如何做好地質(zhì)勘查單位檔案的規(guī)范化管理工作

路瑤

摘 要：地質(zhì)工作作為我國社會發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，地質(zhì)勘查單位日積月累形成的檔案資料記錄了真實的地質(zhì)工作開展?fàn)顩r，客觀反映了每一個歷史時期該地質(zhì)勘查單位的工作實況，以及與社會、政治、經(jīng)濟(jì)和文化等各方面的交叉影響，具有極高的不可再生性，一旦因為管理不善導(dǎo)致資料流失或缺漏，地質(zhì)勘查單位將承受無法估量的損失。本文立足于地質(zhì)勘查單位檔案的規(guī)范化管理工作的重要性，重點闡釋了如何做好這項工作，以期為行業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)勘查單位；檔案管理；規(guī)范化操作；創(chuàng)新意識；社會觀念

以河北檔案工作規(guī)范化管理為例。河北省國土資源廳和省地礦局始終要求地質(zhì)檔案的管理部門對地質(zhì)檔案應(yīng)做到及時進(jìn)行整理、編號、登記，進(jìn)行分類保管，做到定期對資料進(jìn)行核查，防止資料損壞和丟失。另外，地質(zhì)勘查單位所匯交的電子文檔的內(nèi)容及格式要嚴(yán)格按國土資源部《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》執(zhí)行。由此可見，檔案不僅是每個時期地質(zhì)勘查單位政經(jīng)等方面的動態(tài)記錄，還是地質(zhì)工作進(jìn)程和變化的見證，是服務(wù)于社會的主要文化載體，必須加以規(guī)范化保護(hù)，才能讓其在不斷發(fā)展過程中最大限度實現(xiàn)其原有

價值。

1 地質(zhì)勘查單位檔案資料規(guī)范化管理的重要性

上文已經(jīng)提及，地質(zhì)勘查單位的檔案資料是地質(zhì)工作有效服務(wù)社會的主要載體，也是基礎(chǔ)性工作之一，涉及范圍十分廣泛，幾乎囊括社會各個行業(yè)和領(lǐng)域。由于這些檔案資料是地質(zhì)工作最真實的記錄和反饋，記載著不同歷史時期地質(zhì)工作的主要進(jìn)程和期間發(fā)生的各種變化，因此其珍貴性和不可再生性可見一斑。只有建立完善的地質(zhì)檔案管理機(jī)制，健全檔案的共享和社會化服務(wù)體系，將新時期的信息科學(xué)技術(shù)和新媒體數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作中，通過搭建數(shù)據(jù)中心的方式，實現(xiàn)不同時期檔案資料的統(tǒng)一分類管理，才能充分發(fā)揮檔案資料的寶貴價值，在加快地質(zhì)工作進(jìn)程的同時，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)[1]。

2 對如何做好地質(zhì)勘查單位檔案的規(guī)范化管理工作的幾點思考

2.1 適時轉(zhuǎn)變工作觀念

傳統(tǒng)的地質(zhì)勘查單位檔案管理工作主要運(yùn)用的是管理型模式，當(dāng)下該模式出現(xiàn)一些弊端，例如管理過于保守，沒有及時集合新形勢下的發(fā)展實際對企業(yè)各部門工作觀念進(jìn)行更新，檔案管理仍停留在紙質(zhì)記錄、不主動參考借鑒優(yōu)秀模式等方面，給檔案管理工作的開展帶來諸多阻礙。

因此，檔案管理工作需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，即由原來的管理型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾黹_放型，注重結(jié)合新形勢，研究當(dāng)下可能出現(xiàn)的新情況、新問題，提高其主動服務(wù)意識，讓檔案信息資源得以充分開發(fā)利用。還要按照國家檔案局發(fā)布的《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（DA/T41-2008）要求進(jìn)行原始地質(zhì)資料的整理歸檔。國土資源部《地質(zhì)資料管理條例》曾明文規(guī)定，地質(zhì)勘查單位收集、保管檔案的最終目的是為了提高檔案的利用率。隨著地質(zhì)勘查單位改革的不斷深入，單位內(nèi)部的實際情況也有所變化，檔案工作和地質(zhì)科技、礦產(chǎn)所有權(quán)、野外現(xiàn)場、地質(zhì)勘查等工作的管理也日益緊密，檔案資料的開放式管理便逐漸成為可能，日漸出現(xiàn)了開架閱覽、送檔上門、深入施工現(xiàn)場等新式檔案管理形式，為檔案管理工作的進(jìn)一步推進(jìn)提供了幫助[2]。

2.2 地質(zhì)勘查單位要健全與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度

任何工作單位要想穩(wěn)步有序推進(jìn)，就必須要做到有章可循，有法可依，地質(zhì)勘查單位也不例外。在檔案資料管理方面，對于國家計劃內(nèi)項目及地質(zhì)科研項目，要按照國家檔案局發(fā)布的《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（DA/T41-2008）要求進(jìn)行原始地質(zhì)資料的整理歸檔。地質(zhì)市場項目的歸檔要求根據(jù)項目實施情況，工作內(nèi)容、行業(yè)及國家規(guī)程規(guī)范要求歸檔。所歸檔的文件資料均應(yīng)反映項目的整個實施過程。省地礦局所發(fā)各專業(yè)地質(zhì)檔案電子文檔嚴(yán)格按2002年國土資源部國土資發(fā)〔2002〕93號文的附件《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（試行）執(zhí)行。另外，計算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)、磁帶、磁（光）盤、錄相帶、照片（包括底片）等音像電子資料，隨項目進(jìn)行歸檔。對于在外單位收集或購買的各類資料，除按規(guī)定歸入原本檔案的資料外，對于有利用、保存價值的資料，應(yīng)交單位資料室，按參考類資料歸

檔等。

2.3 將信息科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中

地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作要想實現(xiàn)與時俱進(jìn)，長久發(fā)展，就要結(jié)合時代特色。首先，與信息科學(xué)技術(shù)的融合必不可少。地質(zhì)勘查單位要因此建設(shè)檔案信息資源的總數(shù)據(jù)庫，用以全程調(diào)配、分類每個不同時期的檔案資料。這個總數(shù)據(jù)庫也可以叫作中心數(shù)據(jù)庫，內(nèi)含多種檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。如按照檔案的存儲地址，可將單位內(nèi)的資料分為地質(zhì)市場地質(zhì)勘查項目和國家計劃內(nèi)項目、地質(zhì)科研項目等。按照檔案的不同載體進(jìn)行分類，可以分成文書類、照片類、聲像類以及多媒體類等。按照檔案的不同檢索類別進(jìn)行分類，可以分為檔案的目錄數(shù)據(jù)、不同專題的目錄、資料的目錄以及文件的目錄，另外還有電子文件和電子檔案等。其次，地質(zhì)勘查單位要建立完整的目錄數(shù)據(jù)，方便檔案的查找，也可以僅僅對那些利用率較高的數(shù)據(jù)進(jìn)行目錄統(tǒng)計，或者全文數(shù)據(jù)錄入，包括不同文件形式，如照片類、圖片類、影像類等。此外，所建立的檔案數(shù)據(jù)庫要設(shè)立完整的輸入和輸出系統(tǒng)，即綜合數(shù)據(jù)分析技術(shù)，保證數(shù)據(jù)在加工、識別、接收、存儲和傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)的順暢，還要注意數(shù)據(jù)的保密性。再次，完整的計算機(jī)檢索技術(shù)也應(yīng)該被檔案管理所采用，這樣可以方便檔案的查找，保證檢索的便捷，節(jié)省不必要的搜集時間。

2.4 加大對檔案管理基礎(chǔ)投入，保證工作人員專業(yè)性

一方面，地質(zhì)勘查單位要給予檔案管理工作足夠的重視，在該工作中投入大量的資金和精力，比如建造可供檔案管理的庫房、更新檔案的裝具、購置檔案管理需要的機(jī)器設(shè)備等；另一方面，地質(zhì)勘查單位要定期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求檔案管理人員具備一定的檔案管理理論知識和法律法規(guī)知識，并不斷提高其專業(yè)技能水平，還要為檔案管理人員提高更多的物質(zhì)和精神鼓勵，提高單位的凝聚力和集體

意識。

3 結(jié)束語

總之，地質(zhì)勘查單位要重視檔案規(guī)范化管理工作的開展，意識到檔案管理在日常地質(zhì)工作中的重要地位，全方位立足于發(fā)展實際，實現(xiàn)新時代檔案管理的穩(wěn)步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]周翠芳.試析如何加強(qiáng)地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：96.

[2]孫磊.核地勘單位科技檔案管理存在問題及對策[J].蘭臺世界，2016（S2）：78-79.