大數據時代文書檔案管理工作高效性的探討

摘 要：社會各個主體交流愈加頻繁的現階段，文書檔案信息已經成為單位發展進程中尤為關鍵的因素。在現代化和科技化的社會，單位怎樣才能對文書檔案中的信息進行有效整合，確保這些信息資源更好地發揮信息基石作用，是社會各界尤其是檔案管理學界廣泛關注的重要課題。隨著對文書檔案研究的愈發深入，加之信息化技術融入各行各業步伐的加快，單位進行戰略規劃愈發的依賴于信息資源的挖掘與信息分析，而信息化技術則為這一塊提供了技術基礎。筆者詳細闡述了文書檔案管理與信息化技術的融合，以期為文書檔案管理提供新的研究思路。

關鍵詞：文書檔案管理；信息化；硬件設施；人才建設

單位文書檔案記錄著單位的創立、發展、生產以及各項工作的開展狀況，是對單位各項信息最完整、原始的載體，也反映了單位在發展過程中作出的決策情況，是單位發展史和管理史中非常重要的一環。不同單位工作領域以及工作性質的不同，決定了文書檔案管理相對復雜，文書檔案管理的形式和內容也十分多樣。在大數據時代，單位如何利用信息化技術賦予文書檔案更多的靈活性，減少文書檔案的復雜性，進而使文書檔案管理利用效率達到理想的效果，是檔案人員亟待解決的難點。

1 文書檔案管理信息化概述

所謂文書檔案信息化，就是在法律和政策的框架下，運用現代化檔案管理理念以及現代信息技術，對單位的產生的各種信息進行處置、歸檔、管理和利用的一種文書檔案管理模式。換句話說，文書檔案信息化與傳統文書檔案管理最大的不同在于是以檔案信息為重心，還是以檔案實體為中心[1]。文書檔案信息化是一個繁瑣的系統化工程，這一系統化工程需要不斷的利用各種數據化技術和信息化技術對文書檔案進行加工，使各種信息資源變得更為集成化，進而極大提高本單位的檔案管理現代化水平。

1.1 文書檔案管理信息化的實質

文書檔案信息化中的“信息化”實質上指的是“信息化技術”。這是支撐文書檔案信息化的物質基礎和技術基礎。從深層意義上來講，文書檔案信息化是對文書檔案利用的進步，使檔案管理人員能夠利用信息化技術獲得信息資源并傳遞信息資源，實現社會資源的再加工。在文書檔案信息化建設過程中，檔案管理人員通過對文書檔案進行加工，能夠使信息資源變得更為集成化和資源化，追求更為高效的價值目標。

1.2 文書檔案管理信息化建設的戰略目標

文書檔案信息化建設的總目標是實現我國檔案事業的現代化，達到“信息資源高效化”和“信息資源共享”的目的，這就決定了單位在開展文書檔案信息化建設時要朝著這個目標努力。由于單位實際情形的不同以及對文書檔案信息化認識上的偏頗，各個單位在具體開展文書檔案信息化工作時也就出現了的不同的情況，面臨著不同的挑戰。其中較為典型的就是不分單位過于強調信息技術的運用，而忽略了檔案管理知識；或者是部分單位過于強調利用信息化對文書檔案進行管理，而忽略了利用信息化技術對文書檔案進行利用。

2 文書檔案管理信息化存在的不足

2.1 軟硬件設施的雙重缺乏

單位要實現文書檔案信息化，需要依托于現代化的軟硬件設施。由于缺乏對文書檔案管理的正確認識，很多單位僅僅配備幾部計算機，讓檔案管理人員將日常產生的信息資源錄入到計算機當中[2]。這種做法使文書檔案信息化管理流于形式，浪費財力物力的同時，也不能真正挖掘文書檔案信息化管理所應有的作用。一方面，文書檔案信息化不是單純的將信息資源轉化為數據資源后進行存儲，而是要通過信息化技術開發信息資源，使文書檔案能夠更好地為單位服務。而文書檔案的高效利用離不開軟硬件設施的支撐，部分單位在軟硬件投入上不足，導致軟硬件設施不能跟上時代的步伐，在缺乏高速掃描儀、檔案管理聯網系統等軟硬件設施時，單位很難實現文書檔案管理的高效化。另一方面，很多單位不能及時組織人員對各種軟硬件設施進行維護，硬件設備老化陳舊，軟件設施無人管理，給文書檔案管理信息化工作帶來了很大的困難?？偠灾?，軟硬件設施的落后會影響檔案管理人員的工作體驗，信息資源的作用不能完全發揮出來，信息化建設步伐面臨著重重障礙。

2.2 專業人才隊伍建設滯后

隨著信息技術更新換代步伐的加快，部分地區檔案管理人員綜合素質與文書檔案信息化工作的全面開展脫軌。這里既有知識結構不完善，知識結構與時代脫節的因素，也有自身思想意識轉變較慢的因素。很多單位不能針對本單位的人才結構和現狀有針對性的安排培訓，制定合理的培訓計劃，這就導致檔案管理人員的知識結構愈發的不能適應時代的發展需求。在單位工作時間較長的工作人員習慣了紙質檔案的管理模式，文書檔案管理經驗也較為豐富，但在信息技術的掌握上卻不足，難以熟練的使用各種軟硬件設施。在單位工作時間較短的工作人員雖然能夠嫻熟的運用各種軟硬件設施，但是在缺乏工作經驗的情形下，也難以高效的處理各項文書檔案管理工作。

3 提升文書檔案管理信息化效率的路徑

3.1 完善軟硬件設施

一方面，單位要將信息化建設納入到戰略發展規劃當中和議事日程當中，從宏觀上為信息化建設保駕護航，增加資金投入比重。在硬件投入上，要保障硬件的先進性，購置高速復印打印一體機、高速掃描儀、光盤刻錄儀以及高像素攝像機等硬件設施，夯實信息化建設的物質基礎。同時，要加強對軟件的開發，開發屬于本單位的軟件系統或者信息平臺，建設文書檔案數據庫，為實現文書檔案信息資源共享奠定基礎，強化文書檔案的社會服務功能。另一方面，單位要立足長遠，在購置軟硬件設施的時要確保該設施能夠使用較長時間，避免因信息技術更新過快而導致設施過快淘汰，合理節約資金。

3.2 加強人才建設

專業人才隊伍是決定文書檔案信息化建設工程能否落實、能否成功的關鍵性因素[3]。文書檔案信息化建設工程需要的是復合型人才，僅靠單一的管理知識或者單一的管理技術很難滿足信息化建設的需要。一方面，單位在引進人才時要關注人才的知識機構、專業機構和年齡結構，使剛邁向工作崗位的工作人員能夠盡快的適應文書檔案信息化建設的需求。 同時，單位要建立健全競爭機制，科學合理的進行崗位安排，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，營造良好的競爭氛圍，做到人盡其才，進而形成凝聚力和戰斗力。另一方面，在崗位培訓和人才培訓層面，單位要通過一系列措施來進行完善，通過組織一系列的培訓活動，有針對性的更新檔案管理人員的知識結構。同時，單位也要鼓勵科研和技術創新，鼓勵檔案管理人員運用新思想和新技術進行文書檔案管理，營造良好的學術氛圍，通過科研爭取得到國家有關部門的科研經費支持，進而培養出具有創新意識的檔案管理人才。

4 結語

在大數據時代，信息資源被數據化之后成為一項可持續發展的重要資產，單位對信息資源的利用效率越高，其進行決策時就有更多的參考依據，各項工作的開展和落實就會更加有成效。從單位長遠發展的角度出發，利用信息化技術深度挖掘潛藏在單位文書檔案中的價值，是未來文書檔案管理工作的發展方向。同時，隨著文書檔案數量的增加以及結構類型的日趨多樣化，傳統的檔案管理模式已經不能與現實的工作需求相匹配。正是基于這樣的環境，檔案管理人員探討大數據技術以及信息化技術顯得更為有意義。筆者相信經過政府、單位和社會各界的努力，我國文書檔案管理工作會有一個質的飛躍。

參考文獻

[1]侯衛元.轉變思維，謀求創新——大數據視野下檔案管理思維轉變的“四核心”要素[J].科教文匯（下旬刊），2018（06）：191-192.

[2]劉雅偉.淺析大數據時代簡約檔案管理工作的重要性[J].價值工程，2018，37（21）：15-16.

[3]王林娜，孫智宏.大數據背景下的檔案數據安全存儲與管理[J].教育教學論壇，2018（29）：14-15.

作者簡介

黃愛華（1983-），女，壯族，廣西來賓，本科，畢業于桂林理工大學，助理館員，研究方向：檔案系列。