基建項目檔案管理的實踐與思考

郭志綏

（中海油基建管理有限責(zé)任公司，北京 100027）

1 基建檔案概述

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的重要憑證和依據(jù)。隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，認(rèn)識到基建檔案的重要性是新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。

筆者所在單位作為一家集團(tuán)公司下屬的專業(yè)從事基建項目管理的全資子公司，負(fù)責(zé)總公司生產(chǎn)基地配套生活設(shè)施建設(shè)。為滿足總公司快速發(fā)展對辦公資源的需要，公司成立以來，分別在北京、天津、上海、深圳等4個地區(qū)新建了一批辦公、科研用房及配套服務(wù)設(shè)施，并分別在上述4個地區(qū)設(shè)立了項目組、子公司，負(fù)責(zé)項目建設(shè)和管理。自2015年，又相繼承接了惠州和山西項目，目前在建中。

2 基建項目檔案管理的主要做法

筆者所在單位通過幾年的管理實踐，逐步探索出了符合工作實際的一套基建項目檔案管理模式，主要思路和做法可概括為：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中保管和節(jié)點把控。

2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

一是統(tǒng)一管理制度。以國家、行業(yè)、以及系統(tǒng)內(nèi)主管單位的相關(guān)要求為基礎(chǔ)，公司檔案部門提前謀劃和統(tǒng)籌安排，提前訂標(biāo)準(zhǔn)、出要求，制定并發(fā)布《項目工程檔案管理制度》（歸檔范圍、檔案分類、歸檔要求和整編細(xì)則，含聲像檔案、電子檔案等），以利于各項目組執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在實際實施過程中，由各項目組結(jié)合地方城建檔案館規(guī)定及項目特點，制訂實施細(xì)則并組織進(jìn)場的參建單位具體實施，做到標(biāo)準(zhǔn)一致、規(guī)范統(tǒng)一。同時，在整理檔案的實際工作中，不斷積累、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)對項目檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行完善升級。

二是統(tǒng)一計劃管理。為確保工程檔案整理與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，公司采取制訂年度工作計劃的管控方式。每年年初組織各項目組依據(jù)公司確認(rèn)的年度項目建設(shè)進(jìn)度計劃，組織監(jiān)理、總包等參建單位共同制訂年度項目檔案管理工作計劃，明確各階段工作的時間節(jié)點，并按計劃認(rèn)真推進(jìn)執(zhí)行。

三是統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。公司采取“請進(jìn)來”的方式，委托專門的檔案咨詢單位統(tǒng)一實施項目檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，協(xié)助進(jìn)行項目工程檔案業(yè)務(wù)交底培訓(xùn)、監(jiān)督指導(dǎo)、過程檢查，對檔案收集整理、組卷、編目、保管等工作的整體質(zhì)量進(jìn)行指導(dǎo)與把關(guān)，形成自始至終的同一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 各負(fù)其責(zé)

公司堅持“誰形成、誰整理”“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的檔案管理工作原則。項目組作為建設(shè)單位，是項目檔案管理的主責(zé)單位，負(fù)責(zé)項目工程檔案資料管理工作的全過程組織、協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)對設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)；負(fù)責(zé)組織項目各階段工程檔案的驗收工作；負(fù)責(zé)組織參建單位編制竣工文件，完成竣工檔案整體移交。

各承包商負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)項目文件的收集、積累、整理和編制，實行總承包的，由總承包商匯總，總承包商負(fù)有對自行實施工程、分包工程及平行發(fā)包工程等竣工資料的審核、整改及歸檔等職責(zé)。

監(jiān)理單位負(fù)有協(xié)助建設(shè)單位對參建單位項目工程資料進(jìn)行過程監(jiān)督檢查職責(zé)，負(fù)責(zé)審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗收材料及其他監(jiān)理文件。

各參建單位自覺接受建設(shè)單位的監(jiān)督檢查，按照國家相關(guān)法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建設(shè)單位合同約定完成各自職責(zé)范圍內(nèi)項目工程資料的收集、整理、歸檔和驗收工作。

2.3 集中保管

公司要求項目組及參建單位建立資料管理臺賬，對項目資料實行集中統(tǒng)一保管，確保項目建設(shè)全過程資料的齊全完整。堅持原件歸檔，要求項目組加強(qiáng)對報請審批類文件（多為復(fù)印件、傳真件）的管理，在資料臺賬中要注明原件存放處，以便及時追溯并進(jìn)行原件替換。

2.4 節(jié)點管控

（1）階段檢查。為掌握參建單位竣工資料的形成情況，注意與項目管理緊密結(jié)合，適時進(jìn)行階段檢查，特別檢查重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段的資料收集整理進(jìn)度以及資料質(zhì)量。對于容易疏忽和多發(fā)問題，以及不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的做法，公司采取施工單位自查、監(jiān)理復(fù)查的方式，并在過程中及時整改解決。

（2）竣工資料審核把關(guān)。及時跟蹤項目進(jìn)展，按照工程階段竣工節(jié)點，組織檔案咨詢單位對需移交的竣工資料進(jìn)行把關(guān)。提前介入，對資料整編計劃、歸檔范圍、資料規(guī)范性以及移交方案等進(jìn)行審查把關(guān)，提出指導(dǎo)意見，確保竣工資料符合歸檔要求。

3 基建項目檔案管理存在的問題

近年來,公司在基建項目檔案管理方面進(jìn)行了成功的探索與實踐,順利完成了上海項目、北京項目檔案的歸檔和移交。天津、深圳項目也即將進(jìn)入竣工檔案驗收階段。但是，基建項目檔案管理也存在一些不容忽視的問題。

3.1 檔案工作人員變動頻繁，業(yè)務(wù)水平不高

在工程建設(shè)中，檔案工作人員多為新同志，有的甚至是臨時抽調(diào)，身兼數(shù)職，缺少基建工程知識儲備，對項目建設(shè)流程不熟悉，欠缺工程檔案管理業(yè)務(wù)方面的實踐能力，需要長時間去適應(yīng)基建工程檔案管理工作。另一方面，檔案管理人員工作不穩(wěn)定，變動頻繁，尤其是參建單位，人走檔走、人走檔案無人做或檔案管理缺乏連續(xù)性的現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)和管理要求未能得到有效落實,造成檔案管理工作脫節(jié)，無法保證檔案資料的齊全，嚴(yán)重影響了工程檔案的歸檔質(zhì)量。

3.2 檔案整編進(jìn)度滯后

參建單位的檔案意識淡薄,認(rèn)識不到位，對項目檔案工作不夠重視，在項目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重，施工單位往往比較重視工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全、資金等問題，不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作,不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來整理資料,往往是工程施工快結(jié)束了,才投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗收，導(dǎo)致工程檔案的形成滯后于工程建設(shè)進(jìn)度。

3.3 檔案質(zhì)量存在缺陷

由于工程施工過程中產(chǎn)生的檔案資料未得到足夠重視，工程檔案存在不完整性、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)等方面的問題。

不完整：地勘資料、征遷文件、未中標(biāo)標(biāo)書、特種設(shè)備檢測、試運轉(zhuǎn)規(guī)程記錄消缺、質(zhì)量問題處理、監(jiān)理通知回復(fù)、工程變更以及影像檔案等資料收集不全。

不準(zhǔn)確：合同無騎縫章、報告無簽字印章、驗收無意見只有章、試驗報告填寫缺項、代簽字、印章使用超過有效期等問題屢見不鮮。不系統(tǒng)：分類或歸類不合理、原材料證明與復(fù)試組卷不對應(yīng)、案卷文件排序亂、跨單位工程組卷不合理。不規(guī)范：各類載體（包括聲像）文件的形成和整編均存在不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的現(xiàn)象。

這些問題如得不到有效解決與整治，勢必會影響在建項目的竣工驗收以及新建項目檔案管理工作的有序開展，這也就為如何做好項目工程檔案管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

4 思考與建議

針對新建項目，建設(shè)單位應(yīng)全面分析以往項目存在的問題、系統(tǒng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，有預(yù)見性地開展工作，提前解決制約基建檔案管理工作的難題。同時，建設(shè)單位要充分發(fā)揮文件檔案管理支撐項目管理的作用，進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，落實管理責(zé)任，大力推動過程管控，加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)督檢查與考核，確保實現(xiàn)項目工程檔案目標(biāo)。

4.1 “落實制度”是做好檔案工作的重要前提

制度千好萬好，關(guān)鍵在于落實和執(zhí)行。項目組作為竣工驗收的終端單位，不但要對參建單位進(jìn)行工作檢查，開展審核驗收與整理移交，重點是要做好日常制度宣貫及業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作（尤其新項目），明確管理要求，確保紙質(zhì)、聲像資料整編要求落實到位。同時，項目組要督促各參建單位把檔案管理列入項目管理，形成項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由業(yè)主牽頭，成立由設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面有關(guān)人員組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確工程參建單位法人為該項工程的檔案第一責(zé)任人，并要求各單位配備專職檔案員，要把工程文件材料形成、積累、歸檔工作納入崗位責(zé)任管理，落實到人。此外，業(yè)主、監(jiān)理單位要按項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定做好工程文件材料的收集、整理、歸檔保管以及督促、指導(dǎo)、檢查工作。

4.2 提高檔案工作人員的履職度

一要及時了解項目建設(shè)進(jìn)度，主動與當(dāng)?shù)爻墙n案主管部門取得聯(lián)系，掌握項目竣工檔案的具體規(guī)定及要求。二要做好與參建各方項目檔案業(yè)務(wù)的工作聯(lián)系，建立縱向到底、橫向到邊的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，落實檔案人員崗位責(zé)任制。三要認(rèn)真履行項目檔案工作的業(yè)務(wù)咨詢和跟蹤服務(wù)工作，做好過程監(jiān)督檢查，使項目檔案工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。四要掌握項目檔案管理操作技術(shù)，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)范，確保項目資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

4.3 實現(xiàn)合同化管理，確保合同對建設(shè)項目檔案的有效控制

合同是約束整個工程的關(guān)鍵，也是對工程建設(shè)中各方面實施控制的龍頭，控制了每份合同執(zhí)行完畢應(yīng)提交的文件，也就等于收齊了所有的工程建設(shè)項目檔案。在項目設(shè)計開發(fā)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購、咨詢招標(biāo)等合同、協(xié)議中，合同均應(yīng)設(shè)立專門條款，對項目文件的整編歸檔內(nèi)容、整理標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量、介質(zhì)和套數(shù)、移交時間等方面提出具體要求，并寫明違約責(zé)任。監(jiān)理合同中應(yīng)增加對設(shè)計、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任，懲罰中應(yīng)明確審核責(zé)任占質(zhì)量保證金的比例。

4.4 堅持檔案工作與項目建設(shè)同步

項目建設(shè)從立項到竣工是一個周期長、涉及面廣的龐大工程，為確保工程檔案整編與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，建設(shè)單位必須做好以下幾方面。首先，建設(shè)單位要細(xì)化管控措施，采取制訂工程檔案年度工作計劃的方式，組織監(jiān)理、總包等參建單位依據(jù)項目建設(shè)的實際進(jìn)展，按照分步分項工程對檔案的收集、整理、組卷工作進(jìn)行任務(wù)分解，明確各階段工作的時間節(jié)點，制訂項目工程檔案管理工作計劃，并按計劃認(rèn)真推進(jìn)執(zhí)行。同時，建設(shè)單位要實施計劃節(jié)點的檢查考評，以不斷夯實日常基礎(chǔ)管理工作。

4.5 強(qiáng)化責(zé)任，逐級審核項目檔案質(zhì)量

本著對工程負(fù)責(zé)，對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，建設(shè)單位要把總包、設(shè)計、施工、監(jiān)理、業(yè)主的專工審核把關(guān)納入管理程序，與檔案部門審核各有側(cè)重，逐級審核。同時，形成審查記錄和整改閉環(huán)，確保項目檔案歸檔質(zhì)量。

4.6 重視聲像檔案采集工作。

聲像檔案是最真實的歷史記錄，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位都應(yīng)給予足夠重視。從施工開始時，各單位就要跟蹤拍攝工程施工的全過程，在隱蔽工程驗收等重要工作節(jié)點一定要有影像資料，對每一個工序和每一項技術(shù)，尤其是一些新技術(shù)和新材料要進(jìn)行詳細(xì)拍攝，同時注意規(guī)范性，最后整理出一套完備的聲像檔案。

4.7 把握重點，抓好項目檔案驗收

項目檔案驗收是項目竣工驗收的法定內(nèi)容。無論是產(chǎn)權(quán)單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)的要求，加強(qiáng)基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗收步驟。基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗收合格后，才可進(jìn)行基建工程的竣工驗收。在驗收工作中，各參建單位要把工作重點放在前期管理文件、重要協(xié)議、重要合同、隱蔽性文件、工程文件、質(zhì)檢文件和監(jiān)理文件上。在驗收標(biāo)準(zhǔn)上，各參建單位要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保各類歸檔材料做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備有效，保證項目檔案的案卷質(zhì)量，做好基建檔案驗收工作。

4.8 強(qiáng)化監(jiān)督，充分發(fā)揮監(jiān)理單位作用

在工程建設(shè)過程中，各參建單位要充分利用監(jiān)理單位做好檔案管理工作，借助監(jiān)理的管理優(yōu)勢，加強(qiáng)對各參建單位檔案管理工作的督促檢查，能夠更加有效地促進(jìn)檔案工作的順利推進(jìn)，因此，要求監(jiān)理單位在抓工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等工作的同時，做好以下工作。一是要嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程文件的質(zhì)量關(guān)，尤其是隱蔽工程、關(guān)鍵部位，監(jiān)理單位必須親臨施工現(xiàn)場不間斷地進(jìn)行監(jiān)督檢查。二是協(xié)同檔案管理人員督促承包商對施工文件實施跟蹤建檔，并進(jìn)行不定期的檢查、抽查，確保歸檔文件的真實、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

5 結(jié) 語

建設(shè)單位要在薄弱環(huán)節(jié)上狠下功夫，進(jìn)一步提高基建項目的檔案管理水平，逐步實現(xiàn)項目檔案法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，為公司可持續(xù)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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