檔案管理工作的現狀與創新分析

文/胡玥，天津市管道工程集團有限公司

1 檔案管理的存在意義

通常我們在進行檔案管理工作，其實就是匯總以及記載相關的信息，目的就是為了在后續的使用的時候保證能夠被快速的查閱。不管是哪種性質的單位，它的發展都與檔案息息相關。當然，因為社會在不斷發展，時代也在快速的變遷，現在的檔案管理工作已經不能與過去一樣簡單了?？偟膩碇v，它現在是檔案館管理檔案實體與檔案信息，并且提供利用服務的各項業務工作的總稱，同時也是國家檔案事業的基本組成部分。另外，檔案管理也存在很多的企業里面。它和信息管理工作的相同之處有很多，它是匯總和使用單位運營過程中的一些數據資料。從它的特性上面來看，該項工作的服務特色非常明顯。而國家文獻信息系統的重要組成部分就是檔案管理系統，因此其也是社會科學能力的主要支撐。

我想硬的不行來軟的，這次可得學聰明點，別弄得這么狼狽了。于是我又卷土重來。我拿來一筒米撒在地上，那只雞看見了，迫不及待地跑來啄食，趁它吃米的時候，我猛地一捉，它便成了我的手下敗將。

2 新時期檔案管理工作存在的問題

2.1 管理者的意識較弱

眾所周知，該項管理工作有著較大的工作量，并且較為繁瑣。不過許多的工作者并沒有對它的存在價值所認識到，只是將其當成是一個非?？菰锏墓ぷ鱽韺Υ?。因為其不重視管理內容，在開展工作的時候使得許多的單位負責人和基礎工作者非常消極。甚至有的工作者錯誤地認為該項工作其實就是匯總資料數據起，根本沒有對它的價值所在認識到。正是因為存在上述問題，才會使得該工作的效率不高。

2.2 制度有欠缺

因為單位的管理者對該項工作的重要性沒有意識到，這就使得相關的制度的系統性欠缺。通過實際情況的分析我們發現，絕大部分的工作相應制度為依托是欠缺的，這就使得工作開展的時候初選內容量過少，信息價值不高之類的問題。另外，在管理工作具體的開展的時候，目前制度缺乏對相關細節的約束，使得在檔案管理中各個環節的責任人沒有一一有效對應。這就使得管理有遺漏現象存在，繼而使得檔案不全面。

2.3 程序混亂

當今，許多單位都對該項管理工作的認知有錯誤，這就使得在選擇工作者的時候，沒有對工作者的工作能力加以考慮。因此在工作的時候，不能夠依據工作規定而開展，使得工作程序混亂，效率不高。

在產業二次改革期間，實現了“改組設立控股公司、搭建水電產業發展新平臺、擴大中國水務資本規模、重組新華咨詢業、調整新華實業產業結構”等重大進展，并正式更名新華水電為“新華控股集團”，完成了由直接管理企業的投資經營向產權管理和資產經營的集團公司轉型，對水利投融資平臺建設實施了充分的探索與實踐，積累了寶貴的經驗。

3 新時期檔案管理創新方案

3.1 管理意識要切實強化

無論是個體亦還是組織，意識層面上一旦有欠缺的話，就會使得該工作不被關注。我們對于這種現象，一定要對合理的方法采用，對管理的具體要素所認識，進而將工作的存在價值加以明確。提升檔案管理意識，會讓單位領導及相關工作人員對檔案管理對于單位長期發展的作用所認識到，其必然會重新認識與規劃檔案管理，進而實現管理方案的創新，使管理效率有效提高。

隨著經濟時期的到來，行政事業單位的財務會計問題日益突出。這就要求相關組織關注財務會計內部建立中的相關問題，增強相關單位之間的聯絡，完善相應的制度。施行監測和預防系統。改善員工效率分配不均的問題以及行政工作與財務會計之間的聯絡。自1998年施行《行政單位會計制度》和《機構會計制度》以來，它在規范行政機構的會計和行政機構財務管理中發揮了重要作用。但是，隨著購物中心經濟體制的逐漸完善，公共財政構造的樹立，政府財政管理體制變革，如收支變革和財政收支逐漸施行。行政機構的經濟活動日益紊亂，財務管理請求日益動人。會計制度越來越不合適當時的狀況變化。

3.2 檔案信息要合理利用

明確檔案管理的目的，制定周密計劃，穩步推動相關工作；首先實現檔案史料的數字化，在進行數據庫建設；通過合作開發、研究，對檔案管理、適用范圍的理論和實踐進行分析，提高檔案分類管理效率，減少檔案管理工作量；建立完善的檔案數據庫，及時進行檔案史料匯編，公布相關數據庫，提高檔案數據庫的實用性；保證檔案數據庫建設的資金、人力、物力投入到位。

3.3 合作開發檔案數據庫

之所以我們對檔案管理工作的開展，其目的就是為了將檔案合理的使用。檔案管理的基礎意義就是儲存與使用信息，從而使對應的使用效益達到。在管理工作開展的時候，作為基礎工作者可通過恰當的分類體現精準信息，便于使用人的使用。同時，在管理工作開展的時候，作為工作者必須要將自身的權責明確，使自身的服務意識提升。

3.4 提高檔案館員綜合素質

隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理模式已經難以適應經濟社會發展的需要，檔案管理作為社會服務的重要工具，需要提高檔案管理人員的綜合素質，與時俱進，及時學習相關管理新技術、新方法。檔案管理員要提高檔案管理觀念，意識到檔案管理的重要性，改變傳統檔案單純保管的方式，重視對檔案的綜合利用，建立信息一體化管理模式。檔案管理員要掌握相關計算機技能，適應新形勢下檔案管理的需要，利用先進的信息技術手段開發檔案信息資源，挖掘檔案信息價值，提高檔案信息資源的共享效率。

3.5 增大檔案宣傳力度

檔案包含了社會發展各行各業的信息，是時代發展的詳細記錄，蘊含著豐富的社會文化，檔案作為文化的“母資源”，已經受到了很多國家的重視。2015年總理李克強在政府工作報告中明確指出要發展檔案事業，要想更好地讓檔案服務社會建設，就要讓更多的人意識到檔案的重要性，并充分利用檔案帶來的價值。在人們日常生活中，檔案的重要性常常被人們忽視，對檔案的利用不夠重視，對檔案重要性的宣傳也不夠重視。所以，要提高對檔案的宣傳力度，發揮網絡媒體的優勢，讓社會大眾意識到檔案潛在的價值，在進行宣傳時強調檔案的價值型，通過對檔案作用的全面的宣傳，更好地促進檔案管理的發展。

4 結束語

為了能夠將檔案管理工作水平提高，檔案管理負責人一定要結合現代社會信息化快速發展的趨勢，對本單位在制度完善、員工素質、資料完整性以及工作流程等方面存在的問題認真分析，在符合法律法規要求的范圍內，對切實可行的應對措施積極采取，并嚴格規范執行，保證檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上，進而能夠取得持續性、健康發展。