如何做好地質(zhì)勘查單位檔案的規(guī)范化管理工作

路瑤

摘 要：地質(zhì)工作作為我國(guó)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，地質(zhì)勘查單位日積月累形成的檔案資料記錄了真實(shí)的地質(zhì)工作開展?fàn)顩r，客觀反映了每一個(gè)歷史時(shí)期該地質(zhì)勘查單位的工作實(shí)況，以及與社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)和文化等各方面的交叉影響，具有極高的不可再生性，一旦因?yàn)楣芾聿簧茖?dǎo)致資料流失或缺漏，地質(zhì)勘查單位將承受無法估量的損失。本文立足于地質(zhì)勘查單位檔案的規(guī)范化管理工作的重要性，重點(diǎn)闡釋了如何做好這項(xiàng)工作，以期為行業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)勘查單位；檔案管理；規(guī)范化操作；創(chuàng)新意識(shí)；社會(huì)觀念

以河北檔案工作規(guī)范化管理為例。河北省國(guó)土資源廳和省地礦局始終要求地質(zhì)檔案的管理部門對(duì)地質(zhì)檔案應(yīng)做到及時(shí)進(jìn)行整理、編號(hào)、登記，進(jìn)行分類保管，做到定期對(duì)資料進(jìn)行核查，防止資料損壞和丟失。另外，地質(zhì)勘查單位所匯交的電子文檔的內(nèi)容及格式要嚴(yán)格按國(guó)土資源部《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》執(zhí)行。由此可見，檔案不僅是每個(gè)時(shí)期地質(zhì)勘查單位政經(jīng)等方面的動(dòng)態(tài)記錄，還是地質(zhì)工作進(jìn)程和變化的見證，是服務(wù)于社會(huì)的主要文化載體，必須加以規(guī)范化保護(hù)，才能讓其在不斷發(fā)展過程中最大限度實(shí)現(xiàn)其原有

價(jià)值。

1 地質(zhì)勘查單位檔案資料規(guī)范化管理的重要性

上文已經(jīng)提及，地質(zhì)勘查單位的檔案資料是地質(zhì)工作有效服務(wù)社會(huì)的主要載體，也是基礎(chǔ)性工作之一，涉及范圍十分廣泛，幾乎囊括社會(huì)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域。由于這些檔案資料是地質(zhì)工作最真實(shí)的記錄和反饋，記載著不同歷史時(shí)期地質(zhì)工作的主要進(jìn)程和期間發(fā)生的各種變化，因此其珍貴性和不可再生性可見一斑。只有建立完善的地質(zhì)檔案管理機(jī)制，健全檔案的共享和社會(huì)化服務(wù)體系，將新時(shí)期的信息科學(xué)技術(shù)和新媒體數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作中，通過搭建數(shù)據(jù)中心的方式，實(shí)現(xiàn)不同時(shí)期檔案資料的統(tǒng)一分類管理，才能充分發(fā)揮檔案資料的寶貴價(jià)值，在加快地質(zhì)工作進(jìn)程的同時(shí)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)[1]。

2 對(duì)如何做好地質(zhì)勘查單位檔案的規(guī)范化管理工作的幾點(diǎn)思考

2.1 適時(shí)轉(zhuǎn)變工作觀念

傳統(tǒng)的地質(zhì)勘查單位檔案管理工作主要運(yùn)用的是管理型模式，當(dāng)下該模式出現(xiàn)一些弊端，例如管理過于保守，沒有及時(shí)集合新形勢(shì)下的發(fā)展實(shí)際對(duì)企業(yè)各部門工作觀念進(jìn)行更新，檔案管理仍停留在紙質(zhì)記錄、不主動(dòng)參考借鑒優(yōu)秀模式等方面，給檔案管理工作的開展帶來諸多阻礙。

因此，檔案管理工作需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，即由原來的管理型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾黹_放型，注重結(jié)合新形勢(shì)，研究當(dāng)下可能出現(xiàn)的新情況、新問題，提高其主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，讓檔案信息資源得以充分開發(fā)利用。還要按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（DA/T41-2008）要求進(jìn)行原始地質(zhì)資料的整理歸檔。國(guó)土資源部《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》曾明文規(guī)定，地質(zhì)勘查單位收集、保管檔案的最終目的是為了提高檔案的利用率。隨著地質(zhì)勘查單位改革的不斷深入，單位內(nèi)部的實(shí)際情況也有所變化，檔案工作和地質(zhì)科技、礦產(chǎn)所有權(quán)、野外現(xiàn)場(chǎng)、地質(zhì)勘查等工作的管理也日益緊密，檔案資料的開放式管理便逐漸成為可能，日漸出現(xiàn)了開架閱覽、送檔上門、深入施工現(xiàn)場(chǎng)等新式檔案管理形式，為檔案管理工作的進(jìn)一步推進(jìn)提供了幫助[2]。

2.2 地質(zhì)勘查單位要健全與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度

任何工作單位要想穩(wěn)步有序推進(jìn)，就必須要做到有章可循，有法可依，地質(zhì)勘查單位也不例外。在檔案資料管理方面，對(duì)于國(guó)家計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目及地質(zhì)科研項(xiàng)目，要按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（DA/T41-2008）要求進(jìn)行原始地質(zhì)資料的整理歸檔。地質(zhì)市場(chǎng)項(xiàng)目的歸檔要求根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情況，工作內(nèi)容、行業(yè)及國(guó)家規(guī)程規(guī)范要求歸檔。所歸檔的文件資料均應(yīng)反映項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過程。省地礦局所發(fā)各專業(yè)地質(zhì)檔案電子文檔嚴(yán)格按2002年國(guó)土資源部國(guó)土資發(fā)〔2002〕93號(hào)文的附件《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（試行）執(zhí)行。另外，計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)、磁帶、磁（光）盤、錄相帶、照片（包括底片）等音像電子資料，隨項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。對(duì)于在外單位收集或購(gòu)買的各類資料，除按規(guī)定歸入原本檔案的資料外，對(duì)于有利用、保存價(jià)值的資料，應(yīng)交單位資料室，按參考類資料歸

檔等。

2.3 將信息科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中

地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，長(zhǎng)久發(fā)展，就要結(jié)合時(shí)代特色。首先，與信息科學(xué)技術(shù)的融合必不可少。地質(zhì)勘查單位要因此建設(shè)檔案信息資源的總數(shù)據(jù)庫(kù)，用以全程調(diào)配、分類每個(gè)不同時(shí)期的檔案資料。這個(gè)總數(shù)據(jù)庫(kù)也可以叫作中心數(shù)據(jù)庫(kù)，內(nèi)含多種檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。如按照檔案的存儲(chǔ)地址，可將單位內(nèi)的資料分為地質(zhì)市場(chǎng)地質(zhì)勘查項(xiàng)目和國(guó)家計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目、地質(zhì)科研項(xiàng)目等。按照檔案的不同載體進(jìn)行分類，可以分成文書類、照片類、聲像類以及多媒體類等。按照檔案的不同檢索類別進(jìn)行分類，可以分為檔案的目錄數(shù)據(jù)、不同專題的目錄、資料的目錄以及文件的目錄，另外還有電子文件和電子檔案等。其次，地質(zhì)勘查單位要建立完整的目錄數(shù)據(jù)，方便檔案的查找，也可以僅僅對(duì)那些利用率較高的數(shù)據(jù)進(jìn)行目錄統(tǒng)計(jì)，或者全文數(shù)據(jù)錄入，包括不同文件形式，如照片類、圖片類、影像類等。此外，所建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)要設(shè)立完整的輸入和輸出系統(tǒng)，即綜合數(shù)據(jù)分析技術(shù)，保證數(shù)據(jù)在加工、識(shí)別、接收、存儲(chǔ)和傳輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)的順暢，還要注意數(shù)據(jù)的保密性。再次，完整的計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)也應(yīng)該被檔案管理所采用，這樣可以方便檔案的查找，保證檢索的便捷，節(jié)省不必要的搜集時(shí)間。

2.4 加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)投入，保證工作人員專業(yè)性

一方面，地質(zhì)勘查單位要給予檔案管理工作足夠的重視，在該工作中投入大量的資金和精力，比如建造可供檔案管理的庫(kù)房、更新檔案的裝具、購(gòu)置檔案管理需要的機(jī)器設(shè)備等；另一方面，地質(zhì)勘查單位要定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求檔案管理人員具備一定的檔案管理理論知識(shí)和法律法規(guī)知識(shí)，并不斷提高其專業(yè)技能水平，還要為檔案管理人員提高更多的物質(zhì)和精神鼓勵(lì)，提高單位的凝聚力和集體

意識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，地質(zhì)勘查單位要重視檔案規(guī)范化管理工作的開展，意識(shí)到檔案管理在日常地質(zhì)工作中的重要地位，全方位立足于發(fā)展實(shí)際，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理的穩(wěn)步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]周翠芳.試析如何加強(qiáng)地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：96.

[2]孫磊.核地勘單位科技檔案管理存在問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2016（S2）：78-79.