街道辦事處檔案管理現狀分析及對策探討

文/陳曉輝，山東省萊陽市城廂街道辦事處

近年來伴隨我國社會與經濟的持續發展，再加上城鎮化步伐的不斷深入，街道辦事處的作用變得愈發關鍵，社會各界對于街道辦事處的重視程度也就越來越高。街道辦事處檔案其不僅屬于街道辦事處管理、服務以及發展的真實歷史記錄，同時也是經驗總結、計劃制定、問題處理以及管理優化的重要依據，是否能夠加強檔案管理直接關系到街道辦事處各項工作的開展。因此，如何加強街道辦事處檔案管理就成為當前急需解決的重要課題。

1 街道辦事處檔案管理現狀

1.1 檔案管理基礎設施較差

因為部分街道辦事處本身經濟方面的制約，再加上思想方面對于檔案管理的認知不足，往往在檔案管理方面的資金投入存在不足。縱觀當前街道辦事處的檔案管理條件，檔案室整體較為簡陋，甚至存在作為雜物堆房間的情況。與此同時，因為資金方面的限制，檔案管理僅僅是簡單的配備了電腦，但這些電腦本身的年代較長，性能顯然已經難以滿足當前這個時代的相關要求。

1.2 檔案管理規章制度不完善

因為內部對于檔案管理的認知存在缺失，導致街道辦事處在檔案管理實際工作中存在松散的現象，有關檔案管理的收集、整理、儲存、使用等諸多流程均缺乏系統的管理制度，傳統的管理制度僅僅簡單的描述了上述流程，并沒有針對對應的職責、任務進行明確的劃分，使得檔案管理制度流于表面形式。

1.3 檔案管理隊伍素質參差不齊

“互聯網+”時代的到來，各行各業都在進行著全面的轉變，檔案管理自然也不例外。信息化帶來的檔案行業更新，對廣大檔案管理人才提出了更高的要求。但是，從街道辦事處檔案管理隊伍當前情況來看，綜合素質參差不齊是普遍存在的問題。具體來說，主要是因為以下原因所引發：其一，檔案管理人員大部分都是采用面向社會公開招聘的方式，其本身具有雙向選擇性，這就使得檔案人員本身存在較大的流動性；其二，大部分街道辦事處因為自身運轉方面的原因，往往會將人員編制壓到最低，兼職的情況極為常見。

2 街道辦事處檔案管理工作的優化措施與建議

2.1 加強檔案管理軟硬件建設

信息化時代，為全面保障街道辦事處檔案管理工作的有序開展，加強檔案管理軟硬件建設至關重要。對于街道辦事處傳統的紙質檔案來說，其需要建立良好的保存環境；對于信息化檔案而言，則需要良好的軟硬件作為支持。根據街道辦事處實際情況來說，應當高度重視檔案室環境的建設，注重防蟲、防火、防潮以及通風的改善，保障紙質檔案的完全儲存。與此同時，街道辦事處還需要加大檔案管理的投入力度，把信息化建設相關的投入納入到街道辦事處年度預算當中，針對硬件設備進行全面的更新，包括高性能計算機、打印機、數碼相機等，為各種新興信息化技術的引入奠定扎實的基礎。針對檔案管理軟件，可以嘗試外包的方式，針對軟件進行針對性的優化，使其更為符合街道辦事處檔案管理實際情況，促進檔案管理信息化建設的有序推進。

2.2 建立健全檔案管理規章制度

根據上文分析，基于街道辦事處檔案管理規章制度方面的問題，需要全面參考街道辦事處檔案管理現實情況，全面完善檔案管理相關的規章制度。具體來說，需要基于檔案管理一整個流程著手。其一，建立健全檔案資料收集制度。街道辦事處應當主動完善從各個部門收集檔案的規章制度，針對檔案管理收集范圍、收集流程、收集途徑以及獎懲體系等均需要進行全面的規定，使得檔案管理部門能夠與其他部門、員工進行有效的配合。其二，全面理順內部各個部門之間的管理關系，明確檔案管理工作人員對應的職責，針對檔案管理各個環節進行全面的分工，比如檔案收集、整理、立卷歸檔以及使用等，均需要建立一套系統的制度進行管理，以此來針對檔案管理工作進行全面的協調管理。其三，保障任務下達與提出文件材料之間的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查文件材料同步，驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步，上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步，讓檔案管理工作能夠與街道辦事處各項工作進行有效的銜接，將檔案的作用充分發揮出來。

2.3 重視檔案管理隊伍培養及引入

針對檔案管理隊伍綜合素質參差不齊的問題，街道辦事處應當從實際情況著手，加強檔案管理隊伍的培養及引入工作：一方面，基于當前的檔案管理隊伍，引入多元化的培訓教育模式，通過在職培訓、邀請專家講座等，針對現有檔案管理人才隊伍開展全面的培訓教育，也可以采用委培的模式，使得優秀的人才能夠到更高層次的學校去進行交流、深造。另一方面，建立健全檔案管理人才引進制度，街道辦事處需要建立檔案管理崗位專人專職的規章制度，同時根據檔案管理隊伍現狀，構建檔案管理人才招聘制度，從社會中引入檔案管理專業、信息化專業的人才，以此來充實檔案管理隊伍，充分發揮優秀人才的帶動作用，使得檔案管理隊伍的知識結構、年齡層更為合理，以此來提升檔案管理隊伍的綜合素質。

3 結語

綜上所述，街道辦事處檔案管理是一項系統、漫長、動態的工程，檔案管理工作的好壞直接關系到街道辦事處各項工作的開展。這就需要街道辦事處意識到檔案管理工作的重要性，針對當前檔案管理工作存在的問題進行系統的分析，同時主動吸收借鑒優秀檔案管理的經驗，針對檔案管理工作進行全面的優化，以此來促進檔案管理工作效率與質量的全面提升。