基于數(shù)字信息技術(shù)視域下完善財(cái)務(wù)檔案管理的途徑分析

呂翠敏

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式與手段已經(jīng)不再適用，在數(shù)字信息技術(shù)視域下，必須對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新與完善，做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的腳步，從而使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存并得以進(jìn)一步發(fā)展。為此本文基于數(shù)字信息視域下介紹了當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況提出了一些完善途徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息技術(shù)；財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；途徑

企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作由于受到技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、理念等各種因素的影響，一直存在著很多問(wèn)題，使得企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作的效果不佳，其所起到的作用也無(wú)法發(fā)揮，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了影響。數(shù)字信息技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展，為財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇，通過(guò)對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理的問(wèn)題進(jìn)行分析與研究，結(jié)合實(shí)際情況，充分的應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)，必然可以完善財(cái)務(wù)檔案管理，從而推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)

發(fā)展。

1 財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

由于企業(yè)的規(guī)模、理念、經(jīng)驗(yàn)等方面的原因，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在著很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題不僅會(huì)制約企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作，使其無(wú)法發(fā)揮作用，同時(shí)還會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，甚至因此導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益受到損失。筆者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，具體有以下幾方面：一是理念方面的問(wèn)題，企業(yè)由于規(guī)模等方面的原因，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，上行下效，其他工作人員對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作也有所輕視，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏積極性，進(jìn)而出現(xiàn)消極、怠慢的情況發(fā)生。二是管理制度方面的問(wèn)題，財(cái)務(wù)檔案管理中的內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，具有一定的管理難度，而部分企業(yè)缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致了管理工作無(wú)章可依，工作人員的行為缺乏約束，使得檔案管理工作無(wú)序、混亂，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)用的作用，這種情況在中小規(guī)模企業(yè)中尤為嚴(yán)重。三是缺乏人才，部分企業(yè)的眼界不開(kāi)闊，更注重經(jīng)濟(jì)效益，因此無(wú)論是在招聘人才還是培養(yǎng)現(xiàn)有工作人員時(shí)，都更加注重相關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)，而對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員則十分忽視，由此導(dǎo)致了檔案管理人員的素質(zhì)不高，無(wú)法更加有效的進(jìn)行管理工作，尤其是部分檔案管理人員是從其他部門(mén)調(diào)任的，其本身不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、技能與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的管理、分類、儲(chǔ)存、備份與日常維護(hù)等工作缺乏了解，因此導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案損壞或者丟失，從而使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益遭受損失。

2 完善財(cái)務(wù)檔案管理工作的途徑

2.1 完善財(cái)務(wù)檔案歸檔制度的信息化

歸檔是財(cái)務(wù)檔案管理工作中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，該工作完成的好壞將直接影響到整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效果，若財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作出現(xiàn)漏洞，必然導(dǎo)致檔案的缺失、不準(zhǔn)確、不完善等情況發(fā)生，其后的管理工作建立在這種存在缺陷的檔案上必然會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤進(jìn)一步擴(kuò)大，進(jìn)而影響到整個(gè)企業(yè)的決策，使企業(yè)的發(fā)展受到影響，甚至因此而造成經(jīng)濟(jì)效益的虧損，乃至破產(chǎn)[1]。隨著數(shù)字信息技術(shù)的出現(xiàn)、發(fā)展與應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容增加，除了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案外，還增加了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的管理檔案，內(nèi)容的增加，導(dǎo)致了歸檔工作的難度與工作量增加。因此為了使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加有序的進(jìn)行，對(duì)于基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的歸檔工作必須要根據(jù)實(shí)際情況制定完善的歸檔制度的信息化，進(jìn)而約束且使檔案管理人員的行為有制度可依。

2.2 完善財(cái)務(wù)檔案保管制度的信息化

數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用必然使得整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)生變化，這其中也就包括了財(cái)務(wù)檔案的保管制度，保管制度的信息化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使其轉(zhuǎn)變成電子檔案進(jìn)而儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)、云端等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，隨著電子檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案保管工作也隨之改變，相關(guān)的檔案權(quán)利人員必須要學(xué)會(huì)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，若該過(guò)程出現(xiàn)數(shù)據(jù)的損壞，要尋求專業(yè)人員的幫助，避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)丟失的情況，為了避免這種情況的發(fā)生，利用公眾云或者私有云對(duì)電子檔案進(jìn)行備份是很有必要的。另外，雖然電子檔案具有很多優(yōu)勢(shì)，但這并不意味著紙質(zhì)檔案完全被淘汰，部分單據(jù)以紙質(zhì)的形式存在仍然很有必要，因此除了對(duì)對(duì)檔案保管工作進(jìn)行信息化管理，傳統(tǒng)的手工管理方法仍具有存在的意義，因此檔案管理人員要做好紙質(zhì)檔案的管理工作，定期進(jìn)行除塵、清理、防火等工作[2]。

2.3 完善財(cái)務(wù)檔案借用制度的信息化

財(cái)務(wù)檔案涉及到了企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況等重要信息，對(duì)于整個(gè)企業(yè)而言至關(guān)重要，若出現(xiàn)檔案泄露、丟失等情況，必然會(huì)使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益受到損失，因此而導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)的情況也十分常見(jiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是通過(guò)人工進(jìn)行管理的，這種情況使得檔案管理工作會(huì)受到人為因素的影響，很容易出現(xiàn)無(wú)權(quán)調(diào)閱、私自閱讀、私自復(fù)制的情況發(fā)生，且由于大部分企業(yè)缺乏有效的監(jiān)督，導(dǎo)致即使出現(xiàn)上述的違反規(guī)章制度的行為出現(xiàn)，也很難被發(fā)現(xiàn)，尤其是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的當(dāng)今，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手很容易了利用這些漏洞盜取企業(yè)財(cái)務(wù)信息，使企業(yè)遭受巨大的損失。因此必須要建立起嚴(yán)格的檔案借閱的規(guī)章制度，通過(guò)借用制度的信息化，企業(yè)內(nèi)部人員要想借閱相關(guān)檔案，必須在企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)登陸后瀏覽權(quán)限范圍內(nèi)的內(nèi)容，并且需要經(jīng)過(guò)管理人員的批準(zhǔn)方可進(jìn)行。除此之外，在企業(yè)工作人員瀏覽財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需派遣專人進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)私自復(fù)制等情況的發(fā)生。

2.4 完善財(cái)務(wù)檔案?jìng)浞葜贫鹊男畔⒒?/p>

傳統(tǒng)的檔案因其為紙質(zhì)很容易因?yàn)楦鞣N因素出現(xiàn)破損、丟失等情況的發(fā)生，因此必須要對(duì)檔案進(jìn)行備份，以在檔案出現(xiàn)破損、丟失的情況時(shí)可以避免或減少損失。在數(shù)字信息技術(shù)的條件下，財(cái)務(wù)檔案的備份工作發(fā)生了很大的變化，通過(guò)云端等方式對(duì)檔案進(jìn)行備份是很多企業(yè)都使用的手段，另外為了避免企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)受到非法侵害，從而導(dǎo)致企業(yè)的原始數(shù)據(jù)與備份同時(shí)丟失的情況發(fā)生，可以采用異地備份的方法，并定期派遣專門(mén)的工作人員進(jìn)行檢查與更新。

2.5 完善財(cái)務(wù)檔案保密制度的信息化

隨著數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到了很大的提高，但與此同時(shí)也帶來(lái)了安全問(wèn)題，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題隨處可見(jiàn)，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案也很容易受到非法入侵，進(jìn)而出現(xiàn)丟失或者破壞的情況，因此必須要建立嚴(yán)格檔案管理制度的信息化，對(duì)于非機(jī)密檔案，可以在企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)中共享，而對(duì)于機(jī)密檔案則只有有權(quán)限的人員才可以瀏覽，若無(wú)權(quán)限的工作人員需要瀏覽時(shí)，必須通過(guò)相關(guān)管理人員的批準(zhǔn)，在專人監(jiān)督的情況下方可閱讀。除此之外，一些極為重要的檔案要保存到?jīng)]有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中，避免黑客通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行非法入侵與破壞。

2.6 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

無(wú)論是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理還是數(shù)字信息技術(shù)條件下的財(cái)務(wù)檔案管理，檔案管理人員的素質(zhì)高低都是影響到檔案管理質(zhì)量與效率的重要因素，因此必須要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。由于紙質(zhì)檔案還將存在很長(zhǎng)的一段時(shí)間，所以檔案管理人員必須要具備管理紙質(zhì)檔案的技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)。除此之外，在數(shù)字信息技術(shù)條件下的電子檔案管理工作也十分重要，因此檔案管理人員必須要熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以對(duì)相關(guān)的軟件、管理系統(tǒng)進(jìn)行操作與維護(hù)[3]。另外，為了避免檔案管理人員監(jiān)守自盜，其還需具備良好的職業(yè)道德。只有具備上述條件的檔案管理人員才可以稱之為高素質(zhì)的人才，也只有這種高素質(zhì)的檔案管理人才才可以更好的提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且在日常工作中發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決問(wèn)題，同時(shí)還可以根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理制度、手段、方法、模式等進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案管理工作充分的發(fā)揮作用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。為了培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，企業(yè)必須詳細(xì)的了解自身的實(shí)際情況與檔案管理人員的水平和能力，定期組織相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，財(cái)務(wù)檔案管理人員只有在培訓(xùn)后通過(guò)考核方可重新回到工作崗位，沒(méi)有通過(guò)考核的財(cái)務(wù)檔案管理人員需要重新進(jìn)行培訓(xùn)。為了提高財(cái)務(wù)檔案管理人員參加培訓(xùn)的積極性與效果，可以建立合適的獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)培訓(xùn)后的考核結(jié)果給予其適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)或懲罰，以此激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員的熱情，使其更加專注的投入到培訓(xùn)中。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要想充分應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)完善企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理，進(jìn)而使其發(fā)揮作用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理人員與相關(guān)的工作人員必須要改變思想觀念，對(duì)其給予充分的重視，在人力、資金等方面予以適當(dāng)?shù)膬A斜，從而使財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步完善與創(chuàng)新。基于數(shù)字信息視域下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善過(guò)程必然是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，因此必須要有足夠的耐心，并在日常工作中不斷實(shí)踐，望本文有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]譚麗明.財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及改善對(duì)策[J].中國(guó)市場(chǎng)，2018（17）：113-114.

[2]劉冶.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)與發(fā)展趨勢(shì)[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（09）：141+143.

[3]孫戰(zhàn)芳.財(cái)務(wù)檔案管理中的問(wèn)題及優(yōu)化方式研究論述[J].科技資訊，2018，16（01）：128-129.