企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及應對措施

（安達市最低生活保障局，安達151400）

企業(yè)檔案是企業(yè)管理基礎工作中十分重要的一個組成部分，對維護企業(yè)的經(jīng)濟效益、合法權(quán)益，以及歷史而言有著極為重要的意義。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。為此，加強對檔案的管理,及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，不斷提高各個管理部門對檔案的管理工作的要求就顯得尤為重要。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀探討

1.缺少專職人員，認識不到位。由于企業(yè)檔案工作責任重大，事務繁雜，勞動強度大，部門薪水低，并且無法直接為企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟效益，地位尷尬，往往容易被企業(yè)領導和各級檔案管理機關所忽視。負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作，掛名現(xiàn)象常有，檔案管理未必是檔案員工作的重心。兼職和掛名檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業(yè)知識和相關的業(yè)務知識，工作中難免出現(xiàn)紕漏，如工作積極性不高，不能切實擔負起責任。

2.管理力量薄弱，管理手段落后，管理水平不高。大部分工作人員專業(yè)知識儲備不足，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。

3.信息化程度較低，配套設施建設不到位。由于企業(yè)管理者對企業(yè)檔案重視程度不夠，大多數(shù)企業(yè)對檔案部門的投入受限制。投入的資金技術(shù)資源不足，致使企業(yè)檔案保管硬件條件較差。檔案柜陳舊老化，檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。防蟲、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史檔案文獻因發(fā)生霉變或遭蟲害而毀壞，甚至部分檔案因為占用空間較大而被清除出檔案室。部分企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，嚴重影響了企業(yè)檔案的保管質(zhì)量。有的企業(yè)甚至仍然以人工的方式進行檔案管理，造成了較多的失誤，為日后檔案的利用造成了阻礙。也有少數(shù)企業(yè)開始運用計算機進行檔案管理，也僅僅用于檢索與統(tǒng)計本單位的檔案信息，檔案信息的共享程度較低。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。

二、應對企業(yè)檔案管理工作的措施

1.提高企業(yè)檔案管理意識。企業(yè)必須完善制度，將檔案管理工作納入到企業(yè)考核范圍之內(nèi)，并建立起相應的目標管理機制，加大對檔案管理部門的考核，促使檔案管理工作能夠得到進一步落實，以此提升企業(yè)工作人員，特別是領導干部的檔案管理意識。同時，建立起良好的檔案工作環(huán)境，真正提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)還應該在檔案管理工作中建立起獎勵、問責機制，明確檔案管理工作的權(quán)、責、利，使相關部門能夠擔負起責任，使企業(yè)檔案管理工作有序進行、賞罰分明。

2.提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)應根據(jù)自身實際情況安排培訓時間和培訓方式，對企業(yè)檔案管理人員組織專業(yè)培訓，加大其檔案管理的水平。企業(yè)檔案管理人員遇到業(yè)務問題時，需及時向政府檔案管理機構(gòu)的相關工作人員尋求指導，以此提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率。同時，企業(yè)應盡量設立專職的檔案管理部門，減少一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，以促進檔案管理工作效率的提高。企業(yè)適當提高檔案管理人員的工資待遇水平也很重要，這樣可以激發(fā)檔案工作人員的工作積極性與主動性。

3.進一步加強企業(yè)檔案信息化建設。

檔案信息化是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高企業(yè)檔案服務水平的必由之路。企業(yè)加強檔案信息化建設，可以由企業(yè)中主管檔案工作的單位領導牽頭，在政府檔案管理機構(gòu)的指導下完善電子檔案和電子檢索系統(tǒng)，建立高度統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡和檔案管理平臺，構(gòu)建全面、及時、嚴謹?shù)臋n案采集系統(tǒng)，努力實現(xiàn)企業(yè)各部門檔案信息共享，為企業(yè)科學決策提供指導。

4.完善企業(yè)檔案管理基礎設施建設。

企業(yè)需設立專門的檔案室、檔案柜，并派專人管理檔案室，做好檔案室的日常管理與清潔工作。同時為企業(yè)檔案工作的順利開展提供保障，加強檔案室防火、防潮、防霉、防蛀、防盜等保護措施。企業(yè)單位應加大對檔案管理的資金、技術(shù)投入力度，將檔案管理資金納入到企業(yè)年度預算中。強化企業(yè)檔案管理，必須加強檔案部門硬件設施的配套與完善。

企業(yè)檔案是個人身份、學歷、資歷方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步確立與完善，為我國企業(yè)檔案管理工作提出了更多更高的要求。當今社會和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時期，檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，加強管理，提高工作人員素質(zhì)，應用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。