關于新形式下檔案管理的創新服務探討

文/陳嫻，岳陽市風景園林中心

我國社會經濟建設的發展對于檔案管理工作要求越來越嚴格，保證檔案數據信息的完整性和安全性有利于企業自身發展和經濟建設。但目前來看，我國檔案管理制度還不健全，有許多地方還存在疏忽，應該進一步改進。要在保證檔案管理過程的質量和效率的同時，將新型檔案管理觀念與方法引入進來，使檔案充分發揮其應有的作業。此文將對檔案管理過程中存在的問題與解決辦法兩個角度進行闡述說明。

1 目前檔案管理過程中的問題

1.1 管理手段落后、力量弱、水平低

檔案管理人員自身水平有限使檔案在管理過程中存在諸多問題。主要由于只有少數檔案管理人員是全職狀態，大多數屬于兼職，輔助全職人員對檔案進行整理[1]。這些兼職人員投入精力有限，導致管理過程管理力度弱，使檔案真實性和有效性存在問題。人多且未經過專業培訓，大多數都是臨時被指揮做一些分配下來的任務，導致管理易出現問題且管理手段落后，不能使檔案管理職能被充分發揮。

1.2 檔案室軟硬件不全

計算機的存在使檔案管理更加便捷，但因檔案室配備計算機數量有限或設備配置較低，以及檔案管理人員計算機技能有限，不能充分發揮計算機的性能。也將影響檔案管理工作的質量和效率。

2 新形勢檔案管理創新服務

信息化時代的降臨，為保證檔案資源被有效開發與利用。使檔案管理僅僅是傳統的檔案收錄與保管，還應對已有檔案進行合理開發，促進信息化平臺建設，保證檔案被合理應用[2]。只有這樣，才能保證檔案在社會信息化發展的過程中，起到較高的應用價值。

2.1 革新服務理念

以市場經濟體制為基礎，對檔案管理進行市場化管理，促進檔案管理服務理念的革新。在進行檔案管理時，要分析檔案在市場之間發揮的作用，制定合適的檔案共享方案，對檔案進行適當分類，促進檔案的共享與合理利用，從而對檔案資源進行有效開發，服務于大眾。明確檔案在市場中應用現狀，將檔案按照重要程度進行合理劃分，明確檔案事業發展路徑，為保證該行業健康發展提供基礎。

2.2 革新服務領域

在新形勢下，對檔案管理領域的服務也要加以革新。具體方面如下：擴大檔案服務主體。因為檔案管理已經開始進行信息化，檔案部門服務的個人及集體范圍將加大，無論是黨政機關、事業單位、各類企業這些組織機構還是個人，都可能在社會活動中使用到檔案。此外，某些特殊情況也需要涉及到檔案的特定利用，要有配套的特定服務才能保證檔案完整性和合理利用。因而檔案管理工作要在信心服務方面擴大服務范圍。為保證檔案的合理利用和有效使用，保證其使用效率，要對檔案資源進行適當開發。最重要的還是在開發檔案資源時，要有針對性，促進信息化平臺建設，保證檔案資源可以被良好的共享使用[3]。目前檔案的共享程度較低，一方面是因為過去的紙質化檔案管理，一方面是為了保證檔案資源安全性，大多數部門不愿將此部分資源進行共享。為打消這種不利于檔案利用的壁壘，應加強檔案數據平臺建設，各部門加強溝通，在保證檔案安全的同時，方便個人或部分進行檢索，查看或者下載后打印使用。

2.3 革新服務手段

為保證創新檔案管理工作的服務能夠真正起到該有的作用，能夠滿足社會和個人需求，達到真正能服務于社會與個人的目的，服務手段也應該加以改革與創新。如，建立具有大量檔案資源的在線檔案管理網站，為在線使用檔案提供便利。人們在需要查詢或使用檔案時，可以不到處去找調個人檔案，只需使用手邊的計算機注冊并登錄在互聯網上搭建的信息化檔案網站，就能檢索并找到自己所需的檔案證明。還應搭建存儲歸檔為電子文件的電子檔案數據管理中心。使非保密性文件能夠被機構人員或個人查到，對于機密檔案，則需要獲取相應的權限后才能在電子檔案數據庫中調取使用。保證電子檔案能夠被充分合理地利用，做到對 電子文件資源進行合理共享。對電子資源的有效監管，將極大方便個人或部門調用文件的過程，節約時間和精力，提高辦事效率。為適應當今社會的發展，對檔案管理服務領域做到合理擴展，保證檔案管理綜合性得到提升，方便大眾。

2.4 革新管理配置與團隊建設

為保證信息化建設，齊全的軟硬件設施是必不可少的。在檔案建設過程中，要舍得投資進行基礎設施建設，如配備高性能的電腦及系統，高端的服務器配置，合適的帶寬等，保證在信息化建設的過程中，通信能夠暢通，提高檔案管理效率。縮短不重要的環節，避免時間和精力的浪費，提高管理人員的工作效率，促進檔案管理高效建設。為保證檔案信息安全性與合理性，要對不同人員的權限加以限制，只能查閱個人權限范圍內的信息。對不同管理人員進行不同的職業化和專業化培訓，如職業道德規范，計算機與信息技術培訓，現代化管理方法培訓。為保證管理人員能夠適應信息化檔案管理的工作，要定期對其所需的業務知識進行培訓。檔案管理人員應有極高的思想覺悟，有正確的工作態度，要保證檔案資料信息保密性，明確法律法規，能夠保證集體利益不受到影響。

3 結束語

隨著信息化時代的到來，在新形勢下進行合理的檔案建設并對檔案在合法的范圍內加以利用是一種趨勢，也是時代進一步發展所需。這將能為公共服務提供便利，方便人們的工作與生活。因此，即便新形勢對于傳統檔案管理有較大沖擊，但也是機遇。即便信息化檔案管理面臨的問題有很多，但為了滿足機構和個人需要，乃至促進整個社會的發展，應樹立正確的新思維觀念，積極采取合適的方法與手段進行檔案管理工作的創新。