高校檔案信息化建設探析

文/周琴

高校檔案信息化建設探析

文/周琴

長江大學工程技術學院

高校檔案信息化建設是高校檔案管理適應時代的發展、創新高校服務工作的重要舉措，同時發揮好高校檔案信息化建設的服務性能。

信息化建設；檔案價值

現代化的信息技術已滲透到人們生活的方方面面，從開始的無紙化辦公走進人們的視野開始, 高校檔案管理也必將向檔案數字化管理轉變。因此,加強高校檔案信息化建設, 充分發揮高校檔案信息資源的重要價值和作用, 是新形勢下高校檔案部門所面臨的重要課題。所謂的檔案信息化建設,《綱要》給出的定義為:“檔案信息化就是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為中心的轉變過程。”

1 高校檔案信息化的內涵和內容

1.1 高校檔案信息化的內涵

信息化管理是利用(以計算機為主的)智能化工具來計劃、組織、協調和指揮工作的是一種高效、新型生產力的代表。而信息化管理平臺則是由計算機軟硬件、互聯網和其它支持設備構成,專業人員使用多媒體、網絡、通信等新技術,實現信息程序化處理和數字化傳遞,為用戶提供規范化、標準化服務的一種計算機管理系統。個人認為,高校檔案信息化管理平臺就是將高校檔案利用計算機信息處理技術進行采集并以數字化形式分類存貯后,利用校園內局域網和計算機聯機服務設備進行傳遞,在保證數據的完整性和安全性的前提下,使用戶能以智能檢索為手段同步訪問同一個檔案數據庫,從而實現檔案資源共享的這樣一個系統集成。簡而言之,高校檔案信息化管理平臺就是學校檔案信息資源與學校公共信息傳遞系統結合而成的一個計算機服務平臺。

1.2 高校檔案信息化建設的內容

為了加快高校信息化建設的進程，首先就要改變現有檔案管理設備落后的局面，增加資金和設備的投入，尤其是要加強檔案信息化的硬件建設，包括掃描儀、光學儀器（OCR）、服務器等，以滿足電子化檔案信息管理的需要。采用現代信息技術，建立電子化檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設的提供物質保證。

2 高校檔案信息化建設的必要性

2.1高校檔案信息化建設符合檔案事業發展的要求。為了適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求, 高等學校必須把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局, 以檔案網絡建設為基礎, 以檔案信息資源建設為核心, 以擴大檔案信息資源開發利用為目標, 加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程, 促進檔案事業續快速健康發展, 為改革開放和現代化建設服務。

2.2高校檔案信息化建設是檔案事業發展的必經之路。作為傳播文化、傳承文明的文化事業機構,高等學校的文化積淀和文化理念是學校辦學和發展的重要內涵和支撐。高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門,在學校文化底蘊與文化積累的形成與挖掘中,有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進一步深入,對外交往活動急劇增加,檔案門類不斷增多,如新出現的個人業績檔案、信用檔案、職稱檔案等,內容復雜多樣,數量急劇增長;另一方面,電子政務的實施使辦公自動化程度得到提高和普及,檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案,載體信息容量加大,不穩定因素增加。

2.3高校檔案信息化建設使工檔案工作變得更方便、快捷、高效。隨著數字化校園的建設與實施, 檔案管理網絡軟件基本可以實現網上歸檔。各歸檔單位只需在網上收發文件, 并將處理完畢的文件材料輸入或上傳到檔案管理網絡軟件中, 可根據自己的權限瀏覽相關的文件, 并注上處理意見。到年終時點擊組卷歸檔,數據就會通過網絡轉到檔案管理系統數據庫中, 檔案館工作人員進入系統的數據庫對轉庫的數據進行檢查驗收, 符合標準的就直接提交入庫, 反之寫上意見, 將數據退回原單位進行整改后提交,減少了檔案館工作人員的數據錄入工作量。

3 高校檔案信息化建設的途徑

3.1高校檔案信息化建設是高校檔案館( 室) 進行的深層次改革,是傳統管理模式的轉變, 是提高綜合服務能力的內在要求。高校檔案管理者必須轉變觀念, 傳統的“重藏輕用”的管理方式要舍去, 要依靠現代化信息技術, 來實現信息資源共享, 提高服務水平和工作質量。在工作重心上作相應的轉移, 為創建新的檔案管理模式做好充分的思想準備。將服務方式由原來“你求我供”的被動方式向網上主動提供模式轉移。在網絡環境下, 真正實現檔案業務工作及管理的自動化。

3.2高校檔案館要加強檔案信息化建設的宣傳力度, 主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作, 將應歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網上, 擴大宣傳面, 提高人們對檔案信息化的認識主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作, 將應歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網上, 擴大宣傳面, 提高人們對檔案信息化的認識。高校檔案館的工作人員要深入到各歸檔部門進行調研, 廣泛聽取各部門對電子文件形成與歸檔情況的意見, 制定出適合自己學校的電子文件歸檔范圍, 以及切實有效的檔案信息化建設的法規、政策。

3.3檔案的真正價值在于利用,檔案信息化管理的實現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。高校檔案信息化建設的重要途徑是利用校園網建立檔案信息網站, 將檔案信息通過校園網向廣大師生公布, 并在網頁上設置機構簡介、業務規范、政策法規、目錄查詢等欄目, 指導兼職檔案員的業務工作, 幫助利用者提高對檔案的利用能力。同時開展檔案信息服務, 利用者通過校園網進入網站瀏覽檔案信息, 實現檔案信息資源共享, 這是高校檔案館擺脫自我封閉、面向社會、貼近用戶、建立高校檔案信息服務新模式、樹立新形象的有效途徑。

3.4高校檔案管理人員的隊伍建設是信息化建設的重要環節。人的建設是實現信息化的關鍵所在，再好的設備和科學管理辦法都需要具有一定高素質的人來掌握，因此，還必須加強檔案專業人員隊伍建設的問題。高校要重視電子檔案管理的專業人員隊伍建設，積極培養復合型人才，這是建立電子檔案管理隊伍的關鍵。

綜上所述, 高等學校檔案信息化建設的實施是一項復雜的系統工程, 需要檔案工作者認清形勢, 轉變傳統的檔案管理思想, 樹立新觀念, 提高檔案工作者的自身素質, 優化檔案隊伍整體結構,為創建高校檔案工作新模式提供有力的技術保證。