技術文件編排格式的探討與建議

漆傳莉（深圳航天科技創新研究院）

公文、科技報告、標準、技術文件、產品圖樣這幾類文件是在工作中經常編制的，這幾類文件的要素各不相同，其編排格式也有差異。進行標準化審查[1]是標準化人員的工作內容之一，文件格式則是標準化審查的內容之一。本文就標準、科技報告和公文的編排格式（主要是章節條的劃分等）進行比較，并探討技術文件的層次編寫規則，尋求一種比較適宜的編寫格式，避免在技術文件編寫過程中出現無據可依，雜亂無章的現象，解決標準化工作中的一些困惑。

1 技術文件的格式要求

在技術研究過程中、產品研制和生產過程中會形成相應的產品圖樣和技術文件。其中，產品圖樣自成一體，按照技術制圖（如GB/T 19096）和機械制圖（如GB/T 4457）等國家標準，或是根據不同行業，按照SJ/T 207系列標準、QB/T 1753系列標準、QJ 1714系列標準等的要求執行。

技術文件的內容，各行各業都有相應的要求，如GB/T 8567—2006[2]規定了計算機軟件文檔的編制內容、GJB/Z 170—2013[3]規定了軍工產品設計定型文件編制的主題內容等。

技術文件的編排格式，各個企業的要求各有不同，各個項目也會有不同的要求，但一般都是參照GB/T 1.1—2009[4]給出的規則。項目策劃時，標準化人員就應規定技術文件的格式。

2 公文、科技報告、標準及其參考標準

2.1 公文

公文：黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具[5]。

我國公文有統一性的特點，它的格式、種類、行文規則、辦理等都是全國統一的，一般按照國家標準GB/T 9704—2014[6]執行。

2.2 科技報告

科技報告：科學技術報告，是進行科研活動的組織或個人描述其從事的研究、設計、工程、試驗和鑒定等活動的進展或結果，或描述一個科學或技術問題的現狀和發展的文獻。（GB/T 7713.3—2014[7]）

科技報告的編寫依據是 GB/T 7713.3—2014，在此標準中引用了CY/T 35—2001[8]。

2.3 標準

標準：通過標準化活動，按照規定的程序經協商一致制定，為各種活動或其結果提供規則、指南或特性，供共同使用和重復使用的文件。（GB/T 20000.1—2014[9]）

GB/T 1.1—2009規定了標準的結構、起草表述規則和編排格式，并給出了有關表述樣式。

2.4 其他

在工作過程中，有一些政府申報的項目文件，如項目可行性研究報告、工作總結報告、驗收報告等，這類文件的內容屬于科技報告，但在表現形式上又側重于公文，主要體現在文件的章節條以一、（一）1.（1）的形式編排。隨著要求的逐漸明確及規范，此類文件已完全納入科技報告，明確規定按GB/T 7713.3—2014的要求執行，故在此不再贅述。

2.5 參考標準的比較

公文、科技報告和標準等文件編制的參考標準見表1。

三個參考標準要求的層次及編號規則見表2、表3和表4。

表1 參考標準

表2 公文（GB/T 9704—2012）層次及編號示例

表3 標準、規范（GB/T 1.1—2009）層次及編號示例

表4 科技報告（GB/T 7713.3—2014、CY/T 35—2001）層次及編號示例

續表 4

各項標準的差異說明：

（1）GB/T 1.1—2009和CY/T 35—2001中節、條、段的含義有所不同。

（2）層次分級不同：

a）GB/T 9704—2012規定的結構層次只分到第四層。

b）GB/T 1.1—2009的5.2.4條規定，條一直可分到第五層次（例如5.1.1.1.1.1）。

c）CY/T 35—2001規定章節的層次劃分一般不超過四級（例如5.1.1.1），但可下擴條、款、項、段。

（3）引言編號不同：

a）GB/T 1.1—2009規定引言不應編號，可以對引言條編號，編為0.1、0.2等，可以參見GB/T 19001—2016[10]。

b）CY/T 35—2001規定前言、概論、引言或類似形式章節以0作為編號。

（4）附錄章、圖、表和公式編號不同：

a）GB/T 1.1—2009規定附錄中章、圖、表和公式編號重新從1開始，編號前應加上附錄編號字母（A、B、C等），字母后跟下腳點。如：A.1、 圖A.1、表A.1等。

b）CY/T 35—2001規定附錄中章、圖、表和公式編號，應在阿拉伯數字前冠以附錄的編號。如：A1、圖A1、表A1、式（A1）等。

3 技術文件格式的探討

3.1 章節條格式的探討

在研制過程中的技術文件編寫，基本上是以GB/T 1.1—2009為參考，因為此標準對文件的編寫要求作出了比較詳盡的規定，基本上涵蓋了技術文件所涉及的所有要素。

技術文件的封面、簽署頁和更改記錄頁一般由企業根據各自不同的習慣與風格自定義。封面一般包括：系統及產品名稱型號、文件名稱、文件編號、文件版本號、編制單位、編制日期等。

技術文件正文通常都是以GB/T 1.1—2009為基礎要求，適當地調整字體大小，一般是比標準要求大半號，如標準要求為五號宋體，技術文件則使用小四號宋體，以此類推。

建議的技術文件層次編號及字體要求見表5。

表5 技術文件

說明：

（1）GB/T 1.1—2009的 5.2.4條規定，條一直可分到第五層次（例如5.1.1.1.1.1）。技術文件使用WORD編制時，條是可以一直分到第八層次（例如5.1.2.3.4.5.6.7.8）。

（2）圖、表、公式編號從引言開始一直連續到附錄之前，并與章、條的編號無關，且圖、表和公式的編號各不相關。如圖1、表1、（1）等。公式的編號不是必須的，僅在需要對公式進行區分引用時，才對公式進行編號。

（3）只能對圖做一個層次的細分，分圖使用字母編號〔例如 a）、b)等〕。表中不能有表，且不能將表再分為次級表。公式也不能細分。

（4）建議每個圖都應有圖題，每個表都應有表題。

（5）圖、表中的內容及公式建議均采用五號宋體。

（6）因為公式的編號與公式在同一行，如果公式用五號宋體，則公式的編號也應采用五號宋體，與圖表編號不同。

3.2 其他相關格式的探討

3.2.1 術語和定義

在GB/T 1.1中，“術語和定義”這一章是比較獨特的存在，主要體現在：

（1）GB/T 1.1的 5.2.5條規定，應避免出現懸置段，但6.3.2條又要求“術語與定義”一章需要適當的引導語,這段引導語就成了懸置段[11]。

（2）術語與定義的條目編號采用的是正文的條編號（GB/T 1.1中 9.5.3），但在GB/T 1.1的 6.1.2條中規定：目次不應列出“術語和定義”一章中的術語。即目次中不應列出術語和定義的條目編號。

鑒于以上兩個因素和技術文件的應用范圍，建議技術文件不必編制“術語和定義”這一章。如有需要，可以增加最后一章“注釋”，列出有助于了解技術文件的所有信息（包括背景、術語、縮略語或公式等,參考GB/T 8567—2006），此章內容可按正文的編排格式要求執行。

3.2.2 無標題條

GB/T 1.1—2009規定可以采用無標題條（如5.1.2.1和8.6.1等），CY/T 35—2001則要求篇、章、節、條、款、項、段都應有標題。為了保持全文的行文一致性，以及避免增加多余的格式設置，建議技術文件中所有條均應設標題，可將無標題條首句中的關鍵術語或短語作為條標題。

3.2.3 列項編號

GB/T 1.1—2009中規定，列項之前可以使用列項符號（“——”或“·”），也可使用字母編號，下一層使用后帶半圓括號的數字編號。建議技術文件中的列項均使用字母編號，下一層使用后帶半圓括號的數字編號，以保持行文統一。若數字編號需要進一步細分，則可使用帶圓括號的數字編號進行標示，見示例。

示例：

產品的技術要求如下：

a）性能

1）外部接口：

（1）電源接口：1個。

（2）USB接口：2個。

2）……

b）功能

1）……

2）……

4 結語

綜上所述，GB/T 9704—2012只適用于黨政機關公文的規定，不適用于技術文件。而CY/T 35—2001制定時間比較久遠，標準再次修訂時應會考慮與GB/T 1.1—2009保持一致。

GB/T 1.1—2009作為基礎性的國家標準，是全國各行業在編寫標準時共同遵守的基礎標準，在我國標準制修訂工作中發揮了重要的指導作用。借鑒GB/T 1.1—2009的規則，結合企業實際情況制定技術文件的編排格式，是比較便捷、適宜的方法。