物料主數據管理工作中存在的問題及措施

文/董維安，中國石油天然氣股份有限公司撫順石化分公司

中石油的物料主數據是ERP系統中MM模塊中最基本的信息單元，它是關聯計劃、生產、庫存、采購、財務、成本等模塊的初始基礎數據，并貫穿在整個生產、檢維修和項目建設管理流程中，對ERP系統的運行效率起到關鍵性作用。為確保采購物資的名稱、型號規格、技術參數等清晰準確，就需要我們進一步完善物料主數據的管理工作，分析其中存在的問題及改進措施，調整基礎管理的思路，進一步提升物資管理水平。

1 物料分類與物料主數據的原則

1.1 物料分類與物料主數據基本情況

中石油現行的物料主數據體系是以新版《SY/T5497石油工業物資分類代碼》分類原則為依據建立的，通過專門的物料數據管理平臺MDM平臺進行申請、審核與管理的。

1.2 物料主數據的唯一性

唯一性指一條物料主數據只能代表一個指定的物料，即某一個物料只能找到一條相對應的主數據，因此，物料主數據的唯一性是主數據中最根本的特性和必須嚴格遵守的基本原則。

1.3 物料主數據的可讀性

物料主數據的目的是為了便于對信息進行快速的檢索、查詢、分類、匯總等處理操作，物料主數據的設計應力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯誤概率，提高操作的效率。

1.4 物料主數據的穩定性

穩定性是指物料主數據一旦分配、只要信息的基本特征沒有發生變化，就應保持不變。例如：同一項目的名稱、同一工藝的位號、同一設備的名稱、同一材料的型號規格都必須采用相同的物料主數據并保持穩定不變。

2 物料主數據管理中存在的主要問題

2.1 物料主數據在整個流程中存在的問題

物料主數據應用于計劃、采購、入庫、出庫到結算的全程。計劃、入庫等各業務管理要求不同，對物料主數據描述精細程度也不一致。有時會出現矛盾，這些矛盾體現在主數據的使用中，造成工作被動。例如：報計劃時要求不能指定廠家，只描述物料性能等參數，通過招議標工作才能確定品牌，入庫時應有明確的產品型號，以上環節均使用同一描述，要求描述符合以上所有要求，如果產品沒有統一標準，就會出現帶有廠家信息的描述。

2.2 物料主數據幾個常見的問題

物料主數據的重要性近年來逐步提高，管理部門與業務員如不加強重視就會出現問題。

一物多碼：物料主數據必須具有唯一性，一條物料主數據只能代表一個指定的物料，某一物料只能找到一條相對應的物料主數據。因此，物料主數據的唯一性是主數據中最根本的特性和必須嚴格遵守的基本原則。然而，目前在ERP系統實際運行中，一物多碼情況卻非常普遍，可能在同一品名或不同品名中出現，原因是各廠提報主數據人員對物料的習慣稱呼不同，申請主數據時不夠細致，未使用規范名稱，或由于業務水平和不夠重視等因素在不同的品名下進行申請造成同一物資出現不同名稱。再有可能就是同一物資只要描述稍有變化，就會增加一個新的物料主數據，其結果是同一種物資的主數據有好幾條。

一碼多物：其中描述完全一樣，庫存物資卻是不同的物料主數據，造成采購物資不準確，到的貨物不能使用或質量不能保證，既增加了庫存積壓，而且還有造成生產事故的風險。

物資需用計劃工作中也存在套碼及對物料主數據描述含義理解不清的問題，工作人員對物資技術標準了解不夠全面，而過分依賴于供應商提供的產品屬性及技術要求，因此管理部門與業務人員需要加強對標準庫的建立與學習，增強對實物的了解，否則不利于供需雙方合作共贏。

2.3 物料主數據在系統應用中存在的問題

ERP上線初始，部分歷史業務數據不規范但卻急需進入系統，因此產生了特批數據，這部分數據影響了業務的運行并成為不合格數據。隨著業務需求深化及信息系統功能的完善，基礎數據會由于不符合新要求成為不合格數據。如計量單位要求使用標準單位，會造成使用非標準單位的物料主數據成為不合格數據，這些不合格數據被停用需要重新物料主數據，并對已有業務數據進行處理。

基礎數據停用等需要在各個信息系統間協同處理，這對生產系統應用影響很大，造成作停滯等，是影響正常業務工作和系統應用的重要問題。

2.4 物料主數據問題出現的原因

物料主數據出現的問題主要有以下幾個方面：物料主數據申請人員為各基層單位材料及設備管理人員，人員水平參差不齊，更換頻繁，缺乏專業知識，對所需要的物資沒有正確的認識，對相關物資標準不清楚，不能將需求物資準確轉換成公共數據平臺中的標準描述；不同的人對同一物資的名稱習慣叫法不一樣，或以該物資的屬性理解不同；ERP系統的物料主數據申請沒有嚴格的申請審核指南，物料主數據缺乏統一的規則等，導致了不斷新增物料主數據，造成重碼、多碼、錯碼現象，破壞了物料主數據使用的穩定性和延續性。

3 物料主數據管理的改進措施

3.1 物料主數據申請審核實行專業化管理，加強物料主數據管理要求

跟據當時管理實際情況，我們采取了增加專業級審核的流程，讓物資采購部各專業采購的業務人員進行線上一級審核，以確保物料的唯一、準確性、可用性，充分發揮一級審核專業性、二級審核的規則性作用，對不符合要求的堅決給予退回，在問題的源頭上把好關，保證物料主數據的準確性與規范性。

3.2 進行統一的物料主數據申請、審核培訓，并下發操作手冊。明確一些通用的規范要求

物資采購部定期組織物資專業知識培訓，包括申請人員及審核人員，培訓結束后進行統一的考試。

3.3 完善制度建設

為使物料主數據管理更加規范化，做到有章可循。在《物資采購計劃管理規定》中對物料主數據流程和要求及考核等做了明確的要求。為貫徹落實新制度，物資采購部組織進行了公司級和物資采購部兩個層面的制度培訓，通過培訓學習、考試競賽等多種形式，向涉及物料主數據管理和業務操作的各崗位人員宣講。在制度執行一段時間后，由于MDM系統和業務流程的調整又組織人員對規章制度進行了全面梳理評價和修訂完善，力爭做到用好的制度約束人，用好的制度來保護人，為全面提升物資采購管理水平打好基礎。