解析檔案管理中存在的問題以及解決方法

許祺

摘 要：檔案管理是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理是單位各項評估的重要內容，也能真實的反應一個單位的面貌，也是令企業發展的重要條件。在一個單位中，檔案管理體現其基本的職能，這也是單位大數據的另一種表現形式。同時，也是評定一個單位綜合業務的主要依據，為單位下一步規劃起到決定性的作用。因此，檔案管理重中之重。隨著國家對檔案管理提出的嚴格要求，我國的管理制度也在不斷的完善，對檔案管理提出了更高的標準，面對當下的工作，如何更加規范化的開展工作，還存在諸多問題丞待解決，需要進一步從實踐中去探討找到對策。

關鍵詞：檔案管理；管理對策；科學管理

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作懈怠認知不夠

一直以來在部分單位，檔案管理工作存在認知誤區，常常認為這個工作可有無可，一個單位的檔案管理工作不被重視，重要的資料得不到保存。而這還是一項繁雜又重復的工作，也不容易取得驕人的工作成績，漸漸地，檔案管理人員的銳氣被磨平，面對大家的認知誤區，也讓部分檔案管理人員開始消極怠工，認為自己的工作可有可無，即便是做好了也是默默無聞，正是這樣的偏見，也讓一些檔案管理人員不思進取，工作上喪失積極性，工作也僅是對付了事，不僅影響了檔案工作的正常開展，還滯后了原本應該標準化的工作流程。

1.2 檔案管理缺乏科技手段加強

在個別單位沒有專門的檔案室，有的是和人力資源的辦公室一起，文件混雜堆放在一起，導致一些文件丟失及破損，甚至北方炎熱的夏季，一些紙質的老舊檔案因儲存不當，存在了受潮或者沒邊的情況，一旦后期再查找起來損失很大，也造成了無法彌補的情況。因單位領導的不重視，導致檔案管理的工作人員也沒有重視起來，工作做的十分敷衍。因信息需要錄入，工作人員的懶惰，也導致一些應該錄入的檔案沒有及時輸入計算機，沒有達到辦公自動化，影響了檔案的儲存及保存。因為沒有統一的檔案室，也就導致檔案在管理上分配不清晰，存在一定的弊端。

1.3 檔案管理崗位人員不專業缺乏積極性

一個合格的檔案管理工作人員，具備較高的綜合素質，其中包括對業務的熟練程度，以及對工作的專業性。因檔案工作有較高的銜接性，需要有一個長期固定的人員進行統計和收集資料，一旦單位內部檔案管理人員流動性太大，也不利于信息的采集和收集，同時，也缺乏連貫性，因單位內員工眾多，以及重要的單位資料也比較多，重新換人再統計，增加時間成本，同時也容易遺漏重要資料。如果檔案管理人員沒有長遠的工作計劃，做工作都是隨機的去開展，就缺乏系統性的規劃，這也要對工作人員開展必要的崗前培訓，要知道檔案管理的重要性，運用好統計學或者相關學科的檔案管理方面的知識，積累更多的素材，保證該崗位人員的專業性。

2 檔案管理工作的對策與思考

2.1 提高認識，加強領導

有了理論還要付諸于實踐，二者相結合才能達到完美的結果，首先要對檔案管理者進行培訓，從管理者自身就要提高認知，其次，要對檔案管理工作人員進行培訓，讓大家更加專業和敬業的做好本職工作，提高管理理念，更要有刻苦鉆研業務的學習能力，熱愛自己的本職工作，將檔案工作有條不紊的去開展。一定要開展業績考核，為做的好的檔案管理者做好褒獎，調動大家的積極性，營造一個良好的工作氛圍，讓領導也給員工最大的支持，對于一些基礎性的問題，可以經常與主管領導進行探討，將檔案工作更加系統化的開展，增強領導的關注度，從而提升檔案管理的工作效率。

2.2 不斷學習，提高素質

做一行就要愛一行，一個員工如果自身不想進步，作為單位領導也無法激發其學習的熱情。因此，如果想成為一名優秀的檔案管理人員，就要主觀能動性的去學習，不斷學習專業知識，作為單位可以派出優秀人才，到檔案管理的先進單位進行交流和學習，從中得到提高。在提升自己的綜合能力方面，建議可以購買相關書籍進行自學，汲取先進管理理念。可以參加培訓，從專業人士的角度去學習，查找自身的不足。系統的學習檔案管理學，認知檔案保護技術學的核心內容，熟練的掌握好檔案統計學。定期開展技能培訓或者比賽，讓管理檔案人員提高自身的危機感，及時提高自己的業務能力。

2.3 科學管理，規范操作

無規矩不成方圓，任何一個單位、一個人崗位，都需要有人去系統化的去管理。首先要完善管理制度，規范操作的具體細則。只有健全管理體制，才能讓檔案工作有條不紊的去開展。在一個單位中發揮其重要的作用。企業檔案的具體內容，涉及到重要的會議材料，其中有領導及員工間的重要會議通知以及領導的重要發言，以及公司內部的紅頭文件公布等等。包括公司內制定的各類計劃，其中也有合作單位及客戶單位間的來往要件，都需要封存處理。因此加強檔案的管理至關重要，要求管理人員要從老舊的方式中沉底擺脫出來，要用現代化的方式去辦公，從而去提高應有的工作效率，達到一個良好的

效果。

3 總結

因為在檔案錯綜復雜的信息中，如何有效提取出所需信息是每一個管理層或者統計人員需要面對的事情，只有解決本文中提出的幾點問題，才會更加有效地提高檔案管理的效率。時代在進步，信息不斷更新，只有緊握時代脈搏，才能符合時代的發展需求，更從觀念上加強創新力，從中去探索出一條新的管理模式，為單位科學、合理化的加強檔案管理起到決定性的作用。

參考文獻

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