關于加強農業開發檔案管理的幾點思考

萬紅梅

摘 要：農業檔案是指在農業科學研究、生產技術、基本建設等項活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的文件材料的總稱。建立完整的農業科研檔案是農業科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志，加強農業科研檔案管理，能直接提高農業科研管理工作的效率，進而提高農業科研院所的學術水平，對農業科研單位的科技創新能力和可持續發展有著重要的意義。

關鍵詞：農業發展；檔案開發；檔案管理

目前，我國農業檔案信息資源開發尚還處在低水平認識、低層次開發和低質量標準發展狀態。資源閑置，開發遲滯，產品擱置的管而不用，編而不研和開發多，利用少，效益差的問題普遍存在。諸多檔案的原有價值實現不了，內容價值挖掘不出了，如不認真加以研究和解決，勢必會阻滯農村檔案信息的傳播和轉化，延緩農業大跨越發展。怎樣才能將農業檔案信息資源開發這一事關國家建設和農業發展的服務性工作抓實、抓好、抓出成效，下面將對此提出相應有效

措施。

1 建立服務意識

農業檔案是記錄農業活動和農業技術發展的重要資料，研究活動的重要信息，其為農業科學研究、開發新型農業技術提供重要的科學依據。農業檔案的服務形式關系到檔案服務的深度和廣度，要改變一把鎖保管檔案、坐等上門服務的方式，徹底改變“要用才去查找，需要才提供利用”的被動服務方式，做好信息的輸送、輸出服務，不斷縮小需求與服務之間的差距；及時建立面向農業發展工作的各種檔案，做到農業發展工作延伸到哪里，農業檔案就發展到哪里，切實提高農業檔案為農業發展服務的有效性。

2 建立健全檔案管理規章制度

在農業科技檔案管理工作的開展中，要認真建立健全檔案管理的規章制度，以此約束工作人員實現檔案管理工作的有效開展。依據我國《科學技術檔案工作條例》中第二章的規定，各單位要建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項科研、生產、基地等活動，都有完整、準確、系統的科技文件材料歸檔保存。為此，需要農業科技部門要因地制宜制定適合本單位實際工作情況的檔案管理制度，保障檔案管理工作的有序進行。通過大力宣傳和集中學習培訓，使每一位科研人員和檔案管理人員都明確制度規定中對自我工作的具體要求，明確是非對錯的每個細節要求。特別是在《科學技術研究檔案管理暫行規定》第一章第三條中指出，科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財務，必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開發利用。各單位除明確規章制度的要求以外，還要細化明確相應的懲罰措施，以及深化到國家法律法規的重點問題，幫助工作人員樹立明確的法制意識和理念。

3 積極開發檔案信息資源

農業科技檔案管理的發展不是一蹴而就的，更不是一成不變的，因此在具體工作中，不能讓工作人員定格在墨守常規的計劃和工作部署中，而應積極鼓勵工作人員和科研人員進行檔案信息資源的拓展和開發。在檔案資源管理中，可以將檔案目錄通過檢索編排的方式，使之條理化、明確化、科學化。通過對檔案內容進行總目錄、分類目錄、移交目錄和檢索卡片等編排方式，使農業科技檔案管理自成一體，然后進一步擴展到各個相關領域，使之更加清晰化、完整化。例如，將農業科技資源的方向和目錄進行信息庫的編排和整理，實現資源利用的直接和便利，同時，通過網絡快捷的檢索，可以有效提升科技檔案利用率，在運用中發現不足，在不足中繼續擴大信息范圍和知識領域，實現信息資源的逐漸擴充，將過去封閉式的檔案管理更新為開放式的信息化管理，實現了農業科技信息資源的分散、集中的最優化，充分利用農業科技檔案中技術和知識的優勢，為農業發展帶來更多的經濟效益，最大限度地發揮農業科技檔案的使用價值。

4 提高檔案人員的業務素質

農發工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農業開發工作的具體業務，又要掌握檔案管理的專業知識，因此，檔案管理人員要加強學習，掌握農業綜合開發項目建設的各個流程，自項目立項論證準備初期就對項目檔案工作進行全盤考慮和統籌安排，做到心中有數。在學習掌握項目知識外，還要加強檔案管理專業知識、計算機操作技能的學習，以提高他們的專業素質和檔案管理知識。

各類文件資料整理歸檔是檔案管理的核心工作，必須嚴格規范，明確具體。為此在實際歸檔中，首先對收集到的檔案資料進行篩選分類，把不歸檔的資料剔除；其次，對需要歸檔的資料按形成時間、項目建設二條線進行整理；三是按檔案資料的具體內容進行歸類立卷，確定每類內容的保存期限，整理出每卷的目錄和全部檔案資料的總目錄；最后把檔案資料按科技、文書、財務三類檔案資料歸類立卷編號歸檔，按照檔案管理要求將檔案資料裝盒保存，并將所有檔案目錄錄入微機，實現檔案資料的微機化管理。

5 結語

農業檔案的有效管理能為農業的健康穩定發展提供重要的保障，并能有效引導農業生產活動，其一方面能為農業發展提供指導方向，夯實新農村建設，同時還能維護農村穩定，構建和諧新農村，并促進農業的現代化進程。檔案部門應加強農業檔案的管理力度，從設備、員工以及整體重視態度等方面加強自身的建設，從農民需求、當地環境及條件、市場需求等方面加強外部因素的導向作用，積極構建農民最需要、資源最節約、優勢最明顯、市場需求最大的信息資源，在新農村建設中最大限度地激發農民的積極性，有效開發利用農業資源，最大化利用比較優勢，為新農村建設取得偉大成就做貢獻。

參考文獻

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