信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新探討

楊靜

摘 要：在進行辦公室文書檔案管理工作的時候，對各類文書檔案進行收集、整理和利用，能夠為辦公室人事管理提供有利依據，對辦公室人事管理的順利進行起著較好的促進作用。在信息社會背景下，想要發揮辦公室文書檔案管理工作的整體作用，使辦公室文書檔案管理工作更具有規范性，就必須要加強對辦公室文書檔案管理工作的改革及創新，采取有效措施對其進行改進，為辦公室文書檔案管理工作的進步和發展提供有效參考依據。

關鍵詞：信息社會；辦公室文書；檔案管理；措施

隨著我國科學技術的迅速發展，各種新技術被應用到人類生活和生產中，給我們的日常生活和工作帶來較大改變，這也促進了信息技術在各行各業的普及化應用，使我們的信息交流效率得到有效提高。面對信息化社會背景，辦公室文書檔案管理工作亟待改進，需要對辦公室文書檔案管理工作的現狀進行深入分析，根據實際情況對其進行合理改進，使其能夠更加適應時代發展的要求，為辦公室人事管理工作提供更好的信息支持，有效促進辦公室文書檔案管理工作的科學

發展。

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理的現狀

1.1 對信息化技術的認識程度較低

雖然信息化技術逐漸被應用到各個行業領域中，但人們對新事物的出現需要一定的適應時間，對于一些年齡較大的檔案管理人員存在較大的應用障礙，無法充分發揮信息化技術在辦公室文書檔案管理工作中的功能效用[1]。由于部分檔案管理人員對信息化技術的認識程度較低，沒有充分認識到信息化技術在辦公室文書檔案管理中的作用，不愿耗費過多的時間對信息化技術進行研究，這不僅影響到辦公室文書檔案管理工作的信息化建設，也阻礙了辦公室文書檔案管理中信息化技術的進步和創新。

1.2 數字化文書檔案的安全性較低

就目前來看，我國辦公室文書檔案管理的信息化水平較低，在安全保障系統方面存在嚴重的缺失現象，導致信息化檔案管理系統處于高風險的網絡環境中，很難保證數字化文書檔案的安全性[2]。面對這種情況，很容易受到多方面因素的不利影響造成檔案丟失和泄漏等狀況，比如遭到外界網絡攻擊或是網絡病毒等等，既影響了檔案管理系統的安全運行，也威脅著數字化文書檔案的安全性，難以實現對數字化文書檔案的安全傳輸和共享，不利于文書檔案管理工作的順利

進行。

1.3 檔案管理人員的培訓力度不足

檔案管理人員作為文書檔案管理工作的主要參與者，其素質水平直接影響著文書檔案管理工作的整體效率，若是檔案人員缺乏良好的信息技術應用能力，將直接影響到文書檔案管理工作的順利進行[3]。面對這種情況，就必須要做好對檔案管理人員的培訓工作，使其能夠正確處理各種問題，有效保證文書檔案管理工作的整體效果。然而就實際情況來看，我國對檔案管理人員的培訓力度較低，很難發揮培訓工作的整體作用，導致檔案管理人員在進行實際工作中，常常出現失誤、違規等不良現象，嚴重影響了辦公室文書檔案管理工作的效率和質量。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理的改進措施

2.1 提高對文書檔案管理的認識

在信息化社會的持續發展背景下，信息化技術逐漸被各個行業所重視，不僅是提高我國社會生產力的重要途徑，也是提高辦公室文書檔案管理水平的關鍵手段。想要促進辦公室文書檔案管理工作的進步和發展，使辦公室文書檔案管理工作更具有實效性，就必須要提高檔案工作人員對信息化技術的認識程度，增強檔案管理人員的文書檔案管理意識，并根據辦公室文書檔案管理的內容和要求對信息化技術進行靈活運用[4]。同時，為發揮信息化技術在辦公室文書檔案管理中的作用，也要合理增加對文書檔案管理工作的投入成本，以此確保辦公室文書檔案管理工作的信息化建設得以順利進行，有效實現辦公室文書檔案管理工作的數字化和信息化，有效提高辦公室文書檔案管理工作的整體水平。

2.2 建立完整的信息化檔案管理平臺

為提高辦公室文書檔案管理工作的整體效果，使辦公室文化檔案管理更加嚴密花和科學化，使文書檔案管理工作得以順利進行，必須要及時建立完整的信息化檔案管理平臺，以此提高文書檔案管理工作的效率和質量，使數字化文書檔案的安全性得到有效提高。同時，也要重視檔案信息處理系統的建設，以便能夠對傳統檔案資料進行數字化轉換，對其進行快速分類和整理，有效確保數字化文書檔案的準確性和完整性。其次，為確保數字化文書檔案的整體質量，杜絕數字化文書檔案出現丟失和破壞等情況，檔案管理人員也要及時建立多個存儲系統，比如在利用檔案信息系統進行檔案存儲的基礎上，選擇移動硬盤、傳統紙質載體對重要的文書檔案進行備份，使文書檔案的安全性得到有效保障，為辦公室文書檔案管理工作的順利進行提供有利

基礎。

2.3 改變傳統檔案管理方式

在以往的辦公室文書檔案管理工作中，常常會出現檔案登記不明等情況，對辦公室文書檔案和人事信息的安全性造成較大威脅，導致辦公室的職能作用無法得到充分發揮。面對這種情況，就必須要及時對辦公室文書檔案管理方式進行改變，使辦公室文書檔案管理工作更具有合理性，使其能夠滿足辦公室工作的各項要求。首先，在進行辦公室文書檔案管理的時候，要明確相關責任人，準確了解文書檔案的流動情況，以此減少檔案管理工作中的責任推諉現象。其次，要及時建立科學的分工體系，及時明確各個工作人員的崗位職責，使辦公室文書檔案管理工作中的職權交叉問題得到有效解決，有效減少檔案管理工作中的交叉和重復性工作，使辦公室文書檔案管理工作的目標得以順利完成。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

作為辦公室文書檔案管理工作的執行者，檔案管理人員的素質水平直接影響著辦公室文書檔案管理工作的整體效果，做好對檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員的綜合素質，不僅能夠有效實現辦公室文書檔案管理工作的改進目的，也能夠為辦公室文書檔案管理工作的進步和發展提供有利基礎，有效減少不利于辦公室文書檔案管理工作的人為因素。首先，在進行檔案管理人員的培訓工作時，要根據辦公室文書檔案管理工作的重點和難點確定培訓內容，確保檔案管理人員能夠準確把握工作范圍和重點，繼而對辦公室文書檔案進行針對性、有效性的收集和整理，避免在辦公室文書檔案管理工作中出現檔案缺失等不良現象。其次，應積極組織開展技術交流、技術講座及會議討論等活動，通過多種渠道為檔案管理人員提供更多的學習機會，使檔案管理人員能夠形成良好的自我強化意識，不斷提高自身的業務能力，為辦公室文書檔案管理工作的順利進行提供有利支撐。

3 結語

綜上所述，為促進辦公室文書檔案管理工作的進步和發展，使其能夠更加適應信息化時代的發展要求，應積極提高對文書檔案管理的認識、建立完整的信息化檔案管理平臺、改變傳統檔案管理方式、提高檔案管理人員的綜合素質，從多方面提高辦公事文書檔案管理工作的水平，使辦公室文書檔案管理工作更具有實效性，為辦公室人事管理提供更可靠的信息支持。

參考文獻

[1]高青青.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].人力資源管理，2018（02）：207-208.

[2]蒲明桂.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2017（10）：81.

[3]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務，2017（02）：108.

[4]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.