初探企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用

文/蔡晶晶，常德市經(jīng)致遠(yuǎn)土地整理開(kāi)發(fā)有限公司

1 文秘工作對(duì)企業(yè)管理的必要性

當(dāng)代社會(huì)逐漸步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)的普及在推動(dòng)企業(yè)革新進(jìn)步的同時(shí)也為其增加了市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)危機(jī)。面對(duì)高速發(fā)展的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目的都是以發(fā)展經(jīng)濟(jì)、擴(kuò)大收益為主，因此文秘工作要求為企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)，主要工作為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、增加產(chǎn)品價(jià)值。這需要企業(yè)秘書(shū)無(wú)論在思維模式上還是認(rèn)知方式上都需要緊跟時(shí)代發(fā)展，使自身的工作方法能夠隨時(shí)滿足經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展需求，進(jìn)而提高自身業(yè)務(wù)水平。隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的逐漸成熟，企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展危機(jī)與機(jī)遇共存，朝著一體化、復(fù)雜化、數(shù)據(jù)化發(fā)展的金融市場(chǎng)要求當(dāng)今企業(yè)無(wú)論是從經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略上還是生產(chǎn)模式上都應(yīng)更具機(jī)變性、前瞻性，從而加大了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者管理者的決策難度，因此秘書(shū)擔(dān)任的日常管理工作就應(yīng)最大程度發(fā)揮其建議作用。

2 企業(yè)管理與文秘的綜合作用

2.1 創(chuàng)新思想，變革理念

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力顯得越發(fā)重要，對(duì)此管理人員需從各方面提高企業(yè)資源利用率以提高企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，難免會(huì)受到金融市場(chǎng)變化的影響，為減少此變化帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)阻礙，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)靈活且嚴(yán)格把握市場(chǎng)發(fā)展預(yù)測(cè)評(píng)析，根據(jù)實(shí)際情況轉(zhuǎn)變發(fā)展戰(zhàn)略。在此過(guò)程中，企業(yè)行政文秘應(yīng)積極發(fā)揮總體管控作用，從確保基礎(chǔ)生產(chǎn)正常運(yùn)行到企業(yè)宣傳銷(xiāo)售活動(dòng)都需要秘書(shū)創(chuàng)新原有管理思想，將業(yè)務(wù)理論知識(shí)與實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，并在此過(guò)程中根據(jù)實(shí)際要求隨時(shí)革新自身工作思維，積極了解參與市場(chǎng)性經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，掌握市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)并收集、提煉、分析有關(guān)數(shù)據(jù)，為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展做好指導(dǎo)性基礎(chǔ)，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出更加科學(xué)全面的決策方針。因此企業(yè)文秘工作需強(qiáng)化其全面性、時(shí)代性、服務(wù)性與效率性。

2.2 發(fā)揮建議作用，推動(dòng)企業(yè)良性發(fā)展

只有懷有較高事業(yè)心與責(zé)任感的秘書(shū)才能從根本上擔(dān)任好為領(lǐng)導(dǎo)決策提出建設(shè)性意見(jiàn)的角色。秘書(shū)日常工作涉及輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者管理企業(yè)，以企業(yè)內(nèi)部發(fā)展大方向、宏觀戰(zhàn)略為中心，需要隨時(shí)和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略、品牌思想保持一致。對(duì)此，企業(yè)秘書(shū)若要真正發(fā)揮其建議作用，不僅要進(jìn)一步提升自身互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等硬性技能水平，同時(shí)還要加強(qiáng)自身對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的觀察敏銳度與信息分析能力，以保證建議作用的真正有效性。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的技術(shù)發(fā)展速度加快，信息普及程度廣、信息更新速度快，只有掌握最新最先進(jìn)的信息才能為企業(yè)發(fā)展奠定可靠的基礎(chǔ)。除此之外，面對(duì)大量信息，秘書(shū)需運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)對(duì)其進(jìn)行整理分析，從中提煉出適合企業(yè)發(fā)展的有效信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策提供更加科學(xué)的建議協(xié)調(diào)，同時(shí)也可根據(jù)收集整理所得的信息與企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀設(shè)計(jì)方案，增加領(lǐng)導(dǎo)決策選擇范圍，減小決策風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 減小工作風(fēng)險(xiǎn)性，延伸工作領(lǐng)域

近年來(lái)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)革新發(fā)展速度加快，企業(yè)秘書(shū)的日常工作內(nèi)容逐漸復(fù)雜化，其工作領(lǐng)域也不斷延伸，同時(shí)涉及到企業(yè)的內(nèi)部外部經(jīng)濟(jì)事務(wù)的處理，無(wú)論是生產(chǎn)協(xié)調(diào)、接待合作人還是企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的溝通等都需要秘書(shū)以企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為主要方向?qū)ζ溥M(jìn)行輔助管理。在對(duì)外方面，秘書(shū)的主要工作涉及收集整理并分析有效信息，提交調(diào)研報(bào)告與重要問(wèn)題，設(shè)計(jì)組織并參加相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，配套企業(yè)產(chǎn)品組織相關(guān)發(fā)布、訂貨、慶典等活動(dòng)。除此之外，為適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展速度與水平，秘書(shū)不僅需要幫助企業(yè)打通經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)內(nèi)部的聯(lián)絡(luò)，建立與經(jīng)濟(jì)合作伙伴、客戶的良好發(fā)展關(guān)系，還需要保證和政府建立和諧的合作關(guān)系。為了企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，秘書(shū)需要運(yùn)用自身高水平的語(yǔ)言交際能力、作文能力與敏銳靈活的觀察、考察、分析思考能力進(jìn)行日常經(jīng)濟(jì)交流活動(dòng)工作，同時(shí)還需要在日常工作中注意培養(yǎng)自身活動(dòng)策劃能力、現(xiàn)代公干理念和公關(guān)能力，進(jìn)而與各方建立融洽的交流關(guān)系。如此才能最大程度滿足領(lǐng)導(dǎo)需求，進(jìn)一步延伸自身的工作領(lǐng)域，以促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

2.4 持續(xù)學(xué)習(xí)，迎接新的發(fā)展挑戰(zhàn)

面對(duì)市場(chǎng)轉(zhuǎn)型，企業(yè)只有科學(xué)分析市場(chǎng)走向并抓住創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇才能在當(dāng)下經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中增加自身核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)此，秘書(shū)作為企業(yè)運(yùn)行的高層管理人員，必須在充實(shí)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)的前提下為領(lǐng)導(dǎo)日常管理提供有效幫助，這就要求秘書(shū)無(wú)論是技能上還是知識(shí)上都趨向復(fù)合型發(fā)展，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)拓展原有生產(chǎn)空間。為了充分適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)，企業(yè)秘書(shū)的日常學(xué)習(xí)不僅需要包括例如互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳真復(fù)印等現(xiàn)代社會(huì)日常辦公的一些技術(shù)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代社會(huì)一些先進(jìn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展理念與成功案例，只有將與時(shí)俱進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)與現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展情況充分結(jié)合，秘書(shū)才能有效發(fā)揮作用，準(zhǔn)確地收集提煉信息，將之作為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要信息資料，為企業(yè)運(yùn)行戰(zhàn)略設(shè)計(jì)提供信息指導(dǎo)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

總而言之，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的日益繁榮，企業(yè)發(fā)展面臨著創(chuàng)新改革的重要階段，結(jié)合當(dāng)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論樹(shù)立有效的企業(yè)管理體制是當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)。面對(duì)新的發(fā)展機(jī)遇，秘書(shū)要積極轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。