數字時代檔案管理的變革與創新探究

郭潤琪

摘 要：數字時代是社會進步的體現，也是社會科技發展的必然結果。本文分析了數字時代檔案工作的變化及其變革與創新的意義，并對當前檔案管理中存在的問題進行了分析，重點就數字時代背景下檔案工作的變革與轉變措施進行了探討。希望能夠為我國的數字時代的檔案管理工作的進步提供參考。

關鍵詞：數字時代；檔案管理；變革與創新；問題與對策

互聯網的出現和爆炸式增長的普及，徹底改變了人們信息交流的手段和環境，將人類帶入了數字時代，數字時代下的檔案管理工作的變化隨之而來。在這變化的浪潮中，依然存在一些無法跟隨時代變化而進步的觀念以及行為方式，這些因素都影響著檔案管理工作的數字化進程的發展。

1 數字時代檔案工作的變化

隨著信息技術在社會生活的深入，檔案管理隨之進入數字時代。首先將檔案管理工作從紙質記錄向電子化記錄的重大轉變，檔案管理從傳統的以紙質為載體轉變為電子化檔案，通過數字化的形式被記錄、儲存和傳遞。從空間的概念的突破來說，數字時代檔案工作的變化可以歸納為兩個方面，一是檔案資源的儲存空間的變化，二是檔案工作者活動空間的變化。從功能性角度來說，檔案管理突破了傳統的館庫形態，可以突破地域的限制為用戶提供服務，獲取館藏資源的方式也發生了變化，獲取館藏資源的形式更為豐富，也更為便捷。數字化的檔案管理，其物理空間、功能定位以及記錄、保存和傳遞方式都面臨著全面的創新與變革。

2 數字時代檔案管理變革與創新的必要性

2.1 這是數字時代發展的必然形態

在當前信息技術的發展下，數字化檔案體系建設已經成為可能，再加上數字信息平臺的普及，使得各類數字化檔案信息能夠及時歸檔，通過接收、復制、分類以及存盤等整理后，可以第一時間將其集成，并添加目錄、摘要或以全文形式反饋給用戶，進而實現對資源的歸檔整理和共享。在數字信息平臺體系中，可以實現無紙化的檔案數據錄入辦公和查閱，可以減少很多的人工環節，為用戶提供更為便捷的檔案服務。進而加快檔案管理工作的工作效率，減少大量繁雜工作導致的檔案管理工作失誤。此外，通過電子化的檔案備份，也能夠降低檔案丟失和損壞的風險，進一步保障檔案管理的安全性和可靠性，這也是新時代對檔案管理工作提出的新要求。

2.2 這是檔案數字化發展的要求

隨著社會事業的發展，檔案工作出現了一種新的發展態勢。檔案的內容不斷增加和豐富，這就要求檔案管理者能夠及時收集檔案，并提供有效、準確的技術手段做好檔案的內容新增工作。隨著辦公自動化的發展，辦公檔案的載體也發生了變化，以圖片、音像和磁盤等多種檔案載體為主的記錄、儲存和傳遞方式并存的檔案管理方法取代了傳統的紙質檔案，檔案儲存的體積及所需要的資源降低，能夠儲存的信息量擴大。現代人對檔案儲存數量的要求以及載體形式的變化，都推動了檔案管理工作數字化的進程。

3 當前檔案管理中存在的問題

在當前的檔案管理中，存在的問題主要有四點：一是觀念落后，存在認識上的誤區；二是手段落后，存在管理上的缺陷；三是檔案更新落后，投入力度不足；四是檔案管理隊伍松散，人才建設不暢。這些問題都是由當前的現狀決定的，一部分檔案管理人員未跟上時代的步伐，依舊采用陳舊的檔案管理方法，而很多單位由于擔心新建檔案數字化管理體系會花費大量的人力物力而仍然沿用陳舊的檔案管理方式。此外，采用數字化的檔案管理方法，對檔案管理人員提出了新的要求。這些因素都阻礙了當前檔案管理的數字化進程的發展。因此，要想在數字時代中為檔案管理謀求發展，更好的開展檔案管理工作，必須有針對性地解決這些問題，逐一擊破。

4 數字時代檔案管理的變革與創新方法

4.1 更新檔案管理的理念

首先，要將檔案管理者的觀念由傳統、保守轉變為開放創新、開拓進取，將檔案工作業務觀轉變為檔案工作服務觀，培養主動創造條件解決問題的觀念。其次，必須緊跟時代，了解檔案工作數字化是當前社會的發展必然結果，從觀念上轉變對數字化的認識，了解數字時代檔案管理工作的變化及內涵。最后，自身的行為也必須跟上數字時代的步伐，明確數字時代檔案管理工作的職責已不再是單純的管理，而是要做出風采，令用戶滿意。

4.2 信息化檔案管理要注重資源共享

我國事業單位傳統檔案管理過程中，紙質版的檔案信息為企業內部人員查找資料、應用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問題，事業單位要在實現信息化檔案管理建設的同時要將檔案信息同步到專門的網頁上，以此來便利企業內部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網絡上面也能避免信息化檔案管理發生故障后檔案的遺失。檔案管理中網絡信息的共享也從根本上體現了現代化網絡信息的便捷性，也使得現代化的先進網絡技術得到高效利用。

4.3 與時俱進，創新檔案管理方法

檔案工作掌握著虛度豐富的信息資源，是推動社會發展的基礎動力，又是見證社會發展的歷史依據。數字時代為檔案管理的網絡化帶來了很多豐富的管理理念，轉變了檔案管理的創新方式，轉變的重點內容有由實體檔案為主向以數字化管理為主、由資源管理為主向以技術應用管理為主、由以區域為主向全方位、網絡化創新管理轉變。檔案管理工作者的知識儲量也應跟上時代的步伐，不能停滯不前，除了觀念上的轉變，工作方式也應隨著時代要求的變化而變化，不斷豐富自身的數字化知識和現代化管理知識，才能從容應對檔案管理的數字化進程，不至于在接觸新方法、新手段時不知所措。

4.4 實現檔案管理的技術升級

首先，必須通過技術手段實現檔案信息的數字化。通過當前的技術，增加以音像、磁盤等載體存儲和傳播的信息存儲方式，加快檔案數字化的轉變進程。其次，通過技術手段實現檔案工作的網絡化。檔案管理工作的網絡化建設需要相關部門的網絡信息制度和法規作為支撐，因為不同的檔案具有不同的密級，某些檔案具備一定的機密性，需要進行權限分級，僅供擁有權限的人查看和使用，在傳播、使用和保存的過程中需要做好相關的保密工作。因此，為了保障檔案不同程度的機密性，需要不斷完善管理軟件的功能，研發出更加完善的計算機管理軟硬件。最后，實現檔案管理技術的智能化。實現檔案管理的智能化，就是需要盡快完善和實施文檔一體化和可控化管理。檔案管理工作應當以企業或單位的檔案信息資源需求為基礎，制定長遠的自動化規劃計劃和切實可行的實施方案，通過多方比較，根據企業或單位的實際情況選擇先進、可靠、實用的檔案信息管理系統，逐步推進檔案管理技術的智能化進程。

5 結語

數字時代的檔案管理是傳統服務模式上的一種創新與拓展，檔案管理工作者無法抗拒新技術帶來的變革，同時也不能放棄傳統的檔案管理理論和方法，我們必須做好紙質檔案時代與數字時代檔案管理在管理理念、管理方式以及工作觀念上的融合與銜接，不斷探索新時代檔案管理的發展空間。秉著服務社會、緊跟時代、提高檔案管理有效性和可靠性的初衷，從觀念和方法上創新數字時代的檔案管理工作，為檔案管理的發展開拓更為廣闊的空間。

參考文獻

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