基于信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究

1 引言

在如今的現代社會，人事檔案信息利用是既定事實，檔案的信息開放已經成為檔案工作的主流發展趨勢，不光是在國內，在全世界范圍內，這都是一個主流的趨勢。同時，檔案的信息開放程度，利用效果還逐漸成為了檔案工作發展的考核標準之一，也是大眾所認可的實現檔案價值的重要途徑之一。

在檔案公開成為主流的基礎之上，人們對于檔案之中的隱私保護問題也越發關注了，檔案與個人切身利益密切相關，若是隱私泄露，就會產生極大的隱患。而且，隨著信息技術在檔案管理當中的應用越來越廣泛，檔案信息更加容易被泄露，隱私保護也因此面臨著更大的挑戰。面對著公民隱私權意識的逐漸提高，隱私問題已經得到了社會的廣泛關注，檔案信息很有可能會被有心人利用，成為其犯罪的契機。

因此，如何實現利用好檔案信息公開帶來的好處，同時又保護好檔案隱私，避免出現安全問題，是我們應該去思考和探討的。

2 信息公開對人事檔案管理工作的影響

2.1 信息公開有利于發展人事檔案管理工作

人事檔案的信息公開指的是接收、加工、輸出與運用人事檔案信息的過程。信息公開是對人力資源的重新整理和管理。信息公開使得人力資源信息的價值得到最充分地應用，是人事檔案信息的價值得到充分體現的方式，從而成為了人力資源管理的重要手段之一。首先，信息公開能夠及時得到反饋信息，以便管理人員能夠從反饋信息中發現不足，及時整改，利于人事檔案建立。其次，信息公開還可以發揮人事檔案的基礎功能，讓人事檔案的利用率得到顯著的提高。

2.2 信息公開有利于人才隊伍建設

人事檔案記錄了人事的各種信息，記錄了人才在實踐中的各種活動，信息公開為各級部門、組織了解人才信息提供了便利，提高了人事管理的效率。同時，用人單位可以對人事檔案進行查閱，從中看出人才的基本概況、社會經歷和專長愛好，為崗位安排提供基礎信息，有利于實現人盡其用，讓人才在最適合的自己的崗位中工作，有利于工作效率的提高。

2.3 個人隱私信息在于泄露危機

在信息資源開放利用的過程中，個人隱私信息遭到侵犯，遭遇泄露是最常見的問題。在這一過程中，侵犯隱私的方式主要有兩種：故意侵犯和過失侵犯。具體來說，在開放檔案資料的過程中，工作人員會因為缺乏隱私保護的意識而在未征得隱私主體的同意之下，就將涉及隱私的信息給予公開；第二種情況是工作人員未能遵守職業道德規范而故意謀私，構成了侵權。無論是故意侵犯和是過失侵犯，其中涉及的原因是方方面面的，檔案信息公開已經是既定事實，這是無法改變的，盡管信息公開帶來了不小的不便，但是我們要在利用好信息公開帶來好處的同時，采取一些措施來確保信息的安全，避免隱私泄露。

3 基于信息公開對于人事檔案管理工作的對策

3.1 尋求開放利用中隱化保護與限制的平衡

由于大家都認識到了信息公開對于人事檔案管理工作的好處，同時也清楚地知道信息公開會泄露隱私。因此，我們需要尋求檔案信息公開中隱私保護與限制的平衡。檔案開放涉及到個人隱私與公共利益之間的沖突，需要明確地限制個人隱私的條件和范圍，這其中必定有取舍和妥協，但這應該是商議協定的結果，只有明確了隱私范圍，才能真正發揮檔案利用價值，又能保護到個人隱私。

3.2 檔案開放利用中資料保護化構的職能與責任

在國外，有關檔案信息保護，是由第三方，即專門的檔案保護協會來負責的。早在1970年，德國就率先設立了資料保護專員保證資料保護法的實施。美國還成立了相關的隱私保護研究委員會、國家審查委員會等資料保護結構，以此來保障信息的安全。這些機構雖然都是名稱各異，但是他們都是第三方機構，即不涉及到檔案利用方和隱私擁有者的利益，而是完全獨立于兩者的第三方機構，同時，他們也會負責為檔案管理工作提供建議，監督和審查管理工作。可以說，這些機構同時擔任著多重角色，既是宣傳員、審計員，又是調查員和法律監督者。同時，這些資料保護機構還對檔案隱私主體的隱私權提供權利救濟，面對在權力關系中相對處于若是的隱私權所有者，資料保護機構會擁有一定的司法只能，受理相關的訴訟，開展調查，協調糾紛，真正保護民眾的隱私權。

因此，我們也可以學習和借鑒國外的這種方法，成立專門的資料保護機構，切實將檔案信息的保護工作落地做實，同時，也要牢記，第三方機構在辦公的同時，也要遵循工作信息公開透明，秉承著公平公正公開的原則辦事。

3.3 建立三方的權責關系協調

檔案信息公開和與此帶來的隱私安全問題，涉及到信息當事人、信息控制者和信息利用者三方，他們分別對應的是隱私主體、檔案保管機構或部門以及信息利用者三方。其中，檔案工作者是隱私主體和檔案利用者之間的橋梁和紐帶，既有保護檔案信息當時人的隱私不被不合理泄露和利用的責任，也有開放檔案信息供社會共享利用的責任；而隱私主體作為其中的直接利益關系人，有權力保護自己的隱私不受侵犯，檔案隱私主體應對檔案中所包含的個人隱私信息享有知情權、審查權和錯誤更正權等，；信息利用者應當為檔案工作服務，對檔案信息進行合理地利用，當然，他們也擁有在一定范圍內合理利用信息的權力。這三者之前的關系應當是互利共生的，三者之間的權力責任也不能混淆，應當處于界限之中，不能越界。

4 結語

總而言之，檔案開放是時代的要求，但是處理隱私問題也是時代的要求，如何處理兩者之間的關系，正是本文所探討的，我們應當不遺余力地做好檔案管理工作，實現個人利益與公共利益的雙贏。

[1]梁偉杰.基于信息公開制度下的高校人事檔案管理機制研究[J].內蒙古科技與經濟,2017.

[2]單曉林.信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究[J].中國衛生標準管理,2015.

[3]樊友平,張才明.信息技術對人力資源管理模式的影響[J].企業經濟,2011.

[4]王中秋.信息公開對高校人事檔案管理工作的影響與對策[J].城建檔案,2009.