檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探究

栗 業(yè)

（內(nèi)蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院,呼和浩特 010065）

檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探究

栗 業(yè)

（內(nèi)蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院,呼和浩特 010065）

隨著檔案管理的迅速發(fā)展，檔案信息化管理是順應時代的必然發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會對其的需求，應積極建設檔案信息化管理，構建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)。本文對當前我國醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題進行簡要分析。

檔案管理；信息化；優(yōu)勢；安全問題

0 引言

國家隨著社會的不斷發(fā)展,逐漸認識到檔案信息化管理工作的重要性,國家現(xiàn)階段發(fā)展檔案工作的主要方向就是檔案信息化管理。檔案信息化管理指的是通過先進的信息科學技術，構建檔案網(wǎng)絡應用平臺，借助有效和科學的手段合理管理和應用檔案信息，在一定程度上充分利用了檔案信息資源的實現(xiàn)。

1 檔案信息化管理所存在的安全問題

1.1 難以確保電子檔案的真實性

傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理人員會在整理和總結完檔案資料之后讓相關領導進行簽字蓋章，再進行存儲，這種檔案保存的工作流程有助于保證檔案信息的真實性，但是在世紀的檔案信息化管理中，主要運用的是電子檔案。因此，檔案管理人員根本不可能在上面進行蓋章和簽字，所以就導致無法確保電子檔案的真實性。與此同時，電子檔案還具備一定的復制性，眾多不法分子對其中的內(nèi)容進行反復的修改和復制，進而導致很難保證檔案信息的合法性，并且關于鑒定電子檔案是否真實的工作也是很難實現(xiàn)的。所以，當檔案管理人員面對這樣的情況時，應深入分析檔案信息化管理中所存在的安全問題，并在此基礎上提出相應的解決措施，進而加強檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.2 電子檔案在進行保存時存在安全隱患

電子檔案雖然能夠保存很長的時間，并且在保存之后一般不會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，但是關于檔案信息的保存還是存在一些特殊情況的，例如檔案管理工作人員由于操作失誤造成丟失、或者是計算機自身出現(xiàn)一些毛病等原因，都會讓原本保存好的電子檔案消失不見，所以，管理人員應充分注意到電子檔案在進行保存過程中所存在的安全隱患，注重對檔案保存期間的保護和注意，并且通過相關的有效手段解決這一問題。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 有助于節(jié)省社會資源

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是通過人工的力量檢索、整理、保管以及收集相關的一些資料。這種管理模式存在眾多急需解決的問題，例如浪費大量的檢索時間，并且運用了大量的人力等等。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過手工勞動實現(xiàn)的，所以在一般情況下，檢索結果的準確性往往會受到人為因素的影響。信息技術的不斷發(fā)展和進步促使其在檔案管理方面得到了具體的應用，推動了檔案信息化管理的過程，增加了檔案管理工作過程中的技術含量，同時在一定程度上轉變了傳統(tǒng)檔案管理模式，從根本上加強了資源管理的質(zhì)量和效率，提高了檔案的儲存量，進而節(jié)省了社會資源的不必要浪費。

2.2 有助于實現(xiàn)遠程服務的功能

傳統(tǒng)的檔案資源管理模式主要是通過對實體信息物理管理的形式實現(xiàn)的，這種模式嚴重影響了遠程服務功能的實現(xiàn)，這主要是因為科學技術含量不足，無法有效實現(xiàn)檔案信息資源的空間轉移，進而對遠程服務功能造成了一定程度上的使用影響。而檔案信息化管理的運用能夠充分應用先進的通信技術和網(wǎng)絡技術，利用遠程檢索實現(xiàn)對檔案資源的檢索，并且能夠實現(xiàn)檔案信息資源的有效空間轉移，如果處于不同的地點檢索相同的檔案資料，能夠在進行檢索的地點將所檢索的檔案資料打印出來，進而徹底消除了空間上的約束和限制。因此，運用檔案信息化管理有助于實現(xiàn)遠程服務的功能。

3 解決檔案信息化管理安全問題的具體措施

3.1 加強工作人員的綜合素質(zhì)能力和安全意識

在討論檔案信息化管理中的安全問題時，最應注意的關鍵點是人為因素。檔案管理人員應對檔案信息進行保密性的法規(guī)學習，對行業(yè)動向進行實時的監(jiān)督，樹立一定程度上的憂患意識，并且時刻關注、預防關于竊取檔案信息的行為，進而促進檔案信息化的檔案管理。與此同時，檔案管理人員還應充分主義對檔案信息化管理制度的健全、檔案信息化管理人員應根據(jù)實際的檔案管理工作進行實際性的回答，進而維持原本的保密制度，加強檔案信息化管理制度逐步完后三。由于現(xiàn)階段我國關于網(wǎng)絡安全法律的條款還沒有建立起來，所以建立網(wǎng)絡安全法律迫在眉睫，進而促使檔案管理人員樹立關于檔案管理信息的安全意識。除此之外，我們應針對現(xiàn)有的職業(yè)人員進行教育培訓工作。

3.2 構建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案信息安全的保護能力是加強檔案服務能力和檢查檔案利用服務的主要內(nèi)容之一，構建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)，是檔案信息自身保證安全性的重要手段之一。檔案信息資源、原始檔案等必須受到法律法規(guī)上相應的安全保護，進而保證檔案信息化管理的順利運行。首先，貫徹并落實檔案信息化管理的管理安全制度，構建健全的責任管理系統(tǒng)，明確出各方的責任和義務，進而避免出現(xiàn)相互推卸的情況；其次，挑選正版的殺毒工具和軟件，防止檔案信息被病毒所感染；再次，優(yōu)化檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)，招聘優(yōu)秀的專業(yè)人才對程序進行管理和編制，在確保編制質(zhì)量的同時為檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)提供安全；最后，以檔案信息安全保證的同時將紙質(zhì)檔案著重管理，紙質(zhì)檔案不可能完全被電子檔案所取代，電子檔案主要是充分運用信息化利用的手段，而紙質(zhì)檔案強調(diào)的是最基本、最可靠的檔案原始記錄，由此可以看出，二者之間具有不同的獨特特點，所以二者之間是無法進行相互取代的。

4 結語

綜上所述，隨著科學技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理信息已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社會的發(fā)展需求了，應積極建設檔案信息化管理。在我國建設檔案管理的過程中，檔案信息化管理已經(jīng)順應了信息時代的發(fā)展趨勢，為檔案管理工作增加了生命力，進而提供給人們利用檔案的全新渠道。這種全新的管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比較，更加具有一定的優(yōu)勢，廣泛受到了社會和群眾的喜愛和歡迎。但凡事都具有自己的兩面性，檔案信息化管理在帶來自身優(yōu)勢的同時，也造成了一定的安全問題，如果想要保證檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展，就應有效地處理和控制這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，使其避免出現(xiàn)負面影響。

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.01.195