中，電子資料的應用已經(jīng)十分普遍。傳統(tǒng)的實物性檔案在現(xiàn)代的檔案管理手段中，重要程度已經(jīng)在漸漸地下降。因此企業(yè)需要及時關注電子信息檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展動態(tài)，及時引進先進的電子系統(tǒng)并對人員進行培訓。

電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，向企業(yè)提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

三、充分認識檔案管理工作的重要性

在目前，許多企業(yè)和單位，仍然不能充分認識到檔案管理工作的重要性。因此在檔案管理工作中的投入不足。然而在實際的工作工程中，許多問題都可以從以往的發(fā)展經(jīng)驗中得到解決辦法，檔案資料的完備，為經(jīng)驗的應用提供準確的支持。因此，管理者應該充分認識檔案管理工作的重要性，檔案管理人員也需要正視自己的工作意義。

四、結(jié)束語

檔案的管理保存即為單位發(fā)展過程中具體的發(fā)展過程表現(xiàn)、結(jié)果的具體記錄，其中人員、技術(shù)、財務、業(yè)務等多種資料都得到了歸納管理。這些檔案的充分利用，可以為下一步的計劃制定、預應問題的應對提供有效的參考；推動工作的持續(xù)進行對于工作目標的明確、工作效率的提高都具有推動作用，通過各種細節(jié)的完善，使企業(yè)整體得到發(fā)展。