新形勢下學校檔案管理信息化建設的思考

彭恒浩

【摘 要】 本文敘述了學校實行檔案信息化的必要性及意義，通過對學校檔案信息化建設現狀分析，提出信息化檔案的設想和展望。檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的集成，在檔案信息化建設中必須注重軟、硬件工程建設并舉；加強檔案信息化建設管理復合型人才培養。

習近平總書記在黨的十九大報告中指出，要增強改革創新本領，善于結合實際創造性推動工作，善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作。2002年11月25日，國家檔案局、中央檔案館向全國檔案部門下發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是促進檔案管理現代化水平全面提高的一項重大舉措。隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的發展和應用，學校檔案管理信息化已成為實現學校可持續發展的重要保障。

【中圖分類號】R715 【文獻標志碼】

A 【文章編號】1005-0019（2018）21-273-02

1 學校檔案信息化建設的必要性和意義

1.1 檔案信息數字化的概念 檔案信息的數字化是指利用數據庫技術、 數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

1.2 檔案信息化建設的必要性和意義 檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。檔案管理信息化、網絡化建設，給管理人員帶來的效益和收益：一是提高工作效率。檔案收集、整編、借閱、歸檔工作量大，費時費力；信息化后信息一次錄入反復使用，數據共享，方便打印、借閱，統計，整編，提高工作效率。二是檢索查詢方便。傳統方式查找檔案不但費時費力，反復查閱會對檔案損壞，檔案完整性受到影響；信息化后可即時查閱，既省時省力又避免損壞，極大減輕工作人員負擔。三是保證檔案安全。傳統方法檔案借閱手續繁瑣，容易在借閱、轉接、歸檔中出現偏差、遺失現象；信息化后每次借閱都有電子平臺記錄可以追溯，減少了檔案管理差錯的出現。

2 學校檔案信息化建設的現狀

2.1 對檔案的重要性認識不足 我國學校檔案信息化管理仍處于起步階段，信息化管理的制度還不夠完善，資金支持投入不足，學校整體數字化管理還不夠普及，數字化檔案信息涵蓋的內容不夠全面。

2.2 學校檔案在收集中存在困難 檔案收集是信息化建設中的重要環節，學校檔案涉及面廣且繁雜，跨度大，涉及黨政文件、制度、任命，學籍檔案，人事檔案、基建工程預算檔案，設備招投標檔案等等，檔案內容要求規范、準確、完整，大部分資料屬于永久性保存，因此儲存量大，傳統手段保存必然會增加檔案收集和保存的困難。

2.3 學校檔案信息化管理人員的水平有待進一步提高 新時期下學校檔案信息化管理對管理人員的專業水平要求高，電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業知識，還要不斷提高現代化管理技能。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學科范圍，使檔案工作成為一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性的學科。現有學校檔案管理人員基本是由其他工作崗位轉入，或者兼任，很少一部分是檔案管理專業畢業，缺乏信息化操作能力，學校對于管理人員的培訓還不足。

2.4 學校檔案管理系統缺乏統一標準的管理軟件 學校一般采取自行開發或引進的方式使用檔案管理系統，信息化程度不統一，也無法做到資源共享或異地查詢。

2.5 檔案檢索工具陳舊 現在大部分檔案都已實行電子化目錄查詢，但很多檔案內容查詢還是采用編號查詢后，再查找紙質檔案，檔案信息的整理、編研、查找、利用還不能實現電子化。

3 學校檔案信息化建設設想及展望

3.1 充分認識檔案信息化管理的重要性 隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。因此學校要加強頂層設計，將檔案管理信息化建設與現代化校園建設結合起來，應該加大對檔案信息化人力、物力 財力的支持力度，要上升到建設現代化強國的高度，要看到學校檔案管理信息化建設是實現學校可持續發展的必由之路。作為檔案管理者要增強自己的使命感和責任感，積極投入到建設中去，各部門也要正確認識和配合檔案管理部門的工作，促進信息化建設的快速發展。

3.2 高度重視檔案信息化的制度建設 管理工作上水平首先要完善制度建設，實現規范化管理。檔案信息化建設內容十分豐富，是一個系列工程建設，包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數據庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數字化）、應用系統建設（檔案管理系統建設、電子文件中心建設、檔案網站建設、數字檔案館）、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統工程建設。因此要建立一整套系統化理論化的管理制度，建立合理、科學、有效的檔案管理工作流程，保證檔案管理信息化建設的順利開展。

3.3 加強檔案管理隊伍建設 檔案事業的發展和騰飛，既要依靠科學技術的發展進步，又要依靠高素質管理隊伍。首先應加大檔案管理和信息化管理人才的引進；第二應加強對現有檔案管理人員的業務能力、思想道德素質的培訓；三是要建立有效激勵機制，調動檔案管理人員信息化轉化的積極性；四是加強各部門團結合作，將一些電子化檔案在部門提前完成。

4 結束語

新形勢下的檔案信息化建設已經成為一種必然趨勢，也是時代發展的必然要求。實現學校檔案信息化管理，跟上時代步伐，認真落實《檔案法》等有關法律、法規及管理制度，推進依法治檔、加強檔案管理工作，深刻認識加強檔案科技發展、檔案信息化建設、檔案管理隊伍建設及不斷提高檔案管理人員素質的重要性、必要性和緊迫性，堅持高起點要求、高標準定位，為學校事業發展貢獻力量。

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