淺談大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理與利用的原則和制度建設(shè)

文/龔靄縈

淺談大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理與利用的原則和制度建設(shè)

文/龔靄縈

河北省地礦局第八地質(zhì)大隊

數(shù)據(jù)時代的來臨使得企業(yè)原有的檔案管理方式落后與現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，在這種情況下，進(jìn)行企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然之路。企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠使企業(yè)檔案信息能夠更好的為企業(yè)管理工作服務(wù)。也為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展積累了寶貴的經(jīng)驗。在企業(yè)進(jìn)行檔案管理體制和模式創(chuàng)新時，不僅要求企業(yè)檔案管理人員要有較高的素質(zhì)，還要求企業(yè)的各個部門之間緊密合作，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案；信息；建設(shè)；管理

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源管理

1.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是基于全面有效的對企業(yè)檔案信息進(jìn)行管理，使企業(yè)檔案信息能夠更好的為企業(yè)管理工作服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展積累資料。對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，我們首先要提升企業(yè)檔案信息管理人員的整體素質(zhì)。檔案信息管理人員的素質(zhì)關(guān)系著整個企業(yè)的信息化建設(shè)，只有人員素質(zhì)提高了，企業(yè)檔案信息的管理才能有條不紊的進(jìn)行。其次，對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，我們還要建立科學(xué)的檔案信息模式，使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。只有在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的過程中建立科學(xué)的檔案管理模式，才有可能使企業(yè)的檔案管理流程順利進(jìn)行，使企業(yè)工作正常運(yùn)作。

1.2 企業(yè)檔案信息的整合與利用

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在著很多的不足：對檔案的認(rèn)識不夠深刻、檔案管理工作不夠完善、檔案管理人員素質(zhì)較低、對檔案管理工作不夠重視等。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的深入改革，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代的來臨使企業(yè)的檔案信息得到了最完善的整合和最大的利用。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)中，開發(fā)檔案資源，使之為現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理服務(wù)，為企業(yè)盈利最大化服務(wù)。現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量不僅數(shù)據(jù)量大，內(nèi)容繁雜，而且涉及面較廣，分類不科學(xué)，傳統(tǒng)的手寫式或卡片式的檔案管理方式已落后于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。而大數(shù)據(jù)是繼云計算、聯(lián)網(wǎng)之后的一次技術(shù)上的革新，它能夠?qū)⒋罅康膹?fù)雜的資料進(jìn)行分類歸納整合，使企業(yè)檔案信息得到很好的利用。

2 企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)不是一蹴而就而是一個長期、變化的過程，它不僅要與企業(yè)之間找到合適的契合點(diǎn)，還要有利于企業(yè)未來的發(fā)展，因此建立企業(yè)檔案制度應(yīng)注重以下幾方面：

第一，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的制度需要企業(yè)在檔案信息管理的過程中提高認(rèn)識，任何文化都是靠人創(chuàng)造的，在企業(yè)檔案信息管理中，只有增強(qiáng)人們的檔案文化意識，才能全面發(fā)展企業(yè)檔案文化的作用，才能更好的進(jìn)行企業(yè)檔案文化的整體規(guī)劃，為企業(yè)的未來發(fā)展服務(wù)。

第二，除要有掌握檔案管理知識的人才外，還需要具有多方面知識的復(fù)合型能才，包括具有計算機(jī)信息技術(shù)、外語知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保密技術(shù)、生產(chǎn)經(jīng)營管理的專業(yè)知識等企業(yè)配置檔案管理人員時必須考慮到的。

第三，從企業(yè)實際情況出發(fā)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的制度。企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)是企業(yè)整體制度建設(shè)的一部分，因此，企業(yè)的檔案管理制度的建設(shè)不僅要符合企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，還要與企業(yè)整個制度建設(shè)相符。這就要求企業(yè)在制定檔案管理制度的時候要從企業(yè)的整體狀況和檔案管理的真實情況出發(fā)。

第四，建立相關(guān)的職能部門建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的制度。企業(yè)的檔案管理關(guān)系著企業(yè)檔案信息的優(yōu)化配置和最大限度地開發(fā)，因此，企業(yè)在建立企業(yè)檔案管理制度之前可以成立相關(guān)的職能部門。企業(yè)檔案管理職能部門的成立不僅可以使企業(yè)的檔案管理科學(xué)化，還可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新

3.1 體制和模式的創(chuàng)新的含義

企業(yè)檔案管理體制和模式創(chuàng)新是指企業(yè)在檔案管理的過程中，從體制和模式的探索階段開始，到制定、執(zhí)行階段都有所創(chuàng)新，而且這種創(chuàng)新是符合科學(xué)并行之有效的。企業(yè)檔案管理體制和模式創(chuàng)新是企業(yè)文化創(chuàng)新的一部分，運(yùn)用得當(dāng)時對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)競爭有很大的助力。

3.2 體制和模式的創(chuàng)新的必要性

一方面，企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新是由企業(yè)檔案管理的改革決定的。一個企業(yè)的檔案是企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)，是企業(yè)在競爭中取得一席之地的重要信息。企業(yè)的檔案管理從企業(yè)創(chuàng)建之初就已經(jīng)成立，直至企業(yè)結(jié)束，因此，企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新對企業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的地位。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展也要求企業(yè)進(jìn)行體制和模式的創(chuàng)新。現(xiàn)代企業(yè)正在蓬勃發(fā)展，如果企業(yè)的檔案模式還停留在以前老舊的模式上，企業(yè)的檔案管理模式不能有所創(chuàng)新有所改變，那么企業(yè)的發(fā)展勢必受阻。

3.3 企業(yè)如何進(jìn)行檔案管理體制和模式的創(chuàng)新

首先，要進(jìn)行企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新，就要求企業(yè)檔案管理工作者必需具備創(chuàng)新意識。想法是行動的先鋒，沒有想法就無法行動，因此企業(yè)要進(jìn)行檔案管理體制和模式的創(chuàng)新，就必須要有創(chuàng)新意識。

其次，要進(jìn)行企業(yè)檔案管理方面的創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時代是信息化的時代，企業(yè)檔案的管理要利用信息化的途徑使企業(yè)檔案信息的管理電子化，在節(jié)省空間的同事提升管理效率，為企業(yè)帶來更大的效益。

最后，還要進(jìn)行企業(yè)檔案管理功能的創(chuàng)新。這里的管理功能的創(chuàng)新是指在信息化的基礎(chǔ)上，是企業(yè)信息管理更加便捷化，例如在信息登記階段新增審核功能，一邊更好的理解企業(yè)人員；在查詢?yōu)g覽階段新增添加功能，及時更新檔案信息；在檔案調(diào)取階段新增聯(lián)系功能，時時了解員工動態(tài)，填補(bǔ)企業(yè)檔案管理方面的漏洞。

[1]劉玉紅.企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)[J].黑龍江史志，2012（8）.

[2]張彬.現(xiàn)代新型企業(yè)檔案管理體制與模式初討[J].文史博覽（理論），2013（3）.

[3]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.