淺談互聯網+環境下大型學術會議的組織與管理

孫靜

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—163—02

摘要隨著網絡技術突飛猛進的發展，互聯網已經融入社會生活的方方面面，正深刻改變著我們的生產和生活方式，也對大型學術會議的組織與管理產生了深遠的影響。本文從“互聯網+”環境下學術交流出現的新特征研究入手，重點闡述了在大型學術會議的組織管理中，主辦方如何抓住互聯網+的本質，充分利用互聯網技術來拓展學術會議宣傳推廣渠道、提升學術會議會務服務水平，改善參會代表體驗進而促進學術交流的工作經驗與心得。

關鍵詞 互聯網+學術會議組織管理學術交流

中華醫學會是中國醫學科學技術工作者自愿組成并依法登記成立的學術性、公益性、非營利性科技法人社團。其宗旨和任務是通過開展多種形式的學術活動，促進本學科的發展與先進技術的交流、普及和成果的轉化，為科技進步、經濟振興和社會發展服務。可以說學術交流是中華醫學會這樣的學術性社會團體的基本任務，是社會團體服務經濟社會發展的重要方式。通過開展學術交流活動，中華醫學會為廣大醫學科技工作者搭建了一個交流平臺，總結了工作經驗，發布了新技術、新觀點，不斷拓寬了參會者的思路、充分發揮了醫學專家的作用，加強了科研和臨床的聯系，為推進我國整個醫療衛生事業的迅猛發展做出了巨大的貢獻。

2017年，中華醫學會共組織舉辦學術會議156個，其中超過5000人的會議15個，3000-5000人的會議104個，1000-3000人的會議32個。全年會議共有255742名參會代表，共收到論文181937篇。

中華醫學會作為百年學會，在大型學術會議的組織與管理上可以說積累了相當豐富的經驗。在“互聯網+”風起云涌的大背景下，中華醫學會很早就深刻認識并抓住了互聯網技術發展給學術會議交流帶來的重大發展機遇，在學術會議管理中轉變思維，不斷引入先進的互聯網技術和管理模式，徹底告別學術會議傳統管理方式，進入以移動互聯網技術為核心的學術會議智慧時代，從而打造出中華醫學會一個又一個規模大、影響廣、權威性高的系列大型學術品牌會議。

一、以學術內容為核心，全面擁抱“互聯網+”

“互聯網+”概念提出的時間并不長。它是從“互聯網”、“互聯網思維”一路演化而來，早已在實踐中逐步進行探索。簡單的說，所謂“互聯網+”就是以互聯網平臺為基礎，利用信息通信技術與各行業的跨界融合，推動產業轉型升級，并不斷創造出新產品、新業務與新模式，構建鏈接一切的新經濟生態。如今在“互聯網+”的大背景下，作為學術交流重要形式的學術會議，其組織管理全程數字化、網絡化已不再是發展趨勢，而是現實。

學術貴在交流，醫學科技工作者們在科學研究過程中經過研究和思索產生的智慧結晶，只有進入交流渠道，才能更有價值、更有力量。學術交流模式歷史悠久，我們最常見的學術交流模式就是學術期刊和學術會議。而隨著時代的發展，學術交流模式也有了新變化。尤其是最近幾年，互聯網技術在社會各個層面迅速普及，更是改變了很多業態模式，也改變了人們很多行為模式，這其中就包括學術交流模式的變化。

但無論學術交流模式如何變化，學術會議的學術交流本質沒有變化。在大型學術會議的組織管理中，我們需要緊緊抓住的是會議學術內容核心，擁抱互聯網+，實質是在會議組織管理中廣泛采用微信社群、HTML5、網絡直播、虛擬會議等互聯網技術，利用互聯網+的優勢來實現對大型學術會議會前、會中和會后的組織管理服務。

二、利用網絡技術建立會議一站式服務平臺，提升與會代表的參會過程體驗

從征文投稿到參會注冊繳費，從預訂酒店到查詢自己的學術日程安排，這是每個代表參與學術會議過程中或多或少都要涉及的內容，也是組委會組織和管理大型學術會議中最繁重的工作。十年前，學術會議的管理工作還處于人工時代，參會人數在1000人左右的學術會議便可稱為大型學術會議。當時的學術會議管理工具還是excel，access和word這些基本的辦公軟件。十年后，2017年中華醫學會舉辦的15個超過5000人的學術會議中，共收到參會稿件74998篇，參會人數達到119080人。如何利用網絡技術，為所有參會代表提供一站式服務平臺，提升與會代表參會過程體驗，便成為組委會迫切需要解決的問題。

因此，利用互聯網技術，針對與會代表的參會需求，中華醫學會于2008年便著手開發出集論文提交、論文狀態查詢、評審結果通知、注冊報名、酒店預訂、在線支付、學術日程任務查詢功能于一體的一站式會議服務平臺。經過10年的不斷改進完善，目前該平臺為與會代表提供的功能見下圖：

在線投稿（稿件投遞，隨時修改、刪除，郵件自動通知）

論文稿件論文狀態（評審狀態顯示，評審結果，論文錄取通知下載打印）

學術任務（具體日程安排，上傳發言PPT）

在線注冊參會（修改，刪除參會注冊，郵件自動通知）

參會注冊參會注冊繳費（在線網銀支付，支付寶，微信，帶條碼注冊確認函）

打印參會通知（可自動插入代表姓名，生成帶紅章通知PDF）

酒店房間預訂（修改，刪除參會注冊，郵件自動通知）

酒店預訂酒店預訂繳費（在線網銀支付，支付寶，微信，帶條碼住宿確認函）

個人中心修改個人信息，自動顯示代表投稿，注冊和酒店預訂狀態

這些措施不僅極大提高了參會代表參會體驗，而且大大提高組委會組織和管理大型學術會議的工作效率和服務水平。

三、利用“互聯網+”社交網絡手段，做好會前的宣傳推廣

針對會議的宣傳推廣是在學術會議組織管理準備過程中非常重要的一部分。讓更多的人知曉、參與會議，不僅是樹立和打造會議品牌形象、擴大會議影響力的手段之一，更因為參會人數的多少、專家層次是決定會議成功與否的關鍵因素。中華醫學會組織舉辦的學術會議僅通知類型就有從征文通知、參會通知、展覽招商通知到論文錄取通知、注冊繳費確認通知、參會邀請函、專家學術任務通知等幾十種，且內容龐雜，更新速度快，傳統的會議推廣方式顯然不能滿足大型學術會議宣傳推廣的需要，基于互聯網+的線上社交網絡推廣則成為大型學術會議是目前最有效的推廣方式。

目前，在中華醫學會組織的學術會議中，在前期宣傳推廣上，針對不同大會不同的階段和內容，幾乎采用了目前所有流行的社交媒體推廣方式，包括大會微信公眾號，大會APP，定期面向微信公眾號關注粉絲發送征文通知、參會通知和會議熱點預覽內容，同時建立會議微網站，實現微信公眾號和微網站的無縫連接，方便特邀專家和參會代表通過手機、iPAD等移動設備，隨時隨地登陸大會官網，了解大會最新動態，查詢自己學術任務和參會狀態。同時，由微信衍生出來的多種宣傳模式更是為學術會議的宣傳推廣錦上添花。微信刮刮卡、基于HTML5技術的微信邀請函，這些形式新穎，畫面絢麗，音樂唯美的宣傳模式全面展現了大會豐富的學術內容，從而使會議獲得超高人氣的關注。以中華醫學會規模最大的骨科會為例，每年會議召開前通過微信獲得的點贊和轉發量近10萬人次。充分應用社交媒體手段對大會進行宣傳推廣，不僅大大節省傳統印刷郵寄成本，更大幅度地提高了學術會議的知名度，吸引了更多的潛在參會代表和廠家，為大會的成功舉辦奠定了基礎。

四、全面采用網絡視頻直播等方式，開展多形式立體學術交流

近年來，參會人數迅猛增長，前沿醫療新知識與新技術大量涌現，因而目前的學術會議一直在向參會人數增多，會場數量增多的趨勢發展。在2017年舉辦的大型學術會議中，很多會議同時進行了十余個乃至二十余個分會場。這對參會者來說，根本無法同時參加并學習這么多會場的內容；而且能夠到現場參加會議的醫生，相對于全國幾十萬同領域的醫生來說，仍是少數。如何利用互聯網為載體，打破傳統學術交流時空限制，讓與會代表和更多的非與會代表能廣泛深入地進行學術交流？為此，會議除了秉承傳統通過大會報告、專題演講、視頻解析、病例探討、現場問答、專家點評等多種多樣的現場交流形式外，大膽打破了學術會議活動交流僅僅局限于現場的傳統圍墻，通過網絡視頻直播這一新興“互聯網+”技術，實現大會各個會場的全程網絡視頻直播，真正開啟了學術交流的立體化模式，達到極好的學術交流效果。

根據統計，2017年僅中華醫學會第十九屆骨科學術會議網絡視頻直播就吸引了全國近9萬名醫生的同步在線觀看，這些醫生足不出戶就可在當地通過手機微信端，身臨其境般隨時隨地聆聽專家講座，了解大會現場最新的學術熱點和學術動態。同時通過會議微信公眾號平臺，還可實現與講課專家及現場或非現場其他在線代表的互動交流，不僅開辟了學術交流的新途徑和新視野，還大大提高了學術交流的實效。更重要的是，通過網絡視頻直播技術錄制了大會的所有專家講座視頻，這些視頻會后放到網上，參會代表隨時可通過網絡點播來再次觀看自己所感興趣的視頻講座，使每一次學術會議成為永不落幕學術交流平臺。

五、結語

如今互聯網已經融入社會生活的方方面面，深刻改變了人們的生產和生活方式。互聯網好比是推動前兩次革命的蒸汽機和電力，是解放生產力的工具。我們可以用它來改善業務模式，提高效率。正是抓住了學術會議學術交流的核心，充分利用互聯網+環境下各種先進技術工具，中華醫學會所組織的學術會議取得了一年一個臺階的跨越式發展。