國企人事檔案電子化管理優勢、風險及其防范

張文鑫

摘 要：隨著信息化時代的到來，我國國企擁有了新的管理本單位人事檔案的模式，即電子化的人事檔案管理模式。然而，現有研究并未系統探討國企人事檔案電子化管理模式的優勢、風險及其防范措施，本文將以此為題進行研究。文章將其優勢歸納為檔案資料分類保管簡單易行、計算與存儲功能強大、查詢與閱覽信息快捷直觀、在降低成本的同時提高工作效率與工作質量四個；將其存在的安全風險歸納為物理網絡安全風險、內部網絡安全風險、外部網絡安全風險三種；針對所歸納的網絡安全風險，將其對策歸納為加大對物理網絡設施的保護力度、加強內部網絡安全的防范意識、加強外部接入網絡的安全防范意識三條。研究成果不僅有助于我國國有企業在單位內推廣人事檔案電子化管理的模式，也為國企人事檔案管理部門在防治人事檔案管理電子化風險方面提供一定參考。

關鍵詞：國企人事；檔案電子化管理；優勢；風險；防范

隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業廣泛地應用于生產生活當中，國企的檔案管理方面也自然不例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到國企的人事檔案管理當中，注重應用創新手段，完善管理方式，實現人事檔案電子化的管理。

1 國企人事檔案電子化管理的優勢

1.1 人事檔案管理更效率

人事檔案電子化的優勢諸多，其中比較顯著的就是方便、高效、快捷。在檔案管理中融入信息技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。

1.2 人事檔案利用更便捷

在檔案信息的利用率方面，電子檔案與傳統的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統的紙質檔案將信息都呈現在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方便快捷，它利用互聯網信息檢索技術，能夠在海量的信息中快速找出所要查找的檔案，且漏檢率極低。因此，電子人事檔案能夠在現代化的國企中得到廣泛的應用。

1.3 人事檔案管理成本降低

應用電子檔案能夠極大地減少單位在檔案管理方面的成本，電子化的檔案打破了傳統紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，減少了對紙張、檔案裝具、檔案庫房的占用，節約了人力物力財力，并且在進行檔案傳遞時，電子檔案也更加方便快捷，省時省力。

2 國企人事檔案管理存在的問題

2.1 電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經成為檔案管理工作的一個發展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內容的準確性，減少一些人為因素導致的出現錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前國企人事檔案管理工作的發展情況來看，很多國企中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現在國企人事檔案管理中的軟件和硬件設施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要國企對檔案管理工作足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設施的支持，這是電子化檔案管理工作實現的最重要的依托。當前，很多國企中對于人事檔案的電子化管理的關注度不夠，重視程度比較低，在這樣的情況下，很多國企忽視了對單位內部的人事檔案電子化建設的硬件和軟件設施建設的支持。此外，國企對檔案電子化建設支持力度不夠還表現在，國企沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設工作，這一點也導致了電子檔案建設和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設中的軟硬件設施的建設工作，制約了國企檔案管理電子化的建設和發展。

2.2 檔案資源開發與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，利用者需要對檔案有一定的權限，才能了解到員工的檔案中記載的信息，在這種需求的導向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發和利用也需要在電子化檔案管理的基礎上，破解流動性需求無法滿足的難題，對檔案資源進行開發和利用。但是，就目前情況來看，電子檔案管理工作實現的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，與檔案資源的共享性標準還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發利用都不夠成熟。

2.3 外部網絡安全風險

一般說來，國有企業內部都會明文規定該公司的網絡不允許外接，以避免企業內部的人事檔案信息外泄。但由于企業內部的大多數員工都有自主撥號上網的權利，因而難以保證所有企業員工都嚴格執行不連外網的規章制度。不僅如此，內部網的操作系統，如WINDOWS系統等都有可能存在系統漏洞。如果沒有安全保障或保障力度不夠或遇到電腦高手，那么國企選擇的網絡操作系統就有可能被病毒入侵，導致單位人事檔案信息被竊或遺失。再者，如果國企內部網絡允許外接，而且又沒有設置足夠的安全防范與保障措施，那么其人事檔案資料所冒的安全風險更大，即包括電子郵件傳輸等各個環節都有可能直接遭遇黑客或網絡病毒攻擊。此外，如果單位員工私下違反制度接入隨時有可能遭遇安全風險的外網，那么遭受網絡病毒入侵及其傳染的可能性更大。值得一提的是，如果遭受外網病毒入侵，單位內的人是很難查到源頭的。

3 防范國企人事檔案電子化管理風險的對策

3.1 加強內部網絡安全防范意識

局域網是國有企業員工之間傳輸與接收有關本單位人事檔案資料與數據的常用網絡，其受到網絡安全危害的頻率應該是三者之中最大的，應該需要引起單位內所有工作人員的注意。而且，有可能產生局域網絡風險的地方很多，其中有些可能是未能預料的。因此，應該提醒全體員工盡可能關注有可能存在的安全隱患。采取的主要措施包括：一是提醒人事檔案管理人員以及進入人事檔案管理系統的工作人員要注意配置合理的路由器與正版的防火墻等軟硬件設施；二是提醒員工們在傳輸人事管理檔案的過程中要注意保密，盡可能在傳輸重要的人事檔案時注意登記傳輸者、接收者與傳輸時間等內容，以便提升工作人員的網絡安全保護力度。三是實行電子設備與專網專用制度，定期或時刻提醒國有企業內部工作人員小心謹慎地接入本單位局域網的人事檔案管理系統。

3.2 加強立法，確保電子文件的法律效力

通過立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規及實施細則，保證電子文件的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

3.3 加強立法，完善電子人事檔案管理制度

目前企業人事檔案管理制度多針對紙質檔案，缺乏電子人事檔案管理相關制度，使電子檔案管理工作沒有制度可依，電子檔案的憑證價值受到爭議。公司應在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子檔案的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子人事檔案管理法規及實施細則，保證電子人事檔案的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子檔案的法律效力。

3.4 加快建設檔案管理電子化人才

檔案管理人才的吸納和培養也是未來國企檔案電子化管理工作中需要關注的重點問題。針對當前人才投入力度和人才短缺的情況，未來，單位內部要加強對現有的檔案管理人員的培訓工作，提升他們的檔案管理工作能力，強化技能培訓，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。

4 結語

總之，在信息化背景下，電子檔案在檔案管理工作中將占有越來越重要的地位。檔案管理部門應轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，不斷探索提高電子檔案的安全性，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，實現檔案信息資源最大程度的利用，更好的為經濟建設和社會發展服務。

參考文獻

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[2]黃芳心.人事檔案信息在網絡中運行的安全風險與對策[J].開放潮，2017，（5）：46-47.