關(guān)于加強農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案管理的幾點思考

萬紅梅

摘 要：農(nóng)業(yè)檔案是指在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等項活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來的文件材料的總稱。建立完整的農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標(biāo)志，加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理，能直接提高農(nóng)業(yè)科研管理工作的效率，進(jìn)而提高農(nóng)業(yè)科研院所的學(xué)術(shù)水平，對農(nóng)業(yè)科研單位的科技創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)發(fā)展；檔案開發(fā)；檔案管理

目前，我國農(nóng)業(yè)檔案信息資源開發(fā)尚還處在低水平認(rèn)識、低層次開發(fā)和低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。資源閑置，開發(fā)遲滯，產(chǎn)品擱置的管而不用，編而不研和開發(fā)多，利用少，效益差的問題普遍存在。諸多檔案的原有價值實現(xiàn)不了，內(nèi)容價值挖掘不出了，如不認(rèn)真加以研究和解決，勢必會阻滯農(nóng)村檔案信息的傳播和轉(zhuǎn)化，延緩農(nóng)業(yè)大跨越發(fā)展。怎樣才能將農(nóng)業(yè)檔案信息資源開發(fā)這一事關(guān)國家建設(shè)和農(nóng)業(yè)發(fā)展的服務(wù)性工作抓實、抓好、抓出成效，下面將對此提出相應(yīng)有效

措施。

1 建立服務(wù)意識

農(nóng)業(yè)檔案是記錄農(nóng)業(yè)活動和農(nóng)業(yè)技術(shù)發(fā)展的重要資料，研究活動的重要信息，其為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、開發(fā)新型農(nóng)業(yè)技術(shù)提供重要的科學(xué)依據(jù)。農(nóng)業(yè)檔案的服務(wù)形式關(guān)系到檔案服務(wù)的深度和廣度，要改變一把鎖保管檔案、坐等上門服務(wù)的方式，徹底改變“要用才去查找，需要才提供利用”的被動服務(wù)方式，做好信息的輸送、輸出服務(wù)，不斷縮小需求與服務(wù)之間的差距；及時建立面向農(nóng)業(yè)發(fā)展工作的各種檔案，做到農(nóng)業(yè)發(fā)展工作延伸到哪里，農(nóng)業(yè)檔案就發(fā)展到哪里，切實提高農(nóng)業(yè)檔案為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)的有效性。

2 建立健全檔案管理規(guī)章制度

在農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的開展中，要認(rèn)真建立健全檔案管理的規(guī)章制度，以此約束工作人員實現(xiàn)檔案管理工作的有效開展。依據(jù)我國《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中第二章的規(guī)定，各單位要建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項科研、生產(chǎn)、基地等活動，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。為此，需要農(nóng)業(yè)科技部門要因地制宜制定適合本單位實際工作情況的檔案管理制度，保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。通過大力宣傳和集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使每一位科研人員和檔案管理人員都明確制度規(guī)定中對自我工作的具體要求，明確是非對錯的每個細(xì)節(jié)要求。特別是在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第一章第三條中指出，科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財務(wù)，必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用。各單位除明確規(guī)章制度的要求以外，還要細(xì)化明確相應(yīng)的懲罰措施，以及深化到國家法律法規(guī)的重點問題，幫助工作人員樹立明確的法制意識和理念。

3 積極開發(fā)檔案信息資源

農(nóng)業(yè)科技檔案管理的發(fā)展不是一蹴而就的，更不是一成不變的，因此在具體工作中，不能讓工作人員定格在墨守常規(guī)的計劃和工作部署中，而應(yīng)積極鼓勵工作人員和科研人員進(jìn)行檔案信息資源的拓展和開發(fā)。在檔案資源管理中，可以將檔案目錄通過檢索編排的方式，使之條理化、明確化、科學(xué)化。通過對檔案內(nèi)容進(jìn)行總目錄、分類目錄、移交目錄和檢索卡片等編排方式，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理自成一體，然后進(jìn)一步擴展到各個相關(guān)領(lǐng)域，使之更加清晰化、完整化。例如，將農(nóng)業(yè)科技資源的方向和目錄進(jìn)行信息庫的編排和整理，實現(xiàn)資源利用的直接和便利，同時，通過網(wǎng)絡(luò)快捷的檢索，可以有效提升科技檔案利用率，在運用中發(fā)現(xiàn)不足，在不足中繼續(xù)擴大信息范圍和知識領(lǐng)域，實現(xiàn)信息資源的逐漸擴充，將過去封閉式的檔案管理更新為開放式的信息化管理，實現(xiàn)了農(nóng)業(yè)科技信息資源的分散、集中的最優(yōu)化，充分利用農(nóng)業(yè)科技檔案中技術(shù)和知識的優(yōu)勢，為農(nóng)業(yè)發(fā)展帶來更多的經(jīng)濟效益，最大限度地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的使用價值。

4 提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

農(nóng)發(fā)工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農(nóng)業(yè)開發(fā)工作的具體業(yè)務(wù)，又要掌握檔案管理的專業(yè)知識，因此，檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，掌握農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目建設(shè)的各個流程，自項目立項論證準(zhǔn)備初期就對項目檔案工作進(jìn)行全盤考慮和統(tǒng)籌安排，做到心中有數(shù)。在學(xué)習(xí)掌握項目知識外，還要加強檔案管理專業(yè)知識、計算機操作技能的學(xué)習(xí)，以提高他們的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理知識。

各類文件資料整理歸檔是檔案管理的核心工作，必須嚴(yán)格規(guī)范，明確具體。為此在實際歸檔中，首先對收集到的檔案資料進(jìn)行篩選分類，把不歸檔的資料剔除；其次，對需要歸檔的資料按形成時間、項目建設(shè)二條線進(jìn)行整理；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類立卷，確定每類內(nèi)容的保存期限，整理出每卷的目錄和全部檔案資料的總目錄；最后把檔案資料按科技、文書、財務(wù)三類檔案資料歸類立卷編號歸檔，按照檔案管理要求將檔案資料裝盒保存，并將所有檔案目錄錄入微機，實現(xiàn)檔案資料的微機化管理。

5 結(jié)語

農(nóng)業(yè)檔案的有效管理能為農(nóng)業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供重要的保障，并能有效引導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動，其一方面能為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)方向，夯實新農(nóng)村建設(shè)，同時還能維護(hù)農(nóng)村穩(wěn)定，構(gòu)建和諧新農(nóng)村，并促進(jìn)農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案部門應(yīng)加強農(nóng)業(yè)檔案的管理力度，從設(shè)備、員工以及整體重視態(tài)度等方面加強自身的建設(shè)，從農(nóng)民需求、當(dāng)?shù)丨h(huán)境及條件、市場需求等方面加強外部因素的導(dǎo)向作用，積極構(gòu)建農(nóng)民最需要、資源最節(jié)約、優(yōu)勢最明顯、市場需求最大的信息資源，在新農(nóng)村建設(shè)中最大限度地激發(fā)農(nóng)民的積極性，有效開發(fā)利用農(nóng)業(yè)資源，最大化利用比較優(yōu)勢，為新農(nóng)村建設(shè)取得偉大成就做貢獻(xiàn)。

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