對情況報告寫作的思考

程仁君

《黨政機關公文處理工作條例》第八條說明了報告的適用范圍：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。根據條例的規定和黨政機關部門的寫作實踐,不少公文寫作書籍將報告分為工作報告、情況報告和答復報告這三種主要形式，如裴顯生主編的《應用寫作》書籍里把報告分了7類，工作報告、情況報告和答復報告就是其中三種主要形式[1]。這三種報告寫作的重點均有不同,工作報告旨在向上級機關匯報日常工作的進展情況，情況報告旨在向上級機關反映日常工作之外的各方面情況，如社會動態、職工思想狀況、嚴重的自然災害以及其他需要上級機關及時了解和掌握的特殊情況，答復報告是針對上級機關的詢問而答復寫出的報告，針對性強。下面筆者談談其中的情況報告的寫作。

一.情況工作報告的寫作要和情況調查報告、意見的寫作相區別

對于情況報告的寫作，裴顯生主編的《應用寫作》書籍里強調在寫作時要遵循這樣的思路：首先對所反映的問題或情況作一概述，然后集中分析產生問題的原因，最后提出解決問題的意見和辦法。[2]個人覺得它雖然對寫作內容給出了一個結構框架，但是沒有揭示出情況報告寫作內容的本質，主要基于以下兩個原因：其一，這種行文思路和有些調查報告寫作思路是一致的，如2006年6月由國務院辦公廳牽頭組織的調查組寫的《關于重慶市巫山縣部分鄉鎮鏟苗種煙違法傷農事件的調查報告》，全文由三個內容組成：基本情況、原因分析、采取的措施，這樣一來，情況報告的寫作內容結構和它基本一致，這樣就無法區分它們之間的寫作區別。其二，情況報告中如果把情況分析、提出建議這兩個內容也作為兩個重要內容去寫，這是不大符合報告的寫作要求的，因為報告的一個顯著特點就是客觀情況的陳述，重點寫清楚做了哪些工作，具體情況怎樣，用敘述的手法，將有關工作情況或問題向上級機關作陳述[3]，而不是主觀分析和建議，而后者恰恰是公文里另一種文體意見的寫作內容的特點，意見的寫作，就是要對問題作出全面中肯的分析，提出自己的觀點和看法，然后在分析的基礎上拿出切實可行的解決方法和措施[4]，很顯然，情況報告如果按前文提到的行文思路，那又與意見的寫作相混淆。基于以上原因，筆者談一下情況報告寫作內容結構的一點見解。

二.情況報告寫作內容要素的確定及寫作

任何應用文的寫作，均有其寫作要素，如合同里的要素包括標的、數量、質量、價款、履行的期限、方式和地點，通知的內容要素包括通知的原因、通知的事項，筆者認為情況報告的寫作內容的要素是：客觀發生的情況、下級圍繞發生的情況所作的工作。之所以這兩個內容構成它的寫作要素，一者是因為它的寫作重點必須圍繞情況展開，因此發生的情況便成為寫作的一個要素，二者是因為報告的本質特點就是下級向上級匯報工作，那么，向上級匯報圍繞客觀情況他所作的工作便成為寫作的另一要素。

下面筆者結合例文，談一下情況報告寫作中的這兩個要素。

（一）客觀情況的寫作

工作中的情況，或者是所轄工作范圍內出現的新動向、新問題，或者是本單位當前工作中的新問題。一般講，工作中發生了這些情況，必須及時讓上級了解，以做到“下情上達，勿隱情不報”，否則，上級沒有及時掌握下情，在領導工作時就很被動，因此，客觀發生的情況是情況報告中首先要寫的內容。客觀發生的情況是一種客觀存在，往往表現為一種狀態、一個事件，向上級匯報時需將它的發生、經過、結果作匯報。在寫作過程中，表達方式基本上是概述，少用筆墨，寫作內容只需交待情況的幾個要素：時間、地點、人、發生、經過、結果。如《××省商業廳關于××市百貨大樓重大火災事故的報告》一文的第一段就對發生火災的時間、地點、人、發生、經過、結果作了簡單交待。

××年×月×日上午9點40分，我省市百貨大樓發生重大火災事故，市消防隊出動15輛消防車，經過4個小時的撲救，火災才被撲滅這次火災除消防隊員和群眾奮力搶救出部分商品外，百貨大樓三層樓房的余下商品全部燒毀。時值開始營業不久，顧客不多，加之疏散及時，幸而未造成人員傷亡。但這次火災已造成直接經濟損失792萬元。

再如《中國人民銀行××市××區分行關于發現變相貨幣的報告》一文第一段：

最近，我區內××專科學校用計劃外收入資金，發給教職工每人100元購物券。

這一句話也簡單交待了時間、人、事件，非常簡煉。

（二）下級圍繞新情況所作的工作的寫作

工作中，在自己職責范圍內，有時會發生了一些新情況，這些新情況和常規工作相比，往往有很多不同之處，沒有標準的參考準則和方法，下級是如何處理的，是否得當，必須讓上級知道，以避免發生因處理不當而帶來的嚴重后果。因此，下級要將自己圍繞發生的客觀情況所做的所有工作一一向上級匯報，這是情況報告寫作中的一個重點內容。由于這些工作處理起來往往頭緒多，而且領導也非常重視，因此這部分就要寫得詳細具體。要將這個部分寫好，總的來講，注意三點：

首先要事實求是，做了什么寫什么，不得虛構編造。譬如，工作中調查了情況的原因，就把原因寫進去，對于那些沒有調查原因的，就不寫原因。《××省商業廳關于××市百貨大樓重大火災事故的報告》一文中，發生如此重大的火災，作為主管部門，肯定要調查火災發生的原因，而且要將它向上級匯報讓上級知曉，故文中必須體現。而《中國人民銀行××市××區分行關于發現變相貨幣的報告》一文中，學校發行變相貨幣的原因不必調查，銀行沒有作調查工作，文中也不必涉及。

其次要圍繞自己做的工作組織合理的次序去行文，一般都是按照工作措施實施的時間順序去寫。工作部門處理突發事故，其工作程序一般都是這樣：調查事故的原因、事故的現場處理、事故的反省和預防，如《××省商業廳關于××市百貨大樓重大火災事故的報告》一文的內容次序：調查原因—現場處理—追究責任—事后反省—預防措施。

再次要注意材料的點面結合。面上材料的使用可以讓上級了解宏觀的基本情況，點上材料的使用既說明了材料的典型，又增強了說服力，使報告的敘述變得更加生動。如《××省商業廳關于××市百貨大樓重大火災事故的報告》一文中“我廳××副廳長帶領有關人員趕到現場處理”這一句，“××副廳長”作為典型材料在文章中使用，報告顯得更有說服力。

三.主題要鮮明

（一）匯報工作、突現工作的積極性是主題

公文的寫作和一般文章的寫作一樣，都要有明確的主題，有了主題的統領，文章才有靈魂。在寫作中，公文的主題具體體現為文章的意圖、目的，如會議通知的主題是要成功召開匯報工作，突現下級工作的積極性。下級工作的積極性作為情況報告的寫作主題，主要有兩點原因。首先，從下級自身來說，工作上應該具有一種積極進取的工作狀態，工作消極被動、不作為是怠慢失職的表現。其次，從另一方面講，以積極進取的面貌從事工作是上級的要求。在2009年7月13日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于實行黨政領導干部問責的暫行規定》中就有以下條款，“在行政活動中濫用職權，強令、授意實施違法行政行為，或者不作為，引發其他重大事件的要問責”、“對突發性事件處置失當，導致事態惡化，造成惡劣影響的要問責”，由此可見，下級對新情況作出積極應對是上級的要求。當然，寫出下級工作的積極性要建立在實事求是的基礎上，如果這個部門對于發生的情況反應遲鈍、工作無作為或應對不到位、處理有偏差，那也必須實話實說，讓上級及時了解情況進行指導。

（二）全面、有效作為寫作的原則

下級要寫出工作的積極性，首先要寫出圍繞情況所作的所有工作，不要遺漏。如果把新情況處理得很周全，圍繞情況作了很多工作，卻沒有全部寫進報告，這就不是實事求是，還會導致上級不能知曉真實情況，影響工作的正常進行。其次要寫出工作的成效。工作卓有成效，說明工作中下了功夫，是積極工作的證明，也是上級領導正確性的體現，這是必須要讓上級知曉的。即便是工作中發生的重大事故或失誤，也要寫出發生事故后下級積極處理的效果，比如事故的善后處理，避免今后發生類似的情況的而采取的防范措施等等，這些都必須要寫出來。如果工作一點效果都沒有，那就說明工作有問題，要好好反省。《××省商業廳關于××市百貨大樓重大火災事故的報告》一文中，商場繼續營業、追究相關人員的責任、自己做了深刻反省并作好了今后的預防工作，這些內容便是其工作效果的體現，而《中國人民銀行××市××區分行關于發現變相貨幣的報告》一文中，兩個單位表示承認錯誤，并保證今后不再發生此類問題，這也是其工作效果的體現。

注釋

[1]裴顯生.《應用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第98頁.

[2]裴顯生.《應用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第104頁.

[3]裴顯生.《應用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第98頁.

[4]裴顯生.《應用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第112頁.