大數據環境下人事檔案管理的問題與對策

張孟

摘 要：為適應新時代的變化，我國開始重視人事檔案管理工作的創新。值得注意的是，我國人事檔案管理中存在諸多問題，現狀并不樂觀。這引發筆者思考，基于此，筆者重點圍繞大數據時代背景下人事檔案管理的相關內容開始本課題的研究，重點包括三個部分，即信息時代背景下人事檔案管理困境分析；人事檔案如何更好的適應信息時代的發展；完善信息時代下的人事檔案管理價值分析。

關鍵詞：大數據；環境；人事；檔案管理；問題；對策

信息時代背景下，如何創新人事檔案管理模式變得愈發重要。檔案管理不能要想在檔案管理工作中全心全意為人民服務，就必須在制度改革上下功夫，轉變檔案管理模式，使其更適應信息技術的發

展。[1]在實際的工作中，我們要充分認識到人事檔案管理方式上存在的問題與不足，并在此基礎上創新人事檔案管理工作，打造服務型部門機構。革新檔案管理工作對提高辦事效率，踐行以人為本的服務宗旨起到至關重要的作用。

1 信息時代背景下人事檔案管理困境分析

隨著我國制度改革的日益推進，人事檔案建設工作已迫在眉睫，與信息技術相匹配的管理機制是現如今檔案管理工作的重中之重。踐行“以人為本”的工作理念是檔案管理部門邁向新時代的關鍵步驟。而究竟怎樣才能提高檔案管理部門的工作效率？創新人事檔案管理工作至關重要，不得不承認的是，人事檔案管理工作雖然取得了顯著成效，但是仍然存在的問題是我們不能忽視的。問題主要表現在以下幾個方面：

1）人事檔案管理模式傳統落后，跟不上信息技術更新換代的步伐。受舊有經濟模式的影響，使得人事檔案管理方式，傳統且落后，僵硬死板，形式老套。在檔案管理部門的實際工作中，辦事人員冗雜，管理程序混亂重復。[2]管理者服務意識差，對新型人事檔案管理制度的構建理解的不深刻。在具體的管理模式中，沒能做到與信息技術的緊密結合。這些都嚴重地影響了人事檔案管理的創新工作。人事檔案管理部門能否成為一個為人民服務的部門，直接關系到人們的工作、生活與學習，如果依然延用傳統的人事檔案管理模式，對人事檔案管理工作不進行及時地革新，會導致背離為人民服務的初衷，不利于社會的進步。

2）管理人員素質差，缺乏對人事檔案管理工作的重視。從整體來看，人事檔案管理工作要想健康有序地進行，其管理人員綜合素質是一個不可忽視的重要方面。但是，在實際工作中，人事檔案管理工作中的管理人員呈現出理論素質差，修養低的現象。信息技術的發展，要求管理人員具有能夠駕馭計算機相關知識的能力，對管理人員理論素養的要求要高于非信息化時代。但管理人員的的實際理論素養與現實需要之間脫節現象嚴重，對創新人事檔案管理工作的認識不深刻，管理意識薄弱，阻礙著人事檔案管理工作的健康有序開展。

3）部門內部監督、獎懲機制不到位，導致人事檔案管理工作效率低下。人事檔案管理工作中，內部完善的監督、獎懲機制也很重要。完善健全的管理監督機制，有利于人事檔案管理工作的有序開展，能夠提高管理人員的工作積極性。但內部的監督、獎懲機制往往形同虛設，內部監督力度不夠，沒有好的監督制度加以約束，容易讓管理人員出現不作為的現象，不利于部門踐行“以人為本”的理念，導致人事檔案管理工作效率低下。

2 人事檔案如何更好的適應信息時代的發展

面對上述所闡述人事檔案管理工作中的諸多不足，我們要明確創新人事檔案管理工作迫在眉睫。那如何才能創新人事檔案管理工作呢？主要從三方面入手，即加大資金投入，引進先進的人事檔案管理模式；對管理人員加強培訓，提高人員素質，增強對人事檔案管理工作的重視程度；完善部門內部的監管機制，營造和諧高效的工作環境。

1）加大人力物力投入，引進先進的人事檔案管理模式。落后的人事檔案管理模式，直接影響著部門檔案管理的工作效率。要想真正實現科學化數據管理，就必須徹底和落后的人事檔案管理模式劃清界限，采用先進的人事檔案管理方式。在這一過程中，部門應給予充分的重視，加大人力、物力、財力的投入，實現人事檔案管理工作的創新。在人事檔案管理中，可以采用與信息技術有機結合的檔案網絡查詢系統。充分利用信息網絡技術，提高人事檔案管理的工作效率。只有這樣，才能真正踐行“以人為本”的服務宗旨。

2）對人事檔案管理人員加強培訓，提高人員理論素質，增強對人事檔案管理工作的重視程度。部門要想創新人事檔案管理工作，踐行為人民服務的工作理念，就必須對人事檔案管理人員加強相關的培訓工作，提高管理人員計算機操作能力。在培訓中讓管理人員明白真正的人事檔案管理工作，需要管理人員極高的理論素養，需要管理人員的用心對待，認真服務。只有這樣才能實現人事檔案管理方式的創新化。良好的理論素養與友善的工作態度，是人事檔案管理人員不可或缺的，加大理論素養的培訓，可以使管理人員素質適應時代的發展，對創新人事檔案管理工作十分重要。

3）完善部門內部的監管機制，營造和諧高效的工作環境。這既是新時期對廣大人事檔案管理部門提出的實踐新要求，也是實現人事檔案管理體制創新化的新視角。[3]完善的監管機制，能夠調動管理人員的工作積極性。完善的獎懲機制，能夠讓管理人員在競爭中達到認真工作的目的。所謂無規矩不成方圓，規矩需要我們去學習，需要我們去制定，最重要的是，需要我們去遵守。人事檔案管理部門內部的監管機制更是如此，只有通過內部監督機制約束管理人員的工作，才能讓他們在自己的語言態度、行為舉止及理論素養等方面合乎服務型人員的要求，才能更好地創新人事檔案管理工作。此外，投訴機制的完善也極其重要，有投訴機制對管理人員加以約束，可以使管理工作高效運轉。

3 完善信息時代下的人事檔案管理價值分析

人事檔案管理工作的完善，改變了傳統檔案管理工作模式，大大減輕了人事檔案管理的工作量， 傳統人事檔案管理模式下，檔案多以紙質形式呈現，在查詢相關人事檔案數據時，難度很大直接導致管理工作量較大。除查詢工作量大外，歸檔工作量亦是如此。而且，紙質檔案有其固定的缺陷，如容易受到火災、潮濕和蟲害的影響。但是信息時代背景下，人事檔案管理工作與計算機技術相結合，使得傳統檔案管理內容與管理模式逐漸向電子化方向轉變。 這樣，使得人事檔案管理模式得以創新，信息化人事檔案出現，這大大提高了管理人員的工作效率，解決了傳統紙質檔案帶來的諸多問題。 提升了檔案使用的安全性，還可提高檔案資料的檢索效率， 充分發揮檔案資料作用?？梢娫谛畔r代下，做好檔案管理工作對適應社會發展， 滿足現代化檔案管理具有重要意義。[4]

4 結語

綜上所述，筆者重點圍繞大數據時代背景下人事檔案管理的相關內容開始本課題的研究，重點包括三個部分，即信息時代背景下人事檔案管理困境分析；人事檔案如何更好的適應信息時代的發展；完善信息時代下的人事檔案管理價值分析。

參考文獻

[1]王麗娟.高校檔案管理使用軟件的問題及對策[J].科技風，2018（20）：43.

[2]郭麗萍.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科技風，2018（19）：70.

[3]唐娟.高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策淺述[J].辦公室業務，2018（11）：114.

[4]陳新國，王悅明，李春艷，葛海荃.干部人事檔案管理存在的問題及對策[J].山東紡織經濟，2018（05）：40-41.