淺析信息時代下檔案管理工作的創新

張孟

摘 要：隨著社會的不斷發展，信息資源管理體系也在逐步的健全完善。因此作為信息資源管理體系當中的重要內容，檔案的管理工作對于推動企業創新改革以及國家社會經濟發展具有重要的現實意義。為了順應信息化建設的時代號召，檔案管理工作也需要進一步的改革，依照社會發展趨勢轉變傳統管理模式，實現檔案管理工作的創新發展。因此，本文將針對信息化時代下檔案管理工作的創新進行深度分析和探討，對在創新過程中所面臨的問題和對策進行剖析，期望能夠加快檔案管理工作的信息化建設進程。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新；對策

當前信息化時代的快速到來讓我國的檔案管理工作面臨著更大的挑戰，這對我國的檔案管理工作提出了更新、更高的要求。因此檔案管理工作要想和時代同步發展就必須開拓創新，實現管理工作由人工化向智能化的轉變，并且通過對各項資源的高效整合，建立起自動上傳以及歸檔的工作程序，讓工作人員可以及時獲取檔案信息，提升工作效率。同時也可以快速便捷的為人們提供信息，滿足當下信息化社會人們的需求，從而突破了傳統檔案的限制。因此目前對于檔案工作來說，信息化建設是它的重要的轉變途徑，是檔案工作的創新需求，同時也是信息時代背景之下能夠幫助檔案管理工作與時俱進的一個必要手段。

1 信息化檔案管理工作的概述

信息化檔案管理工作，顧名思義就是通過現代的網絡技術，基于信息科學技術，將檔案管理工作和互聯網有效結合在一起。通過將現代信息技術貫穿在檔案管理的整個過程中，對所需要的數據資源進行有效的搜集和整合，能夠更加方便的進行使用，為人民和國家進行服務。其實也就是轉變了檔案管理工作的工作模式，實現了從以實體保存為主要部分的傳統管理向現代化、數字化的管理方式的轉變。

信息時代下檔案管理工作包含四個內容：首先是基礎設施的建設，在建設的過程當中，檔案管理工作需要充分利用信息化的資源平臺，并且加強和當地企業，政府部門的聯系溝通，加強聯動，從而能夠形成一個有序分級的信息化管理體系。其次檔案管理工作還要注重建設檔案信息化管理的準則規范，根據現有的通用規范，層層推進，逐步形成適合國家國慶的檔案信息化管理的標準規制。此外針對資源管理建設，信息時代的檔案管理需要對各個檔案的管理資源進行有效的整合，同時還需要逐步建立起一個數據豐富的檔案管理中心方便管理工作的有效開展。最后還有對系統軟件的開發，在開發的過程當中要不斷提高系統軟件的高效性和綜合性。

2 信息時代下檔案管理工作創新面臨的問題

2.1 服務理念落后，工作人員專業素質不足

隨著信息化建設的不斷推進，檔案管理的服務對象范圍也在不斷擴大，但是相應的工作人員的服務理念卻沒有得到提升，涉及到一些社會經濟，國家安全的檔案服務工作還存在著一些缺陷，服務方式的滯后在一定程度上限制了檔案管理工作的信息化推進，此外，工作人員的專業素質也會影響到管理工作的有效開展。工作人員的專業素質普遍不夠，因為自身的專業能力沒有得到考量和評測，所以在日常的工作當中，這些工作人員可能無法滿足大眾的需求，服務不夠全面，一直依靠傳統的管理理念和管理方式，自身技能不能進一步拓寬，工作效率也就會變得低下，在很大的程度上限制了檔案管理工作的

發展。

2.2 普遍存在信息共享壁壘

目前，我國檔案管理仍然沒有一個統一的規范，在對軟件的使用說明上仍然是一片混亂。同時應用硬件也沒有能夠發揮出應有的效果，檔案信息無法做到資源的共享，各個部門之間普遍存在著信息共享壁壘，檔案信息管理各自為營。由于整個流程未形成一個系統化的管理，所以信息資源之間的共享也就顯得特別少，而且在檔案的管理工作中，不同部門之間的層級關系也讓信息壁壘逐漸加深，同一個管理對象需要經過多個部門的順序審批才能應用，這也在一定程度上降低了工作的效率，影響的是檔案管理信息化建設的進程。

2.3 管理制度落后，管理系統不科學

由于中國的檔案管理工作信息化建設也才剛剛起步沒多久，所以有一些地方還是沿用的傳統的檔案管理模式，這種模式重藏輕用，整個模式都是圍繞著一成不變的“接收檔案——保存檔案——查閱檔案——收回檔案”這個流程來開展服務的。這種傳統模式很難適應時代的要求，落后的管理制度在實際的工作當中會影響到工作展開。另外，傳統的檔案管理系統是靜態文件保管基地，它是以案卷為單位來進行管理，這種管理系統不僅死板，而且工作量巨大，實在不符合如今信息化的發展背景。

3 信息時代檔案管理工作創新問題解決策略

3.1 創新管理工作思維，提升管理人員素質

檔案管理人員不僅要加強自己的專業能力培訓，熟悉檔案的業務流程，掌握相關的系統操作和使用維護步驟。還要對社會經濟的趨勢發展有著正確的判斷，能夠對檔案的獲取和管理進行綜合整理以及分析，同時能夠改進自身的服務理念，根據不同的服務對象合理安排工作，并加工出信息為社會服務。同時檔案管理人員也要能夠進行獨立的思考，獨立思考能夠幫助管理人員突破傳統模式的束縛，能夠積極主動的投身到管理當中來，從而能夠及時發現問題并且可以提出創新性的建議。同時，管理人員還需要有較高的政治素養，鑒于檔案的特殊性，所以檔案的管理人員必須具備高度的使命感和責任意識，要堅守職業道德，保持檔案的真實性，恪守原則，將維護檔案的安全作為自己工作的最高使命。

3.2 規范統一行業標準，實現信息共享資源

首先要將檔案管理的內容和范圍逐一明確下來，采用統一的檔案管理系統，統一的數據格式以及檔案著錄格式。通過建立中心樞紐來負責對所有文檔的系統運作，檔案的所有步驟都通過此處進行傳遞，全程進行跟蹤管理，讓每一個環節都能夠跟著預定的流程進行，形成一個程序化的工作流程，這樣就可以幫助建設一個規范化的系統工程，從而能夠實現信息資源的共享。另外可以嘗試將相關管理職能部門的工作模式由管理型向服務型進行轉變，從而可以將之前需要進行層次審批的流程變成同時進行的協同服務，這樣就能夠大大加深各部門之間的交流與協同作用，進一步幫助打破信息共享的壁壘。

3.3 利用科學檔案管理系統，完善管理制度

有效開發利用檔案管理系統，可以嘗試著將檔案管理作為一個信息的傳輸中心，通過電子檔案形成以數據為單元的隨機存儲。檔案的編目整合也會是以1每份文件為單位來進行管理，充分利用計算機龐大的數據計算量和網絡技術健全電子文件和資料管理制度。這樣一方面可以減輕工作人員的負擔，提升工作效率，另一方面也會避免檔案數據的遺漏以及丟失。此外，還需要完善管理制度，對檔案信息的集中統一管理是最主要的一個方式，由于信息化技術的發展，檔案管理可以和信息技術高度結合在一起，保證各個部門都能夠納入統一的檔案信息自動化的系統管理當中，這樣就能夠提升管理效率，加快各個部門之間的協作效率和資源的獲取速度。

4 總結語

隨著信息化時代的到來，作為人們社會信息資源的重要部分，檔案的管理也顯得格外重要。通過利用信息技術的發展來進行檔案管理，從而能夠為社會和大眾提供所需的信息資源，與時俱進，更好的服務于經濟建設和文化建設，這也是信息時代檔案人所要追求的一個目標。

參考文獻

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