電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)問題的探討

文/王玉玲，國網(wǎng)福建龍海市供電有限公司

1 電力檔案的重要性

電力檔案在電力行業(yè)占據(jù)重要地位，能夠影響管理人員的相關(guān)決策，而檔案管理又是企業(yè)管理過程中的關(guān)鍵，決定管理人員能否獲得最新消息做出最佳的判斷和決策。電力檔案涉及到種類繁多、信息量龐大的各種檔案資料等，真實地記錄電力建設(shè)與發(fā)展過程中的所有事件，是電力事業(yè)從無到有的真實寫照，并在電力事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用，成為無法分割的一部分。電力檔案是電力事業(yè)發(fā)展最原始的記錄資料，覆蓋年代極其長久，而且保存的檔案資料也很完整，因此擁有極大的參考價值。基于我國電力檔案管理的情況而言，對檔案管理必須有新的理念來推動，才能更好地為電力企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展提供有效的保障。

2 檔案現(xiàn)代化概述

2.1 檔案利用信息的意義

檔案信息利用能夠在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)提高檔案管理水平，及時收集最新信息，并與社會信息相結(jié)合，隨時對檔案信息進(jìn)行調(diào)整更新，提高檔案信息準(zhǔn)確度，并為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。同時鼓勵檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高檔案利用率，為企業(yè)開發(fā)新的信息資源服務(wù)，讓電力企業(yè)的發(fā)展更上一層樓。

2.2 電力檔案利用的要求

電力工作是一個專業(yè)性較強(qiáng)的領(lǐng)域，本身的發(fā)展關(guān)系國計民生。在現(xiàn)代檔案管理中，大量的信息技術(shù)代替人力工作，但是還有部分文書檔案仍然需要人工操作，比如信息錄入、信息整理等。要充分發(fā)揮檔案信息價值，利用現(xiàn)代管理法提升檔案管理水平，為電力企業(yè)發(fā)展提供幫助，從而保證電力企業(yè)高效率的檔案管理，滿足企業(yè)所需。

3 電力工程檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理工作重視度低

傳統(tǒng)電力工程建設(shè)中只注重工程施工相關(guān)工作，把工作中心放在工程成本控制、進(jìn)度及質(zhì)量上，卻忽略電力建設(shè)檔案管理工作，甚至在工程建設(shè)中沒有設(shè)檔案管理部門，造成檔案數(shù)據(jù)信息材料丟失，從而影響工程進(jìn)度。同時，由于企業(yè)管理者缺少相關(guān)檔案管理意識，造成下屬基層人員思想認(rèn)識不高，對檔案管理工作不夠重視。在工作中不僅不配合從事人員進(jìn)行材料交接，甚至對其排斥抵抗，從而影響工程施工進(jìn)度和質(zhì)量。

3.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低

由于電力工程檔案管理部門建設(shè)歷史時間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時調(diào)用過來，大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學(xué)、合理有序地展開。同時，由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項工作，檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時間短且其綜合素質(zhì)不高，不能有效順利開展工作，甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節(jié)，無法驗證上報文件材料真實性，甚至導(dǎo)致檔案信息源丟失。

3.3 檔案信息化程度低

在管理工作中，由于上級部門重視度不高，資金不到位等外在因素影響，檔案管理工作數(shù)字化普及率極低。工程材料記錄工作多依賴于紙質(zhì)文檔，從而給檔案查閱、歸檔等工作造成極大不便。而隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，數(shù)字化、智能化管理系統(tǒng)在工作學(xué)習(xí)中逐步普及，如電力企業(yè)無法跟上時代發(fā)展的步伐，進(jìn)行企業(yè)電力工程檔案信息化管理，將會在項目工程工作中形成短板，嚴(yán)重制約項目工程開展。

4 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的措施

4.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策力直接影響著檔案管理工作的開展，因此在加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的過程中，首先就要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案管理工作的開展才能更加的順利。主要可以從以下幾個方面進(jìn)行。第一，加大檔案管理的宣傳，定期對員工進(jìn)行檔案教育和培訓(xùn)，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工意識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)和全體人員的重視。第二，加大對檔案管理在設(shè)備和機(jī)制上的完善力度。建立科學(xué)、有效的檔案管理系統(tǒng)，在企業(yè)薪酬機(jī)制上對員工的薪資待遇進(jìn)行改革，提高檔案工作人員的工作熱情，使得他們能夠積極主動的投身到檔案管理工作中去。

4.2 完善檔案管理制度，提高工作人員素質(zhì)

隨著電力企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)所需要的文件和資料也隨之增多，這對檔案管理人員來說工作難度加大，工作的效率和質(zhì)量受到影響。因此，電力企業(yè)要根據(jù)企業(yè)改革和發(fā)展的現(xiàn)狀，對檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善，建立適合電力企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理制度。還可以為員工提供去高校深造的機(jī)會，拓寬員工的眼界，從而促使員工更好的為企業(yè)服務(wù)。

4.3 加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理專業(yè)人才隊伍建設(shè)

加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理不僅需要在相應(yīng)的信息技術(shù)的配備與引進(jìn)上下功夫還需要在檔案管理的專業(yè)人才隊伍進(jìn)行加強(qiáng)，這就需要供電企業(yè)在檔案管理人員招聘的時候需要多關(guān)注其專業(yè)性，并在工作當(dāng)中定期進(jìn)行培訓(xùn)，不斷更新檔案管理的理念，提高其現(xiàn)代化檔案管理的技能，并加強(qiáng)對于檔案管理信息化管理軟件的了解與應(yīng)用，在了解信息化管理原理的基礎(chǔ)上應(yīng)對軟件的更新?lián)Q代，并且可以每年舉辦相應(yīng)的活動或比賽來對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的考察，促進(jìn)員工主動提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。

5 結(jié)束語

電力企業(yè)中檔案管理對其電力企業(yè)的生存與發(fā)展意義重大，作為電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視企業(yè)檔案管理工作，積極采取措施完善企業(yè)檔案管理的工作，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持，不斷提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。