辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

楊玚

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—204—01

摘要 辦公室文書檔案是組織或個人為處理事務(wù)、保存信息而制作的有信息的材料。而對文書檔案進(jìn)行管理既是辦公室管理工作中的重要組成部分。本文就辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的一些問題進(jìn)行了分析，并提出了如何規(guī)范文書檔案收集與歸檔的措施。

關(guān)鍵詞 辦公室 文書檔案 收集與歸納

公室檔案管理中，文書檔案是其中非常重要的一部分，辦公室文書檔案的作用已經(jīng)逐漸在各個單位或者是企業(yè)當(dāng)中有所體現(xiàn)，為了能夠?qū)⑵渥陨淼淖饔酶蟀l(fā)揮出來，需要保證各個企業(yè)單位文書檔案的真實性和有效性，提高文書檔案工作管理的整體質(zhì)量和水平，這樣才能夠保證文書檔案中的信息資源能夠得到有效利用和妥善保管。

一、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作中存在的問題

（一）文書檔案材料的收集力度不夠

由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：（1）各部門的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時歸檔；（2）文書檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁、缺時間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關(guān)部門補(bǔ)交文件缺失部分才給予收集歸檔；（3）各單位的歸檔模式不科學(xué)，主要存檔文字檔案較多，對于電子文書檔案的收集與歸檔意識淡薄；（4）文書檔案的真實性、準(zhǔn)確性有待提高，有些文件資料都是為了應(yīng)付上級檢查而制作的，這樣的文件資料往往缺乏真實性和準(zhǔn)確性，在后期工作中沒有什么利用價值。

（二）文書檔案的收集及歸檔不全面

在進(jìn)行辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作過程中，常出現(xiàn)文件收集不全面的情況。由于資料內(nèi)容廣泛且來源繁雜，同時參考價值重要，若出現(xiàn)文件材料遺留他人或他部門，將會導(dǎo)致收集困難，增加檔案人員歸檔工作的難度。此外，由于部分文書檔案管理人員為兼職人員，對文書檔案的整理及歸檔工作缺乏充足的時間、精力及經(jīng)驗，或其他各種原因，最終導(dǎo)致文書檔案材料等無法及時有效的收集全面。

（三）文書檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理意識

目前，一部分文書檔案管理人員并沒有培養(yǎng)出專業(yè)的管理意識，普遍認(rèn)為文書檔案收集和歸檔工作是一件最普通的文件資料整理，在收集和歸檔時粗心大意，注意力不集中，減低工作效率和準(zhǔn)確性，而且還會影響文書檔案收集和歸檔本應(yīng)具有的效果和輔助功能，導(dǎo)致很多文書檔案出現(xiàn)缺失、破損、不連貫、真實性有待考究等。收集和歸檔的對象并不僅限于機(jī)密文件、紅頭文件等重要資料，對于普通的編號資料，若具有一定的利用價值都應(yīng)當(dāng)歸屬于收集和歸檔的范圍內(nèi)，這樣才能保證文書檔案的豐富性和全面性。

二、辦公室文書檔案收集和歸檔工作管理措施

（一）構(gòu)建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度

首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時間、歸檔范圍、保管期限及注意事項，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據(jù)單位自身的實際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實際的檔案文件材料歸檔范圍，同時給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案收集的工作順利進(jìn)行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進(jìn)行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

（二）創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式

傳統(tǒng)文書檔案收集和歸檔工作管理模式很容易出現(xiàn)一些文件資料的遺漏或者是殘缺，所以文書檔案工作管理要逐漸創(chuàng)新模式，利用主動收集文書檔案資料的模式來進(jìn)行。首先相關(guān)人員需要加強(qiáng)與各個企業(yè)單位之間的聯(lián)系，定期對檔案資料進(jìn)行收集和歸檔，對一些文件資料進(jìn)行定時更新，保證文件資料的有效性和真實性。另外，對檔案管理過程中出現(xiàn)的一系列問題，及時進(jìn)行有針對性的解決，保證檔案管理工作的順利展開和進(jìn)行。最后就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高文書檔案的整體建立和完善，在檔案的收集和歸檔工作中利用信息技術(shù)輔助，不僅能減少人為收集歸檔的誤差，還可以保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發(fā)揮出來。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)以增強(qiáng)檔案管理人員意識及知識

作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有強(qiáng)烈的檔案管理意識，還應(yīng)具備專業(yè)管理知識及管理能力。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員對檔案資料的敏感性并增強(qiáng)其管理意識，這樣才能保證文書檔案收集及歸檔工作高效進(jìn)行。對于部分管理能力不強(qiáng)的人員，應(yīng)進(jìn)行有針對性的知識及技能強(qiáng)化培訓(xùn)，并對文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳教育，從而有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，進(jìn)而達(dá)到提高文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量的目的。

三、結(jié)語

總之，文書檔案的收集與歸檔工作是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，在具體操作的過程中，工作人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好自己的本職工作，這樣才能保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作的順利進(jìn)行。