未來高校檔案館發展趨勢的探討

文/樂山師范學院 秦紅

隨著信息化、數字化的發展，《全國檔案信息化建設實施綱要》的實施，檔案信息資料共享是未來發展的方向，高校檔案館將面臨信息的整合、機構的整合、資源的整合，由于技術的變革、需求的變化和管理工作的需要，從目前高校檔案館的現狀來看，主要發展趨勢如下：一是高校檔案館一體化。二是信息技術應用更加純熟，數字化檔案館和傳統檔案館協同發展。三是服務限制進一步縮小，服務逐漸精細化。四是檔案館之間的交流合作愈加頻繁。高校檔案館想要準確抓住發展的機遇，促進檔案管理水平、服務水平的提高，為高校發展提供幫助，就要認清發展趨勢，有針對性采取相應措施，以保證高校檔案館持續健康發展。

一、高校檔案館發展趨勢

（一）檔案館趨于一體化。傳統檔案館和數字檔案館共同發展從具體的功能上來看，高校的檔案館、博物館和校史館在高校發展中承擔的角色是相似的。它們共同體現了大學自建校以來教學、科研、人才培養、文化傳承等各個方面的工作，系統地展示了一個大學的發展歷程，它給高校的未來發展提供了寶貴的依據，對提高高校軟實力有著不可忽視的作用。2018年《政府工作報告》指出：“我們要以中國特色社會主義文化的繁榮興盛，凝聚起實現民族復興的磅礴精神力量。”隨著人們認知的不斷深化，高校勢必會加大對高校軟實力建設的重視，在此背景下，高校檔案館、博物館、校史館也會更加緊密地聯系在一起，三館會逐漸走出內在體系，逐漸趨于一體化，為高校軟實力建設提供系統化的幫助。

（二）數字化檔案館和傳統檔案館協同發展。檔案館信息化建設是檔案管理工作發展的必然趨勢，而數字檔案館是否能夠完全替代傳統檔案館也成為學術界議論的焦點。從數字化檔案館本身具備的功能和未來發展的趨勢來看，它提供的服務、采用的管理水平遠優于傳統檔案館，因此它取代傳統檔案館是必然的趨勢。但是從具體的數字化檔案館建設來看，在建設之初提出的很多功能實際上是無法實現的，受資金、管理水平、人員缺乏等多方面的限制，數字檔案館的功能無法達到最初的設想，很多檔案的管理工作仍需要通過傳統檔案管理來進行，如果要數字檔案館完全取代傳統檔案館，需要我們的檔案管理部門有先進的技術手段、一流的管理水平和十分成熟的管理體制，但從我國大多數的檔案館看，短期內還無法達到這樣的要求，因此，從更加長遠的發展來看，數字化檔案館會占主導地位，短期來看還是需要數字化檔案館和傳統檔案館協同發展。

（三）服務時間和空間進一步擴大。高校檔案館服務的理想狀態就是讓用戶不受時間和空間的束縛，隨時隨地都可以進行檔案查詢、打印等，最大限度滿足用戶的需求，要實現這種需求，必須依托信息技術來進行，而隨著檔案館信息化建設的不斷完善，檔案服務的空間和時間也會逐漸擴大，如今在基礎的網絡設施上我國已較為完備，4G無線網絡和有線寬帶鋪設網范圍已很大，同時大數據和云計算技術提供數據處理方面的支持，未來檔案館注重的更多是檔案之間的關聯關系而不是因果關系。

（四）服務精細化。未來檔案館提供的服務會越來越精細化，這一方面是因為高校對檔案使用的需求愈加多元化，另一方面也是因為隨著技術手段和管理水平的不斷提升，檔案館逐漸具備了提供精細化服務的基礎。第一是檔案服務方式和渠道更加多元化，如借助在線網站和移動APP提供檔案服務，借助微信、微博等新媒體平臺提供服務，數字化、信息化技術的運用提供了更多的服務渠道。第二是服務個性化，借助大數據和云計算技術對檔案使用者的使用記錄、用戶類型和使用類別進行分析，制定個性化的服務模塊。第三是服務水平的提升，通過多個渠道對用戶使用情況的分析，能夠更好地了解高校檔案館服務存在哪些缺陷和問題，能夠更具針對性地發現和解決問題，提升高校檔案館服務質量和水平。

（五）館際合作更加頻繁。高校檔案館館際合作一方面是與其他高校檔案館進行資源共享、交流學習、走訪參觀，另一方面是與其他檔案管理部門如當地的檔案局進行合作交流。從我國目前高校檔案館館際合作的現狀來看，未來館際合作勢必會更加頻繁，2013年西南5省組建了西南高校檔案工作聯盟，讓我們看到了高校檔案館館際合作的趨勢，而隨著信息化技術的逐漸提高、信息資源的共享，館際合作也會更加便利，成本更低，這也促進了高校檔案館與其他檔案館的合作交流。

二、促進高校檔案館持續健康發展的途徑

（一）完善高校檔案館信息化建設。從高校檔案館的發展趨勢來看，很多工作都需要具備信息化的技術支撐才能夠實現，如檔案個性化服務和檔案一體化就要求高校檔案館要具備一定的信息化基礎。首先要合理運用信息技術，增強技術力量并不是簡單購買先進的設備和軟件，要針對現有的工作缺陷和幾年內的發展態勢進行技術升級，過于超前的技術納入備用目錄，在資金充裕和整體信息化建設水平較高時引入。二是增加管理工作人員的信息素養，加強信息知識的培養，積極引入信息技術專業相關人才，增強檔案館內部的信息人才儲備，從根本上提高檔案館的技術力量。

（二）提升服務能力。提升服務能力主要從三個方面進行：一是提升服務意識，檔案管理部門從領導層到基層員工都要樹立起服務意識，立足本職工作，增強服務水平，端正服務態度，了解用戶的需求，拓寬用戶反饋的渠道并有針對性地調整和優化相應的服務方式和服務內容。二是要拓寬服務渠道，依托現有的信息技術建立電腦中端網絡檔案館和移動APP檔案館，積極參與微信公眾平臺和微博公眾號檔案服務平臺的建設，同時不能忽略傳統檔案館的建設工作，要做好充足的應急準備，在數字化檔案館出現問題時擁有足夠的應急手段提供服務。三是要豐富服務方式和服務內容，不斷開拓新的服務業務，根據用戶的反饋結合自身所擁有的管理水平和技術手段，不斷開拓細分領域下的服務內容，從細微處著手，如優化檔案查詢檢索方式，優化檔案查詢界面等等，注重用戶體驗功能的優化。

（三）提高管理水平，增加對外合作。提高管理水平首先要提高檔案意識，認識檔案管理工作在高校急需發展軟實力大背景下的重要性，領導層要對檔案館存在的問題有著清晰認識，深入調研，了解工作難點和重點，及時調整以適應檔案館的整體發展趨勢，同時加大高校文化建設和檔案文化建設的宣傳和普及力度，讓檔案管理人員和廣大師生了解檔案的內涵、作用及其重要性。二是要及時更新管理制度，針對技術水平和管理方式的改變，優化管理制度，讓高校檔案館的管理制度適應師生的需求和時代的發展。此外，要積極進行館際交流活動，積極參與其他高校和其他檔案管理單位的學習交流、人才培養、教案資源共享等活動，共同為檔案館的發展建設出謀劃策。

三、結語

無論是從高校的軟實力建設還是從教學、科研、基建等方方面面的工作來看，高校檔案館的作用都是不容忽視的。對此，高校檔案館必須緊跟發展趨勢，增強檔案館的技術水平、管理能力和服務水平，發揮檔案館在高校發展建設中的重要作用，為高校發展和廣大師生提供有力幫助。