大數據時代背景下的檔案管理研究

文/魏順霞，中山市古鎮鎮檔案館

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是國家檔案事業最基本的組成部分。隨著，大數據時代的到來，檔案信息量很大，采用傳統的紙質和人工管理方式，難以將現有的檔案信息資源充分的利用起來，檔案信息中的潛在價值也難以得到有效的開發。所以，必須要采用先進的技術對檔案進行管理，以提高其管理質量。

1 大數據對檔案管理的影響

1.1 有利于創新檔案管理理念

傳統的檔案管理工作均是以紙質形式進行的，不僅消耗大量的紙張、碳粉等辦公用材，不環保也不利于提高工作效率，還造成不同部門之間的重復存檔，給檔案整理和存檔、利用均帶來很大的壓力。加上，紙質存檔對檔案庫房保管條件要求高，一般鎮區單位的庫房條件難保證。紙質檔案在保管和利用的過程中，容易出現質量問題，甚至造成紙質文件損毀。因此，數字化檔案管理的發展，適應時代發展的要求，是一種創新的檔案管理理念。它通過無紙化管理，既能縮小檔案的物理儲存空間，又能使檔案制作、更新、查閱利用等工作更加便捷。將紙質檔案轉化為數字化檔案，并將檔案進行備份，也有利于提升檔案信息的安全性。

1.2 有利于提升檔案管理系統空間

在傳統的檔案管理工作中，要對檔案信息進行更新擴展會比較困難，所以檔案管理系統缺乏靈活性。隨著大數據時代的來臨，檔案的儲存方式發生很大的改變，使得其儲存空間大幅度提升，檔案管理系統更加靈活。比如，構建信息化的檔案管理平臺，利用云計算技術對系統結構進行設計，檔案管理人員可隨時將新的檔案信息更新到系統中。隨著系統中儲存信息的不斷增加，云計算技術可以對迅速的擴展服務器的容量，從而增強檔案管理的便捷性。例如，中山市文檔平臺是一種適用于24個鎮區及市直機關的信息化檔案平臺，它涉及文各類別檔案、業務檔案、編研材料、統計等綜合性能，涵蓋范圍廣，利用率高，操作簡便，可行性強，極大地提升了檔案管理工作。

1.3 有利于挖掘檔案信息的價值

檔案中的信息資源非常豐富，但紙質化檔案的利用十分被動，基本只能提供查閱服務，利用效果不高。如果要將大量的紙質檔案信息進行對比信息，將其中有價值的信息提取出來，無疑是非常困難的，工作量非常大。而在大數據時代，數字化系統則可以利用搜索引擎主動的將檔案信息資源利用起來，充分挖掘檔案資料的價值。比如，通過計算機技術，中山市文檔平臺可以跟鎮區政務平臺相對接，實現收發文直接歸檔到文檔平臺著錄處，然后核對歸檔；還可以利用軟件對檔案信息進行數據化管理，不僅可以實現通過關鍵詞搜索或著錄時手動對數據分類，對數據進行結構性分析，還能建立起相關的數據庫，形成統計報表，將檔案信息中潛在的價值充分的挖掘出來，為決策者制定策略提供全面的參考依據。

2 大數據時代背景下的檔案管理策略

2.1 對檔案管理結構進行調整

檔案管理是一項技能性工作，對技能要求較高，檔案崗位人員流動性大，技能低甚至存在無證上崗。大數據時代背景下，需要對檔案管理結構進行調整，以提高檔案管理工作質量。比如，安排檔案中高級職稱的人員負責檔案管理工作，檔案管理隊伍要求持證上崗，并對一定條件下的檔案管理人員進行技能評審，組織檔案實操培訓，技能競技等，以提高檔案管理隊伍的技能水平。

2.2 構建大數據檔案管理平臺

新系統代替舊系統，是適應時代的發展的要求。大數據時代背景下，檔案管理不再局限于紙質文件的歸檔管理，它發展到聲像、視頻、數字化、大批量存檔等，大數據檔案管理平臺應時而生。例如：中山市文檔平臺的開發和應用，不僅根據檔案管理的實際需求設置了基本模塊，還添加了綜合利用模塊，只要輸入關鍵字就可以搜索到平臺所有賬號的相關資料。不僅加強了檔案數據化管理，還提高檔案信息的共享，促進各鎮區和部門之間的交流溝通，從而提高檔案信息資源的利用率，提高檔案管理工作效率。

2.3 加強對檔案數據的安全管理

雖然大數據時代能夠給檔案管理工作帶來許多方便，但由于網絡具有開放性特點，所以也會增加檔案管理工作的風險。在大數據時代背景下，開展檔案管理工作，必須重視對檔案數據的安全管理，做好資料備份工作。在錄入檔案資料的時候要特別注意公開級別的選擇，對密件進行專人專項處理。

2.4 規范檔案利用審批程序

隨著社會經濟的發展，人民的生活水平好了，對出國旅游、定居，法律維權等需求越來越明顯，對檔案這一歷史事件的原始憑證的依賴度也越來越高。因此，規范檔案利用審批程序，保障個人隱私，防止不對外公開檔案外泄。比如，婚姻檔案的查閱，只能本人或者通過法律訴訟，委托律師過來查閱他人婚姻信息。

3 結束語

綜上所述，信息技術的全面應用和不斷更新，給檔案管理提出了更高要求，因此，大數據會對檔案管理工作產生許多影響，其有利于更新檔案管理理念、提升檔案管理系統空間，還能充分挖掘檔案信息的價值，提高檔案管理工作質量。在大數據時代背景下開展檔案管理工作，要對檔案管理結構進行調整、構建大數據檔案管理平臺、加強檔案數據的安全管理，規范檔案利用審批程序等策略，才能全面提高檔案管理工作的科學化水平。