談機關檔案管理工作存在的問題及對策

1 機關檔案管理工作的重要性

做好機關檔案的管理工作是非常重要的。第一，做好機關檔案工作能夠使國家、不同地區在經濟建設等各方面的情況被人們更好的了解，能夠對社會大眾有更好的服務。第二，做好機關檔案工作對我國的文化建設有積極的影響。從某一個角度來說，一個國家，不同地區的不同發展階段需要檔案來記錄，檔案有利于保障對應文化的傳承與發展，一個城市要想軟硬件設施都同時具備，檔案是基礎，檔案對一個城市的文化特色有充分的展現。第三，我國檔案事業的發展要求要做好機關檔案工作，只有做好機關檔案工作，不斷優化檔案工作，豐富各種形式的檔案資源，才能使檔案自身具備的功能得到更好的發揮，促進相關領域工作順利的開展。

2 機關檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案工作重要性認識不夠

檔案工作相對于機關前沿的業務工作而言，是幕后服務性工作，容易被領導忽視。調研發現，有的單位沒有將檔案工作納入年度目標考核，既便納入目標考評，檔案工作也是軟指標，沒有硬性規定，不能引起領導的重視。對檔案工作重視不夠的主要表現：一是檔案工作在個別單位領導心目中地位不高。二是對檔案工作人、財、物投入不夠。三是檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。

2.2 檔案人員不穩定，素質有待提高

主要表現是：個別單位檔案人員經常變化，特別是一些單位二級機構檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長的熟悉、適應過程，不利于檔案工作的深入開展；個別單位人員變換中，工作交接不規范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調查、工作創新上不夠。

2.3 檔案管理質量和利用效率有待提高

檔案管理的高質量是為檔案利用的高效率，但通過近年來調研發現，在檔案管理質量和利用效率上還有差距。表現為：一是有的單位歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準確;有的注重文件的歸檔，對材料的歸檔重視不夠，個別單位存在應歸檔的材料未歸檔的現象。二是檔案信息化程度不高，目前全市沒有統一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴重影響了檔案管理質量特別是檔案利用效率的提高。

3 機關檔案管理工作的對策

3.1 極強機關檔案程序的管控

強化檔案領導的領導管理意識，逐步完善檔案硬件設備，增加檔案庫房的管理，對購買的硬件設備進行細致的劃分，逐步引進計算機軟件和硬件管理平臺，建立完整細致的機關檔案信息存儲和檢索內部系統，提高檔案人事管理，將個人工資待遇、評獎等個人利益相互聯系，提高檔案人員管理的綜合素質水平，建立檔案主動管理工作，從根本制度上完善檔案資源管理辦法，及時歸納相關檔案制度，加強檔案內容的完整性和可靠性。

3.2 加強職業建設，提高專業化程度

加強機關檔案管理職業化建設，積極推動機關檔案管理專業化、專職化。機關檔案管理數字化，不僅要求機關檔案管理者從思想認識上轉變傳統的認識誤區，還要求懂得按照現代檔案工作的發展理念，自覺學習和更新相關檔案管理知識，積極運用現代數字化信息技術提升檔案管理水平。首先，要培養一批既能充分了解檔案管理相關知識，同時又能靈活熟練的操作計算機信息技術，培養自身更高層次和更高的綜合素質，滿足檔案數字化管理對于專業化人才的需求；其次，加強對檔案工作人員的業務培訓，不斷增強其文化素質和檔案意識，通過不斷更新學習理念和學習方法，掌握現代化檔案管理方法；三是要著力培養檔案管理者的檔案意識，切實對檔案及檔案管理的有正確的理解和認知，不斷增強其專業素質，不斷更新學習理念和學習方法，不斷提升檔案管理水平，促進檔案資源價值有效發揮。

3.3 加強制度建設，完善制度保障

建立健全機關檔案管理規章制度是推動檔案工作提質效、上水平的重要舉措。首先，完善檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善管理人員競爭上崗制度，選拔專業人才，充實檔案管理工作崗位，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。第三，加強檔案管理經費支付預算保障制度，切實保障檔案管理的相關耗材供給，改善檔案室條件，存儲、讀取軟件和計算機、錄像機、照相機等硬件也要不斷更新換代；保證教育培訓經費，定期組織管理人員學習培訓，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現代化水平和服務質量。

3.4 完善載體建設，構建數字化平臺

機關檔案數字化平臺是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯的機關檔案信息數據的集合。傳統上，檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而數字化技術能很好地，并且有效率地處理這些重復、大批量且有規律的數據與信息。機關檔案數字化平臺即充分利用數字信息技術，實現檔案資料數字化、信息傳遞網絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現代化、信息化轉型的重要舉措。推進機關檔案管理數字化要切實加強對數字檔案管理平臺的有效管理，不斷創新電子檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術方法，保證電子檔案的真實性、客觀性與完整性，實現機關檔案管理工作規范化、科學化、信息化，使檔案管理工作適應現代社會發展需求。

3.5 加強檔案的開發利用

機關檔案管理工作的最終目的就是要服務單位發展建設、服務群眾生產生活，充分體現挖掘機關檔案的價值。在機關檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機關檔案管理工作更加規范、更加科學，開發利用更加充分。

機關檔案管理工作的順利開展對我國經濟的發展和相關檔案的管理與保護具有積極的促進作用，對此，機關單位要做好檔案管理工作，不斷的完善檔案管理機制，并積極的利用現代化的技術來提升檔案管理工作的水平，從而有效的推動我國檔案管理事業的快速發展。

[1]黃新升.新形勢下機關檔案管理存在的不足與改進[J].卷宗，2018(12).

[2]張亞智.談機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].才智，2018(12).