淺析中小企業人力資源管理外包的風險及規避

張俊英

作為一種新的管理方式，人力資源管理外包是指在企業內部資源有限的情況下，為獲取更大的競爭優勢，根據自身需要將一項或幾項人力資源管理工作或職能通過合約的方式委托給比自己更具成本優勢和專業知識的企業，達到降低成本、提高效益、增強核心競爭力的一種管理模式。

一、人力資源管理外包對企業的重要性

（一）有助于企業“瘦身”管理成本

人力資源管理的外包直接減少了企業本來分配在行政事務性、非經常性人力資源活動上的資源，使得人力資源管理的開支大大降低；而且對企業來講，通過外包，從專業外包機構那里獲取高質量的服務，遠比企業自身擁有龐大繁雜的人力資源管理隊伍更能節約成本。

（二）有利于企業集中資源發展核心競爭力

市場經濟條件下，激烈的競爭環境使得企業面臨非常大的壓力。有限的資源直接限制了企業成為“多面手”，這就需要企業有側重點的把握資源的分配，集中核心業務，通過比較優勢獲得盈利。對于本身資源就捉襟見肘的中小企業來說，更有把弱勢的人力資源管理項目外包出去，集中資源發揮其本身優勢的必要。企業將一些瑣碎的事務性工作如招聘、培訓等外包，可以專注于培養具有核心競爭力的業務，更有助于贏得長遠的競爭優勢。

（三）有助于促進企業人力資源管理戰略職能的轉變

知識經濟時代，人力資源部門越來越多地參與企業的戰略規劃中，擔當協調者、變革促進者和倡議者角色。而目前國內中小企業的人力資源管理現狀表明，人力資源管理者的精力大多都放在了事務性的工作上，充當的更多是行政、總務、后勤委員會等角色，基本無暇關心戰略問題。如果選擇將這些事務性工作外包出去，企業的人力資源管理部門就可以聚焦與戰略相關的活動，有更多的時間去充當學習型組織、教育的推動者、高層主管咨詢顧問、戰略業務伙伴、管理職能專家和變革倡導者，實現人力資源管理的戰略職能轉變。

二、中小企業人力資源管理外包存在的風險

（一）外包成本錯誤估計的風險

降低成本是業務外包最原始的動機，中小企業利用外包服務商的專業化和規模效應可以起到降低企業運營成本的目的，但在達成外包協議之前，應該對企業自身即將產生的成本進行科學的預測核算。企業通常都能夠對顯性成本進行比較全面的估算和分析，但對部分隱性成本卻難以把握或重視程度不夠，如維護與服務商的良好關系、企業員工對外包工作完成的滿意度等，以上原因都會造成企業在進行外包時做出錯誤的決定。

（二）外包內容的決策風險

企業實施人力資源管理外包，目的不盡相同，有的是為了降低成本、節約人力和物力，有的是為了轉變人力資源部門職能，減少事務性工作，增強對企業的統籌管理。在實現這些目的的同時，外包也意味著企業對這項業務的控制權降低。因此，在實施人力資源管理外包前，企業首先必須明確目的，確定何種業務可以外包，何種業務不能外包，不能單純地效仿甚至跟風。如若外包內容選擇不慎，將會造成人力資源管理混亂，不但不能起到既定目的，反而適得其反。

（三）外包商選擇的風險

企業實施外包前應當對外包市場和外包商做全面而充分的了解，否則可能存在“逆向選擇”的風險，所以在選擇外包商的時候需要對外包商做詳盡的調查。但調查者的失職、不夠專業或者缺乏責任心等不確定因素，都將導致不能客觀了解外包服務商的相關信息，使企業與外包服務商之間形成信息不對稱，存在商業秘密泄露的風險。

（四）外包過程中經營安全的風險

一旦實施人力資源管理外包，為了從外包商那里獲得適合本企業的服務，企業難免會向服務商提供一些內部信息，這些信息中可能會有相當一部分是本企業的商業機密，例如企業戰略、經營指標、人力資源管理現狀、銷售模式等方面的信息，這些信息一旦泄露將會給企業帶來無法挽回的損失。而且我國目前尚無完善的法律法規來規范、約束人力資源外包行業的運作，外包市場的不成熟和不規范，都將使企業在外包運作過程中承擔著巨大的安全風險。

三、中小企業降低人力資源管理外包風險的措施

人力資源管理外包的工作流程應包括四個階段：決策階段、實施階段、評估階段、退出階段。外包的成功與否，很大程度上取決于對全流程的動態規范化管理。因此，建立完善的人力資源外包流程，實行動態規范化管理，有助于對不同階段的風險進行管控規避。

（一）決策階段

企業在進行人力資源外包時，應審慎選擇外包的內容，并重視外包商的選擇。

1.審慎考慮外包項目。根據企業核心業務和管理發展的需要，定位企業的核心競爭力，明確外包目的，做好分析評估工作，選擇適合外包的內容，避免外包涉及企業商業秘密等核心業務。經驗表明，員工職業生涯規劃、企業文化建設、人力資源規劃等增值性工作不適合外包；而員工招聘、員工培訓拓展、員工檔案管理等非增值性的工作則可考慮外包。但這也應當建立在企業充分研究自身優劣勢的基礎上，充分評估企業所處的行業狀況、發展階段、企業規模等因素，綜合判斷是否適合外包，避免涉及企業商業秘密或威脅核心業務的競爭能力。

2、挑選合適的外包服務商。在進行外包服務商選擇時，應制定詳細的目標計劃，廣泛搜集外包服務商信息，建立數據資料庫，重點對外包商的專業背景、服務客戶群體、專業水平、服務質量、財務狀況、可靠性、服務價格等方面進行全面綜合的了解，選擇實力雄厚、信用良好的公司。由于企業與外包服務商不屬于隸屬關系，還應與外包服務商簽訂外包合同，以便約束雙方行為，保證外包質量。外包合同的內容應注意約定好雙方的具體業務、服務價格、權責范圍、期限、進度、預期目標、違約條款及爭端解決機制等各項內容。涉及企業核心利益或商業機密的，還應補充專門的保密條款對雙方行為加以限制。

（二）實施階段

在外包實施過程中，企業應當保證自身的參與度和監控能力。人力資源業務外包，雖然一定程度上減輕了企業的負擔，但也應做好人力部門在企業中的定位。為保證外包的效果，同時保持和提高人力資源管理能力，企業應指派具體人員參與外包方案的執行，一方面可以使企業員工參與外包項目，與外包商之間進行交流學習，提高自身業務水平和管理水平；另一方面企業可以隨時了解項目進展，對相關問題和潛在風險及時察覺并做出反應，以此達到強化自身能力和實施監控的雙重目的。同時在實施過程中，雙方還應加強聯系，做好溝通，做好激勵，形成利益共享，風險共擔的利益共同體。

（三）評估階段

人力資源管理外包之后，企業人力資源部門除根據企業定位開展工作外，還需承擔對外包項目的評估職能，對項目執行情況進行檢查和反饋，及時發現外包過程中存在的問題，并采取相應措施加以解決，同時根據雙方合同約定，對外包商履行合同情況及員工對外包商提供服務的滿意度進行考核評估，并及時反饋，督促外包商不斷提升和完善服務。

四、退出階段

企業外包服務的開展，使外包商收集了企業的相關數據，建立了相關的數據庫。當外部客觀環境和企業實際需要發生改變時，需要與外包商解除合作關系，企業必須建立完善的退出機制，并妥善處理好可能因此帶來的一些問題，比如責任的清償、企業信息保護等問題，要確保公司利益不受損害。

總而言之，人力資源管理外包的優越性在很大程度上解決了中小企業資源限制的困擾，但其本身存在的缺陷又給企業帶了很大隱患。在整個人力資源管理外包過程中，企業如果能夠在決策階段—實施階段—評估階段—退出階段做到審慎選擇外包的內容，選擇合適的外包商，簽訂完善的外包合同，并不斷參與，積極溝通，加強過程控制，進行動態規范管理，就可以很好地規避風險，實現降低管理成本、轉變人力資源管理戰略職能及集中資源發展核心競爭力的目標。