IE思想與辦公信息化系統(tǒng)集成應(yīng)用的案例

涂商彬，高佳宇，葛陽

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IE思想與辦公信息化系統(tǒng)集成應(yīng)用的案例

涂商彬，高佳宇，葛陽

（陜西重型汽車有限公司，陜西 西安 710200）

通過具體實戰(zhàn)案例探討IE與辦公信息化系統(tǒng)在日常運營中應(yīng)用，達到降低人力成本、提升工作效率以及規(guī)范作業(yè)標準的目的。

IE；運營效率；辦公信息化

引言

隨著經(jīng)濟的發(fā)展、科技技術(shù)的進步以及國家推進產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級的大趨勢，企業(yè)在應(yīng)用信息化程度越來越高。信息化是培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生及利用的功能，并以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各個要素匯總至數(shù)據(jù)庫，依據(jù)用戶要求對數(shù)據(jù)處理，供指定人群使用、決策的有機整體。在與企業(yè)的使用、融合及發(fā)展過程中，又形成了許多細分類型，可概括為辦公類、專業(yè)類及輔助類等，其中貼合性最好應(yīng)用的體現(xiàn)為“無人化工廠”。充分將各類資源利用、信息傳遞及人力成本等使用到最優(yōu)，但在一些自動化程度要求不高、多人員或多部門協(xié)作等領(lǐng)域，卻存在各信息孤島、管理冗沉的問題。國家工業(yè)的基礎(chǔ)在于制造，制造的根本就在于設(shè)計及創(chuàng)新，IE作為一門系統(tǒng)性的學科，在各種專業(yè)性改善方法及提升模式外，其核心是改善的思想和精神，在與企業(yè)管理模式及生產(chǎn)運作的結(jié)合中，其發(fā)揮主要功效：第一是績效管理；第二是價值工程；第三是運營管理（包含資源的分配評估及資源的有效運用）。為此，在企業(yè)的特定運行環(huán)境下，應(yīng)用IE與辦公信息化集成去解決生產(chǎn)運行效率的問題是目前值得探討的一項問題。

1 案例描述

1.1 改善前運行模式

此次以全員自主提案管理流程為切入點，下圖是流程圖。

改善前一份車間員工提報的提案需經(jīng)班組長→車間→班建委→各對口科室（8個）→班建委，過程經(jīng)部門、人員較多，且整個管理流程為紙質(zhì)、人工傳遞。

1.2 問題診斷

1.2.1 每月需審核自主提案約200份左右，每項需按流程管理且現(xiàn)場驗證

1.2.2 設(shè)置專人負責此項工作

負責對紙質(zhì)提案的合理性、資料完成情況審核，將各項提案分類、傳遞至各歸口科室二次審核，將二次審核提案存在異議、協(xié)作等情況予以協(xié)調(diào)，以及對提案進度提醒、完成情況核實，最后將完成提案統(tǒng)計、分析、公示及獎勵。

1.2.3 此項工作大部分時間及精力集中在工作溝通、提示及糾錯上

工作附加值低，表現(xiàn)在時間拖沓、溝通效率不高等。

1.2.4 紙質(zhì)版在傳遞、審批、統(tǒng)計過程中存在丟失、失真、損壞及多次查閱等問題

1.2.5 各管理層級較多，存在主觀臆斷、推諉等管理問題

2 IE及辦公信息化系統(tǒng)開發(fā)起到作用

優(yōu)秀的管理模式是在遵循系統(tǒng)原則、整分合原則、權(quán)變原則，責、權(quán)、利統(tǒng)一原則上，結(jié)合規(guī)范化、標準化及防錯功能的前提下，通過科學方式打造出來的。目前企業(yè)均不同程度開發(fā)、使用信息化系統(tǒng)協(xié)助管理，但在實際中確反響不一。

2.1 構(gòu)架及運行模式分析

2.1.1 功能模型分析

通過對全員自主提案整過程分析，經(jīng)討論在具備基礎(chǔ)功能外，確定需具備以下主要系統(tǒng)功能。

◆權(quán)限管理不同職務(wù)權(quán)限、審批權(quán)限、構(gòu)架調(diào)整權(quán)限、最高權(quán)限等

◆ 防錯功能 信息不全、漏填等不傳遞下一層；信息錯誤無法填報等

◆ 數(shù)據(jù)采集 信息收集按照程序要求或按月、分工段等維度生成數(shù)據(jù)等

◆ 數(shù)據(jù)分析 依據(jù)工作要求生成不同圖標及數(shù)據(jù)等

◆ 數(shù)據(jù)傳輸 按照要求可對系統(tǒng)人事庫進行標準表格導入或生成標準化圖表導出等

◆ 檢索功能 可按照時間、車間、工段、班組、人員、編號等不同維度檢索

◆ 提示功能 系統(tǒng)自動發(fā)送企業(yè)內(nèi)部郵箱提升責任人審核、審批進度提示功能

◆ 痕跡管理 過程中審批人、時間等信息實時顯示；否決及流轉(zhuǎn)事項增加反饋意見

◆ 糾偏功能 管理員可對細分類型糾正、調(diào)整、改變流程

2.1.2 信息系統(tǒng)構(gòu)架分析

在滿足以上系統(tǒng)功能的前提下，需結(jié)合以下信息構(gòu)建新系統(tǒng)的流程。

2.1.3 信息化系統(tǒng)的選擇

考慮系統(tǒng)的使用、后期維護，采用SSH框架，Mysql數(shù)據(jù)庫自主開發(fā)系統(tǒng)，程序語言為Java，主要原因為程序簡單、上手快、便于模塊化集成。同時，考慮后續(xù)辦成程序開發(fā)，便于后續(xù)新開發(fā)程序的模塊化嵌入。為便于后續(xù)維護，將辦公室一臺主機增加硬盤容量、升級了CPU作為服務(wù)器主機。

2.2 業(yè)務(wù)流程再造

通過實現(xiàn)辦公信息化的管理，可在流程中完成過程傳遞、糾錯等功能，為此可大幅減少過程管理的成本，提升管理的效率及失效性。

2.3 系統(tǒng)構(gòu)建及使用

整體程序利用辦公室電話及人員自主開發(fā)，經(jīng)4個月時間程序投入使用。

經(jīng)為期一個月的使用測試，在局部小調(diào)整下原有管理模式切換至信息化辦公。

2.4 項目收益

表1 改善前后項目收益對比表

以上是全員自主提案管理實現(xiàn)信息化管理的項目收益。

2.5 公示及標準化

2.5.1 公示激勵

每月對全員自主提案公示，全體員工可通過系統(tǒng)查閱所有提案信息。

2.5.2 崗位作業(yè)指導書標準化

表2 工業(yè)工程崗位工作量分析表

將管理此崗位崗位作業(yè)指導內(nèi)容調(diào)整，結(jié)合工作量分析法對此崗位工作時間標準化。

3 價值延伸

在收獲此次全員自主提案管理流程改善的前提，經(jīng)過兩年的運行及業(yè)務(wù)拓展，陸續(xù)將全員培訓、定置管理、班組長聘任等5個職能管理流程完成辦公信息化的開發(fā)及流程的再造。在獲得效率提升及標準化的固話的同時，團隊得到了鍛煉及提升。

3.1 其他收益

通過比照全員自主提案辦公信息化的開展，部門內(nèi)建立了一下辦公信息化管理流程。

表3 辦公信息化業(yè)務(wù)板塊管理圖

4 案例思考及心得

經(jīng)過此次辦公信息化系統(tǒng)的實踐證明企業(yè)實現(xiàn)信息化是企業(yè)必經(jīng)之路，同時實現(xiàn)智能型、職能型、系統(tǒng)型等綜合功能的信息化系統(tǒng)是未來發(fā)展的趨勢，部分心得如下：

◆ 關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息化安全及穩(wěn)定性。

◆ 中、大型企業(yè)應(yīng)具備自主開發(fā)的能力，并隨著業(yè)務(wù)的改變實現(xiàn)動態(tài)調(diào)整。

◆ 開發(fā)人員具備一定的業(yè)務(wù)背景，貼合企業(yè)的管理，并以績效、效益為導向開展。

◆ 具備公司信息化系統(tǒng)整體構(gòu)架能力，考慮集成CRM、MES、SCM、WMS等信息化系統(tǒng)的綜合集成及數(shù)據(jù)傳輸、消除信息孤島及信息損耗和不兼容，持續(xù)延伸系統(tǒng)管理的價值鏈。

[1] 易樹平.基礎(chǔ)工業(yè)工程.機械工業(yè)出版社,2007.

Cases of Integrated Application of IE Thoughts and Office Information System

Tu Shangbin, Gao Jiayu, Ge Yang

( Shaanxi Heavy-Duty Automobile Co., Ltd., Shaanxi Xi’an 710200 )

To achieve the goal of reducing labor costs, improving work efficiency and standardizing operating standards, through specific cases exploring the application of IE and office information system in daily operation.

IE; work efficiency;office information

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涂商彬，就職于陜西重型汽車有限公司。

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