信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新探討

楊靜

摘 要：在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作的時(shí)候，對(duì)各類文書檔案進(jìn)行收集、整理和利用，能夠?yàn)檗k公室人事管理提供有利依據(jù)，對(duì)辦公室人事管理的順利進(jìn)行起著較好的促進(jìn)作用。在信息社會(huì)背景下，想要發(fā)揮辦公室文書檔案管理工作的整體作用，使辦公室文書檔案管理工作更具有規(guī)范性，就必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案管理工作的改革及創(chuàng)新，采取有效措施對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，為辦公室文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展提供有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)；辦公室文書；檔案管理；措施

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各種新技術(shù)被應(yīng)用到人類生活和生產(chǎn)中，給我們的日常生活和工作帶來(lái)較大改變，這也促進(jìn)了信息技術(shù)在各行各業(yè)的普及化應(yīng)用，使我們的信息交流效率得到有效提高。面對(duì)信息化社會(huì)背景，辦公室文書檔案管理工作亟待改進(jìn)，需要對(duì)辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行合理改進(jìn)，使其能夠更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，為辦公室人事管理工作提供更好的信息支持，有效促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的科學(xué)

發(fā)展。

1 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)程度較低

雖然信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，但人們對(duì)新事物的出現(xiàn)需要一定的適應(yīng)時(shí)間，對(duì)于一些年齡較大的檔案管理人員存在較大的應(yīng)用障礙，無(wú)法充分發(fā)揮信息化技術(shù)在辦公室文書檔案管理工作中的功能效用[1]。由于部分檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)程度較低，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在辦公室文書檔案管理中的作用，不愿耗費(fèi)過(guò)多的時(shí)間對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行研究，這不僅影響到辦公室文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，也阻礙了辦公室文書檔案管理中信息化技術(shù)的進(jìn)步和創(chuàng)新。

1.2 數(shù)字化文書檔案的安全性較低

就目前來(lái)看，我國(guó)辦公室文書檔案管理的信息化水平較低，在安全保障系統(tǒng)方面存在嚴(yán)重的缺失現(xiàn)象，導(dǎo)致信息化檔案管理系統(tǒng)處于高風(fēng)險(xiǎn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很難保證數(shù)字化文書檔案的安全性[2]。面對(duì)這種情況，很容易受到多方面因素的不利影響造成檔案丟失和泄漏等狀況，比如遭到外界網(wǎng)絡(luò)攻擊或是網(wǎng)絡(luò)病毒等等，既影響了檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，也威脅著數(shù)字化文書檔案的安全性，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化文書檔案的安全傳輸和共享，不利于文書檔案管理工作的順利

進(jìn)行。

1.3 檔案管理人員的培訓(xùn)力度不足

檔案管理人員作為文書檔案管理工作的主要參與者，其素質(zhì)水平直接影響著文書檔案管理工作的整體效率，若是檔案人員缺乏良好的信息技術(shù)應(yīng)用能力，將直接影響到文書檔案管理工作的順利進(jìn)行[3]。面對(duì)這種情況，就必須要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其能夠正確處理各種問(wèn)題，有效保證文書檔案管理工作的整體效果。然而就實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度較低，很難發(fā)揮培訓(xùn)工作的整體作用，導(dǎo)致檔案管理人員在進(jìn)行實(shí)際工作中，常常出現(xiàn)失誤、違規(guī)等不良現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了辦公室文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 提高對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)

在信息化社會(huì)的持續(xù)發(fā)展背景下，信息化技術(shù)逐漸被各個(gè)行業(yè)所重視，不僅是提高我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)力的重要途徑，也是提高辦公室文書檔案管理水平的關(guān)鍵手段。想要促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，使辦公室文書檔案管理工作更具有實(shí)效性，就必須要提高檔案工作人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)程度，增強(qiáng)檔案管理人員的文書檔案管理意識(shí)，并根據(jù)辦公室文書檔案管理的內(nèi)容和要求對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行靈活運(yùn)用[4]。同時(shí)，為發(fā)揮信息化技術(shù)在辦公室文書檔案管理中的作用，也要合理增加對(duì)文書檔案管理工作的投入成本，以此確保辦公室文書檔案管理工作的信息化建設(shè)得以順利進(jìn)行，有效實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，有效提高辦公室文書檔案管理工作的整體水平。

2.2 建立完整的信息化檔案管理平臺(tái)

為提高辦公室文書檔案管理工作的整體效果，使辦公室文化檔案管理更加嚴(yán)密花和科學(xué)化，使文書檔案管理工作得以順利進(jìn)行，必須要及時(shí)建立完整的信息化檔案管理平臺(tái)，以此提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使數(shù)字化文書檔案的安全性得到有效提高。同時(shí)，也要重視檔案信息處理系統(tǒng)的建設(shè)，以便能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，對(duì)其進(jìn)行快速分類和整理，有效確保數(shù)字化文書檔案的準(zhǔn)確性和完整性。其次，為確保數(shù)字化文書檔案的整體質(zhì)量，杜絕數(shù)字化文書檔案出現(xiàn)丟失和破壞等情況，檔案管理人員也要及時(shí)建立多個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)，比如在利用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，選擇移動(dòng)硬盤、傳統(tǒng)紙質(zhì)載體對(duì)重要的文書檔案進(jìn)行備份，使文書檔案的安全性得到有效保障，為辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有利

基礎(chǔ)。

2.3 改變傳統(tǒng)檔案管理方式

在以往的辦公室文書檔案管理工作中，常常會(huì)出現(xiàn)檔案登記不明等情況，對(duì)辦公室文書檔案和人事信息的安全性造成較大威脅，導(dǎo)致辦公室的職能作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。面對(duì)這種情況，就必須要及時(shí)對(duì)辦公室文書檔案管理方式進(jìn)行改變，使辦公室文書檔案管理工作更具有合理性，使其能夠滿足辦公室工作的各項(xiàng)要求。首先，在進(jìn)行辦公室文書檔案管理的時(shí)候，要明確相關(guān)責(zé)任人，準(zhǔn)確了解文書檔案的流動(dòng)情況，以此減少檔案管理工作中的責(zé)任推諉現(xiàn)象。其次，要及時(shí)建立科學(xué)的分工體系，及時(shí)明確各個(gè)工作人員的崗位職責(zé)，使辦公室文書檔案管理工作中的職權(quán)交叉問(wèn)題得到有效解決，有效減少檔案管理工作中的交叉和重復(fù)性工作，使辦公室文書檔案管理工作的目標(biāo)得以順利完成。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為辦公室文書檔案管理工作的執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響著辦公室文書檔案管理工作的整體效果，做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅能夠有效實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作的改進(jìn)目的，也能夠?yàn)檗k公室文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展提供有利基礎(chǔ)，有效減少不利于辦公室文書檔案管理工作的人為因素。首先，在進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)工作時(shí)，要根據(jù)辦公室文書檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)確定培訓(xùn)內(nèi)容，確保檔案管理人員能夠準(zhǔn)確把握工作范圍和重點(diǎn)，繼而對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行針對(duì)性、有效性的收集和整理，避免在辦公室文書檔案管理工作中出現(xiàn)檔案缺失等不良現(xiàn)象。其次，應(yīng)積極組織開(kāi)展技術(shù)交流、技術(shù)講座及會(huì)議討論等活動(dòng)，通過(guò)多種渠道為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員能夠形成良好的自我強(qiáng)化意識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，為辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有利支撐。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，使其能夠更加適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，應(yīng)積極提高對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)、建立完整的信息化檔案管理平臺(tái)、改變傳統(tǒng)檔案管理方式、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從多方面提高辦公事文書檔案管理工作的水平，使辦公室文書檔案管理工作更具有實(shí)效性，為辦公室人事管理提供更可靠的信息支持。

參考文獻(xiàn)

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