信息化背景下現代醫院檔案管理系統探析

趙慧瑤

（北京大學深圳醫院，廣東 深圳 518036）

醫療衛生事業是我國重要的民生工程，醫院檔案是醫院在醫療、教學、科研、預防保障、行政事務管理工作中形成的，具有保存價值的各種文字、圖標、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院病人管理、醫藥管理乃至醫療技術管理的重要載體。

一、現有醫院檔案管理系統的特點

近年來，眾多醫院開始引入數字化管理模式，借助醫院檔案管理系統的開發利用來管理和接收各種數據信息，同時借助檔案網絡平臺的運行實現網絡環境中知識信息共享范圍的最大化。

1.檔案管理系統逐步形成。管理系統以數字化為根本基礎，醫院通過錄入、掃描等方式批量將各種紙質、圖片和聲像資料轉化為數字信息進行OCR識別，設置自定義標簽組進行分類，形成規范化、標準化、可共享的目錄數據庫。在數據翔實全面的基礎上借助軟件并根據文件屬性設置自動化數據追蹤和受控文件夾選項，對醫院辦公系統、病歷系統以及各科室基本信息進行統一歸口，基本形成了檔案管理系統化。

2.檔案服務系統初步搭建。借助標準化的信息錄入和信息查詢路徑，醫院逐步搭建起檔案服務系統，服務于患者并實現醫生辦公自動化。各醫院目前采用的就診卡就是借助數字蕊片完成患者基礎信息的登記與存檔，即時存儲患者歷次就診情況，不僅便利患者就診繳費，也幫助患者建立起包括家族病史、個人疾病發生過程、就診過程等即時可查的個人醫療檔案。而醫生采用的電子診療系統則建立起診療流程的全過程登記與歸檔，實現了醫生工作的全流程記錄，便利醫生辦公自動化。各醫院上報的藥物利用報表，醫療發展網站目前提供的基礎醫生信息介紹、醫療儀器說明、醫院歷史沿革，以及財務通報都是對醫院檔案的二次開發。

二、醫院檔案管理系統存在的問題

醫院檔案本身并不會產生直接的經濟效益，因為醫院的工作重心是醫療，醫院工作的重點是改善醫院環境條件，快速傳遞辦公信息，提高醫療技術水平，更好地為病人提供服務。同時，檔案管理系統自身發展又處于初級階段，因此醫院檔案管理系統存在著諸多問題。

1.檔案管理和辦公自動化難以實現無縫結合。醫院的辦公自動化系統由辦公機構、辦公人員、辦公設備、網絡設施和辦公信息等要素構成，基本涵蓋了醫院各項活動的第一手資料。而醫院檔案是各種醫療活動的原始記錄性資料，現在醫院檔案收集的仍是手工制作的紙張文件，醫院往往以年度為單位，將檔案從OA系統中調出收集，按照以往的紙質文件整理要求，對檔案進行整理、編目和鑒定移交。雖然現在醫院逐漸實現了電子檔案和紙質檔案雙套保存機制，但是具體操作過程仍然是以紙質檔案為依托進行的數字化和信息著錄性整理，整理歸檔均滯后于辦公過程，導致醫院檔案整理系統和辦公OA系統功能分離，難以實現即時歸檔。醫院的官方網站也提供了部門檔案查詢功能，導致檔案管理系統只設置內部查詢路徑，缺乏外部查詢功能。

2.檔案管理復合型人才缺失。新時代下檔案的數字化管理和信息化利用能否成功，很大程度上取決于醫院是否有具備檔案專業知識的領導和檔案工作人員。

目前在醫院檔案管理工作中，很多醫院都愿意購買檔案管理軟件。但是，很多醫院檔案管理人手不足，檔案管理工作由醫務人員兼職完成，甚至還有很多單位的檔案都是外包給其他的非專業人員管理。同時，很多醫院的檔案管理人員也是醫學專業，普遍缺少相應的系統培訓，缺乏資質，自身的業務水平不過硬。一方面，表現在歸檔意識不強，將醫院重要器械檔案的整理當作工作中的負擔，年底交由外包檔案整理人員整理；另一方面，對于借閱檔案的保護管理和及時歸還意識不強，借閱者為圖方便，使用后檔案隨意存放。

三、檔案管理系統的進一步優化

1.軟件開發集約化。要實現檔案管理系統的自動化和信息化，必須要有一套完整先進的軟硬件管理設施，是檔案信息化管理中不可或缺的一步。隨著醫院的技術和規模的不斷發展壯大，各臨床、職能科室的業務模式不斷改進，醫院OA系統將醫院的人員、業務流程、信息、組織機構與辦公自動化技術與設備集成為一個有機的系統。醫院檔案種類較多，資料繁雜，現在三甲級別醫院嘗試利用CRM來管理患者檔案，而醫院OA系統最新的版本為A8系統和V3系統。可以通過接口的鏈接，將醫院OA系統與文檔處理和文檔歸檔的檔案管理系統聯系在一起，實現處理過的文檔如需要歸檔，可以自動進行歸檔過程，檔案管理人員如果設置權限，便可以在醫院OA系統上方便地進行檔案檢索和二次開發，實現檔案管理軟件和辦公系統的集約化開發管理。醫院檔案的信息利用率和潛在的使用價值需求逐漸上升，醫院檔案的利用系統通過數據庫和計算機技術把醫院各部門的檔案、文字、病案等進行整合加工，以資源共享為目的，建立統一的搜索平臺，工作人員可通過電腦搜尋查看所需要的信息資源。目前一些醫院主要利用醫院信息系統HIS、醫學影像信息系統PACS，實現醫院檔案的利用。醫院的官方網站也便利于患者就診和查詢，一定程度上履行著部分檔案查詢功能。通過整合將二者端口相接，以易用性為原則，在官網上標注明確，提供寬泛的查詢路徑、各種類型的文件服務和多樣化的查詢方式。同時，增強官方網站和檔案管理系統之間的互動性，設立互為反饋機制，實現醫院檔案信息管理的信息化和網絡化。

2.檔案工作人員專業化。在檔案的網絡化管理過程中，硬件設施是先決條件，而檔案管理者的業務水平是關鍵因素。檔案工作看起來簡單易行，但是要想做好醫院的檔案工作，檔案人員不僅要具備良好的業務水平，而且要具備專業的醫學知識和檔案管理知識，同時還要掌握計算機實際操作的能力，檔案工作才能規范化運轉。醫院在人員配置上，要指定專門的主管領導,重點抓醫院的現代化檔案管理工作，將檔案信息化建設納入醫療系統建設現代化和服務工作現代化的一項重要內容，通過自上而下的方式進一步完善檔案信息管理平臺，細化平臺流程，優化平臺服務。市、區檔案主管部門要在提高各級領導的現代化管理水平方面多到現場做一些監督指導工作，收集國內檔案信息化平臺建設方面的信息，以定期舉辦培訓班、座談會、經驗交流會等方式，推進地區醫院行業性交流，推動地區醫療行業檔案知識結構的改善。

3.內容管理特色化。醫院檔案管理不同于常規的企事業單位檔案管理，醫院檔案因為涉及醫院的業務、科研、黨務、財務等事業單位檔案的類別，具有綜合性。同時，醫院以醫療工作為主，醫院檔案因內容涉及醫療器械、醫療研究、醫生操作技能等專業領域，體現出專業性特征。因此，在檔案管理系統中，要想真正發揮檔案管理系統的作用，就要樹立特色檔案的意識，深入分析醫院的實際需求，將檔案分類利用與醫療技術發展結合，重視醫院儀器設備信息的即時記錄，確保出現問題時能夠在短時間內即時調取資料解決問題。在管理軟件設計上，根據內容的特色進行定制化軟件開發，形成既可以單獨應用又可與信息平臺對接的內容管理平臺。在信息加工中，以醫院科室特點和科研方向重點，將醫院檔案信息加工成系統的、專題的、有序的信息，借助檔案信息實現診療規范化和決策數據化。

在信息時代和新醫改背景下，醫院服務水平的提升更多的需要從檔案信息中獲取知識，以網絡為發展依托，借助定制化和集約化的檔案管理理念，既從醫院本身的實際情況，又重視管理軟件的定制化開發，同時不斷提升檔案工作人員的特色檔案管理意識和能力。如此，才能為醫院檔案管理的發展打下堅實的基礎，為醫院在信息時代的發展提供幫助。