疾控檔案的管理與利用分析

劉美媛

摘 要：疾控中心在處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件中扮演著“排頭兵”的角色，突發(fā)公共衛(wèi)生事件關(guān)系到國(guó)家穩(wěn)定、社會(huì)和諧和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，如何有效應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件一直是社會(huì)各界廣泛關(guān)注的重大命題。毋庸置疑，隨著疾控信息的重要性愈發(fā)突出，疾控檔案對(duì)于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的緊急處理和防治具有舉足輕重的意義?，F(xiàn)階段，疾控檔案朝著檔案現(xiàn)代化的方向發(fā)展，檔案管理理念、管理方式和服務(wù)模式發(fā)生了變化，疾控檔案規(guī)范化管理成為疾控事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要一環(huán)。

關(guān)鍵詞：管理方式；疾控中心；信息化；疾控檔案；利用

疾控中心在研究疾病源頭、監(jiān)測(cè)疾病范圍和影響、控制疾病蔓延等工作中會(huì)產(chǎn)生大量的信息，這些信息能夠幫助疾控中心發(fā)現(xiàn)疾病規(guī)律和解決問題，抑制傳染病規(guī)?；?、蔓延華的趨勢(shì)?，F(xiàn)代化檔案管理理念下檔案管理更加突出主動(dòng)性，疾控檔案中的疾控信息能夠?yàn)檠芯空咛峁┭芯克夭?，幫助研究者更好的?yīng)對(duì)未來不同疫情的考研?，F(xiàn)階段，疾控中心檔案利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于世界平均水平，管理體制和服務(wù)模式上也存在薄弱之處，導(dǎo)致疾控中心檔案管理與疾控事業(yè)發(fā)展脫軌。筆者從疾控事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的角度，對(duì)疾控中心檔案管理進(jìn)行整體性、系統(tǒng)性探討，以期能促進(jìn)疾控事業(yè)檔案管理健康快速發(fā)展。

1 疾控檔案概述

疾控檔案是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，筆者將疾控檔案定義為：疾控中心在開展疾病預(yù)防、衛(wèi)生檢測(cè)、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)和衛(wèi)生評(píng)價(jià)等各項(xiàng)工作時(shí)產(chǎn)生的一系列信息資源的集合體。疾控檔案主要記錄一個(gè)地區(qū)疾控中心的主要職能，是一個(gè)地區(qū)疾控中心發(fā)展歷史的重要體現(xiàn)。現(xiàn)階段，疾控中心歸檔范圍主要本著綜合性、學(xué)術(shù)性、分析性和總體性的原則進(jìn)行劃分。從大范疇來講，疾控檔案屬于醫(yī)療檔案的范疇，其具有醫(yī)療檔案的共性，也有其自身特性所在。

1）疾控檔案內(nèi)容范疇具有國(guó)際性。隨著世界各個(gè)國(guó)家、民族聯(lián)系的日益加強(qiáng)，加之疾病疫情具有傳染性，疾病和疫情的發(fā)生不在局限于某一地域，且這種規(guī)律不以人的意志為轉(zhuǎn)移，疾病和疫情往往發(fā)生在多個(gè)區(qū)域。因此，疾控工作也呈現(xiàn)出全球化的發(fā)展趨勢(shì)，疾控信息共享已經(jīng)成為疾控學(xué)界和專家的共識(shí)。疾控檔案中的內(nèi)容不僅包括本國(guó)關(guān)于疾控工作的內(nèi)容，也包括其他國(guó)家疾控工作的信息，具有國(guó)際性趨勢(shì)。

2）疾控檔案的科研價(jià)值較高。疾控中心的重點(diǎn)工作是疾病防控，這一特性決定了在疾病防控領(lǐng)域，疾控檔案相較于一般醫(yī)療檔案的價(jià)值較高。疾控檔案能夠幫助科研工作者認(rèn)識(shí)傳染病的特性，找出預(yù)防傳染病的措施。例如，科研工作者能夠根據(jù)某一區(qū)域傳染病的流行特征，分析不同處置方式的效果，進(jìn)一步擬定更為科學(xué)性、高效性的防治計(jì)劃。同時(shí)，這些科研成果又能為疾控中心所用，幫助疾控中心更好的應(yīng)對(duì)實(shí)踐工作中的難題，形成良好的循環(huán)體系。

3）疾控檔案動(dòng)態(tài)性明顯。疾控中心的各項(xiàng)工作往往具有長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性，在這一時(shí)期，疾控中心會(huì)有不同種類的信息形成，疾控檔案中一些信息也需要及時(shí)進(jìn)行更新，這就是疾控檔案的動(dòng)態(tài)性。這種動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)決定了疾控檔案管理工作需要及時(shí)和連續(xù)，確保存在檔案中的信息都是有價(jià)值的信息。

2 疾控檔案管理和利用存在的問題

2.1 管理方式滯后

一方面，管理人員利用意識(shí)薄弱，對(duì)疾控檔案的利用仍然處于被動(dòng)，許多疾控中心的服務(wù)對(duì)象僅限于疾控中心的內(nèi)部工作人員，人為縮小的疾控檔案的利用范圍，疾控檔案的價(jià)值被削弱。例如，很多地區(qū)疾控中心沒有與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展“醫(yī)防合作”項(xiàng)目，不能通過疾控檔案信息資源共享來推動(dòng)疾控工作的發(fā)展。另一方面，管理手段滯后，對(duì)疾控檔案進(jìn)行管理時(shí)缺乏硬性標(biāo)準(zhǔn)，效率低下。部分疾控中心沒有根據(jù)本中心工作重點(diǎn)和工作薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性的制定檔案管理制度，導(dǎo)致實(shí)踐中存在編目不清、整理歸檔拖延、利用不便甚至檔案丟失的現(xiàn)象。同時(shí)，沒有將信息化技術(shù)融入到疾控檔案管理工作中，檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，許多疾控中心只能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的編目工作，不能將信息技術(shù)擴(kuò)大到檔案收發(fā)、歸類和利用等各個(gè)領(lǐng)域，與檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)相差較遠(yuǎn)。

2.2 軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

經(jīng)費(fèi)短缺一直是制約疾控中心檔案管理的重要因素。由于檔案發(fā)揮價(jià)值往往具有隱蔽性和滯后性，檔案利用的成效在短期內(nèi)不顯著，難以明確衡量，這就導(dǎo)致疾控檔案工作不能得到應(yīng)有重視，在經(jīng)費(fèi)投入上占比較低。疾控檔案工作現(xiàn)階段要實(shí)現(xiàn)管理網(wǎng)絡(luò)化，解決日益增多的檔案，必須依賴于信息化軟硬件設(shè)備，這就需要大量的資金支持。許多疾控中心要么沒有引入檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，要么引入的系統(tǒng)沒有進(jìn)行更新，不能在計(jì)算機(jī)上一站式實(shí)現(xiàn)檔案管理和服務(wù)。同時(shí)，在硬件設(shè)施上缺乏高容量硬盤、高速計(jì)算機(jī)和零邊距掃描儀，紙質(zhì)檔案數(shù)字化錄入效率慢、質(zhì)量低。

3 疾控檔案管理和利用的突破

3.1 發(fā)展信息化建設(shè)

信息化社會(huì)，檔案數(shù)字化和信息化已成為疾控檔案管理工作的中心和突破點(diǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠極大程度上提升檔案的檢索效率和查全率。首先，疾控中心要購(gòu)置相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行一站式管理，建立集查詢、管理和利用一體化的檔案服務(wù)中心。同時(shí)，疾控中心可以與政府和醫(yī)院聯(lián)合建立相應(yīng)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理利用主動(dòng)化，在發(fā)生公共性突發(fā)事件時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的互通有無，在群眾心中樹立起一個(gè)開放的新形象。其次，軟硬件設(shè)施是信息化管理的基礎(chǔ)和依托，因此，有必要加大在軟硬件方面的經(jīng)費(fèi)投入比重，鞏固并升級(jí)現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備，使信息化建設(shè)落到實(shí)處，解決傳統(tǒng)管理方式中與疾控工作不相適應(yīng)的短板。最后，要擬定電子檔案管理制度，檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理存在很大的不同，有必要根據(jù)信息化管理的特性制定相應(yīng)的管理制度，主要包括崗位責(zé)任制、獎(jiǎng)懲制度和分級(jí)管理機(jī)制等三個(gè)方面。

3.2 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

一方面，要合理配置人力資源，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，利用培訓(xùn)來培養(yǎng)應(yīng)用型、創(chuàng)新型和復(fù)合型管理人才。疾控中心要根據(jù)本單位實(shí)際制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，有組織的開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，培訓(xùn)主要圍繞信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作技能和檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)等三個(gè)方面。同時(shí)，疾控中心要鼓勵(lì)檔案管理人員參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)和參與到科研建設(shè)當(dāng)中，通過學(xué)習(xí)來掌握檔案管理的新技術(shù)和新方法，運(yùn)用新思路實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。另一方面，要以提升人才隊(duì)伍質(zhì)量為核心，堅(jiān)持內(nèi)訓(xùn)與外引相結(jié)合，適當(dāng)?shù)匾敫?jìng)爭(zhēng)機(jī)制。人才隊(duì)伍的優(yōu)化能夠保障檔案管理各項(xiàng)工作有序、高效的開展，實(shí)現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著政府、社會(huì)公眾愈發(fā)重視健康問題，疾控中心在我國(guó)醫(yī)療體系中的地位愈發(fā)重要。疾控檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思維方式，從信息化和現(xiàn)代化的視角來研究檔案管理，根據(jù)本中心的疾控工作開展實(shí)際來創(chuàng)新檔案管理模式。同時(shí)，疾控檔案的規(guī)范化管理有賴于國(guó)家檔案局、國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委的共同發(fā)力，只有從宏觀上出臺(tái)相關(guān)文件來規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)分檔案類別，才能使疾控檔案管理和利用呈現(xiàn)出新的面貌。由于筆者思維的局限性，本研究還有許多不盡人意的地方，在今后的檔案管理中，筆者會(huì)繼續(xù)對(duì)檔案管理理論的學(xué)習(xí)，不斷發(fā)現(xiàn)并解決實(shí)踐中的難題，更好的服務(wù)于疾控檔案管理工作。

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