淺談醫院宣傳工作檔案管理

孫娟娟

摘 要： 本文闡述了在當前形勢下做好醫院宣傳檔案管理的重要性，分析了當前醫院宣傳檔案管理工作中存在的問題，提出了做好醫院宣傳檔案管理的幾點思路：強化對宣傳資料的檔案管理意識，完善宣傳檔案管理體系，提高檔案管理者的素質和業務水平，創新宣傳檔案管理的內容方式方法。

關鍵詞： 醫院宣傳 檔案管理 工作思路

隨著公立醫院改革的不斷深入及人民群眾就醫需求的不斷擴大，醫療衛生行業的競爭日趨激烈，越來越多的醫院管理者通過實踐已經充分認識到加強醫院宣傳工作在占領醫療市場份額中具有的重要作用。在這樣的背景下，如何做好醫院宣傳資料等檔案材料的管理利用工作，更好地發揮宣傳檔案資料在醫院發展中的重要作用，已成為醫院檔案管理中一個新的值得研究思考的問題。

一、發揮醫院宣傳檔案資料收集在醫院發展中的作用

醫院宣傳工作是服務于醫院整體的一個有機組成部分，作為醫院在市場競爭中的一種策略，宣傳工作必須圍繞醫院的中心工作，全面、準確、適度、及時地宣傳報道醫院整體工作。醫院宣傳工作隨著醫療衛生體制改革的深化，工作的職責、范圍也發生變革，傳統的宣傳工作涉及的范圍較小，主要局限在對全院干部職工進行思想政治教育，宣傳黨的路線、方針、政策等方面。新形勢下的宣傳工作已經轉變為對外宣傳醫院形象、擴大醫院影響力和知名度，涵蓋范圍包括醫療衛生行業政策法規、醫院品牌形象、醫療業務?？铺厣ㄔO、新技術新項目突破、醫療市場營銷、客戶服務等方面的宣傳。工作的職責不僅僅局限于對職工進行思想政治宣教，更主要是承擔對外宣傳醫院品牌、形象、技術、服務的職責，在醫改的大環境中發揮越來越重要的作用。可以說，醫院宣傳工作對內充分發揮了溝通橋梁、凝聚隊伍、振奮精神的作用，對外全面展示了醫院的社會形象，提升了醫院知名度和美譽度，促進了醫院發展戰略目標的實現。

醫院宣傳檔案是醫院在宣傳工作中所形成的以文字、聲像、圖片等為載體的文檔資料，它記載、展示醫院宣傳工作的全部過程及其效果。醫院宣傳工作形式多樣，對外可通過國家、省、市等各級新聞媒體如電視臺、廣播電臺、互聯網、報紙、雜志、戶外廣告及微信、微博等傳統媒介和新媒體進行宣傳；對內可通過醫院形象手冊、院報、院刊、宣傳欄、電子屏、科室宣傳冊、科普宣傳材料等多種方式進行宣傳。宣傳資料的載體包括報紙、雜志、稿件等紙質材料和音像制品等電子材料。宣傳資料的多樣性使得檔案管理工作尤為重要，如何歸類保管好宣傳檔案資料，并保證這些檔案資料方便快捷地查閱利用，是當前做好宣傳檔案管理工作面臨的一個重要課題。

二、當前醫院宣傳檔案管理工作存在的問題

1.宣傳檔案管理意識有待強化

要做好宣傳檔案管理工作，首先要認識到做好醫院宣傳工作的重要性，認識到宣傳工作對塑造醫院形象、樹立醫院品牌起到的助推作用。當前，仍然有部分醫院對宣傳工作不夠重視：有的將宣傳工作的范圍局限在本院職工和就診住院的患者中，認為品牌影響力覆蓋本地區即可，不需要進行更廣泛的宣傳；有的認為宣傳工作可有可無，不如多關注業務工作的開展；有的宣傳途徑單一，不能廣泛利用當前微信、微博等網絡自媒體進行宣傳。對宣傳工作的輕視直接導致對宣傳檔案材料的收集、整理、歸檔、利用等工作的不重視，個別醫院檔案管理人員甚至包括領導對宣傳檔案材料的收集缺乏系統的認識，存在“宣傳檔案可有可無、有多少存多少”等輕視思想，對宣傳檔案材料的收集范圍沒有明確規定，導致這部分檔案材料的連續性和完整性缺失，很難形成較高的檔案利用率。

2.宣傳檔案管理人員業務知識有待增加

醫院宣傳工作和宣傳檔案管理工作要求從業人員具有較強的專業素質和業務能力，要具備一定的醫學基礎知識和專業宣傳知識，建立結構合理的宣傳團隊。近幾年宣傳檔案材料的收集才陸續引起各級醫院的重視，仍然有個別醫院對宣傳檔案管理工作重視程度不夠，甚至沒有專職從事宣傳檔案管理工作的部門科室，宣傳工作和檔案管理工作均由兼職人員應付了事。有些檔案管理人員的知識結構老化，對新知識新理論不能及時更新，仍然停留在幾年前的培訓水平，缺乏系統的專業知識培訓，更談不上創造性地開展宣傳檔案管理工作。

3.宣傳檔案管理軟硬件設施有待改善

隨著信息技術、網絡技術和數據庫技術的應用推進，宣傳檔案管理已經從收集傳統紙質檔案材料向信息化、數字化管理檔案材料轉變，這就對檔案材料的管理設施設備提出新的要求。目前醫院在檔案管理中普遍存在檔案庫房不足、硬件軟件條件不達標、檔案管理設備陳舊、資金短缺等問題，有些單位的檔案管理不注重引進先進的電子信息管理設備和軟件，如：計算機、掃描儀、打印機、數據庫終端、檔案管理系統等，仍然停留在手工收集紙質檔案、檢索檔案靠查閱紙質目錄的水平上，信息量少，檢索量大，工作效率低下，而且在工作過程中容易出現失誤和差錯，更談不上實現宣傳檔案管理的科學化、現代化、信息化。另外，紙質檔案對庫房的溫度、濕度要求高，因紙張這種儲存介質本身的局限性，存儲時間難以長久，給此類檔案的保管帶來一些問題，今后檔案管理的無紙化、信息化、數據化必將是不可逆轉的大趨勢。

4.宣傳檔案材料歸檔不夠及時

部分單位對宣傳檔案管理重視程度不夠，直接導致職工對宣傳檔案材料的收集、提交、整理、歸檔工作缺乏積極性，有些工作僅僅是為了應付上級檢查才進行簡單的檔案收集、整理、查詢等工作。上級有文件要進行檔案管理檢查，就想辦法應付檢查，只要檢查不出現大的問題，就算過關，沒有考慮檔案管理的系統化、建設性發展。領導和職工檔案管理意識薄弱，使得宣傳檔案材料在收集過程中出現個別部門或個人為本部門查閱使用方便，不按照規定時間、規定范圍上交、歸檔檔案材料，即便上交了材料，也存在內容不全、丟三落四等問題。有些部門、個人甚至將一些技術含量較高的宣傳檔案材料留在本部門或者個人手中，影響檔案的正常歸檔、檢索查閱和管理利用工作。久而久之，形成風氣，再加上檔案管理制度不完善、不健全，一些有價值的宣傳檔案資料、數據幾經易手，最終下落不明，給醫院宣傳工作造成難以估量的損失。

三、做好醫院宣傳檔案管理工作的思路

1.強化對宣傳資料的檔案管理意識

要不斷提升對宣傳檔案管理的重視程度，從根本上強化檔案管理意識，并形成領導重視、檔案管理部門總協調、各相關部門配合協助的檔案管理體系。宣傳檔案材料的收集、保管、歸檔、利用工作在部分醫院還處于起步階段，尤其是各科室對這部分檔案材料重視程度不夠，認為“可存可不存、宣傳過去就結束了”等。因此，要在全院范圍內強化宣傳檔案材料的歸檔培訓，通過外請專家或本院資深檔案管理人員培訓講課等形式，拓展宣傳檔案材料的收集范圍、途徑，使每位職工都意識到宣傳檔案材料歸檔在醫院檔案工作中的重要性，從而促使檔案收集工作更趨規范化、科學化。

2.完善宣傳檔案管理體系

隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之對應的、科學的檔案管理體系，設置統一的管理標準和模式。要嚴格按照《檔案法》對檔案管理工作的要求，加大對相關檔案管理法律法規的宣傳力度，建立符合本單位特點和工作實際的宣傳檔案管理體系，健全宣傳檔案管理規章制度，拓展宣傳檔案歸檔范圍，將宣傳檔案分門類、分載體統一建檔、管理、查詢，并將檔案管理工作納入醫院管理工作，與醫療業務同考核、同評價、同發展。要結合宣傳檔案收集管理工作中出現的問題，以檔案管理上級文件為基礎，開展專業檔案管理培訓活動，不斷提高檔案管理人員的素質，更新檔案管理理念，提高檔案管理效率。

3.提高檔案管理者的素質和業務水平

在醫院改革的新形勢下，檔案管理工作與以往相比發生了變化，僅憑固有的檔案管理知識和經驗很難適應當前檔案管理工作的新形勢，這對工作人員的素質和業務水平提出了更高的要求。醫院宣傳檔案管理工作要適應新形勢新任務，堅持貼近實際、服務臨床的工作原則。檔案管理工作人員首先要具備良好的政治理論素質、思想品德，同時也要具備與醫療業務相關的專業知識和綜合性學科知識。要善于整理有價值的宣傳檔案材料，及時了解醫院的最新動態。要掌握更多的檔案管理專業知識和信息，不斷加強自身學習，提高自身的綜合素質，適應現代醫院改革發展對宣傳檔案管理工作的新要求。尤其是在信息化時代，要加強對宣傳檔案管理人員信息化、專業化能力培訓，不斷提高多角度開展檔案管理工作的能力和整體素質。

4.創新宣傳檔案管理的內容方式方法

當前我們正處在一個改革、創新、發展的時代，宣傳檔案管理工作要適應時代的需求、形勢的發展，不斷探索新方法，解決新問題，豐富宣傳檔案內容，更好地服務臨床，促進醫院的發展。隨著信息化、數字化、網絡化的不斷深入，檔案管理發生了轉變。檔案管理模式從傳統手工模式發展到網絡信息管理模式，尤其是宣傳檔案材料的收集歸檔、保管利用等，僅靠傳統的檔案管理方法，已經難以滿足這部分檔案材料的保管需求。這就要求檔案管理者從實際著手，制定出切實可行的宣傳檔案管理方式方法。要將傳統的紙質檔案管理模式轉變為現代電子檔案管理模式，充分發揮信息化、網絡化優勢，利用網絡進行宣傳檔案的收集、整理、歸檔、檢索和使用等工作，實行文檔一體化管理。要推進強化傳檔案管理人員運用信息技術管理使用宣傳檔案的能力，加強對檔案管理基礎工作的拓展，豐富宣傳檔案管理內容，提高檔案利用率。引進信息存儲技術和數據庫檢索等信息技術，促進宣傳檔案管理向信息化、數字化方向發展，提高宣傳檔案資源的使用效率，充分發揮宣傳檔案管理在醫院管理水平提升中的助推作用。

總之，醫院宣傳工作是新形勢下醫院參與市場競爭的一種重要策略，做好宣傳材料的檔案管理工作，對打造醫院知名品牌、樹立良好公眾形象具有不可替代的作用。認真做好宣傳檔案資料管理工作，更好地服務于醫院管理、臨床治療、患者需求，最終實現構建和諧醫患關系、推動醫院事業發展的目標。

參考文獻：

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