大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新

申波 閔彥娟

[摘要]大數據時代的到來，信息化、智能化快速發展，電子信息化檔案管理開始進入了一個新時代，事業單位檔案管理面臨著全新的機遇和挑戰，尤其是電子檔案的出現，傳統的檔案管理模式已經很難適應，檔案工作人員的業務能力也有待提升，因此，只有不斷強化事業單位檔案管理工作的創新思路，制定全新的管理理念，革新檔案服務手段，才能夠與時俱進，真正適應大數據時代的到來。文章主要是在對大數據概念和特征分析的基礎上，提出了大數據給予檔案管理工作的重要作用，進而從三個方面提出了事業單位檔案管理的創新思路。

[關鍵詞]大數據;事業單位;檔案管理;創新

[DOI]1013939/jcnkizgsc201832179

檔案管理工作作為事業單位管理不可或缺的重要組成部分，其運行的好壞在很大程度上決定了事業單位的發展快慢。檔案管理是一項專業性、機密性、政策性較強的工作，需要強化重視力度。尤其是在大數據時代，檔案管理發展迎來了全新的機遇，創新檔案管理模式勢在必行。

1大數據的概念及特征分析

11大數據的概念

大數據用英文表示為Big Data，也可以稱為海量資料或者巨量資料，指的是很難在一定時間之內用常規軟件工具進行管理、處理和捕捉的數據集合，通過對數據的合理分析和整理，從而為企業經營、社會發展決策提供主要的依據。大數據不僅是一種數據的集合，同時也是一種信息資產的集合。

12大數據的特征

其一，大容量。所謂大容量就是數據的存儲量非常巨大，大量的人工或者自動的數據通過互聯網進行聚集，形成了“大數據之海”。其二，多樣性。多樣性指的是數據的內容、格式等變得日益多樣，不僅包括圖片、音頻、文本，同時也包括視頻、模擬信號等，同時，數據的來源也越來越多樣。其三，速度快。大數據的速度快主要體現在兩個方面，數據產生快、數據處理快。其四，真實性。數據的重要性就在于對決策的支持，數據的質量保證。

2大數據對事業單位檔案管理工作的作用

21有利于破除檔案信息化難題

事業單位檔案管理是一項服務性較強的工作，長期以來存在效益滯后的問題，檔案信息化工作很難得到有效推進。隨著大數據時代的到來，數字資源日益豐富，計算機處理信息的能力也不斷提升，檔案信息化的開展就有了強大的保障，進而促進了檔案信息化的發展，更加高效地為事業單位的管理和經營決策服務，凸顯檔案管理在事業單位發展中的價值。

22促成了檔案概念的泛化

隨著大數據時代到來之前，“電子檔案”的概念就已經非常普遍，但是在具體的檔案管理中，還是沿用紙質檔案的分類和鑒別方法。大數據時代來臨后，數字存儲變得越來越方便，許多不能存儲的信息都能夠被有效保存下來，從而產生了巨大的價值，傳統的檔案概念嚴重泛化，尤其是在事業單位，檔案管理得到了越來越多的重視。

23提高檔案資源利用效率

大數據時代的高效性決定了檔案管理工作的高效率，大數據時代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數據時代運用網絡科技的技術特點下，通過歸納、分析、整理、總結等方式，檔案管理的利用效率會得到明顯的提高，事業單位檔案管理工作的效率逐步提升，從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個良好的基礎。

3大數據背景下事業單位檔案管理工作創新的思路

31順應大數據，優化信息管理手段

大數據時代的到來，社會資源變的日益信息化，事業單位也產生了大量的電子文件和紙質文件，檔案管理的難度和復雜程度逐步增大，這就需要順應大數據的發展趨勢，不斷優化信息管理手段。首先，制定合理的檔案工作規劃，從事業單位發展的具體實際出發，制定完善的檔案服務模式，從宏觀的角度規劃檔案管理每個步驟的具體方案，其次，建立關于檔案管理的專門網站，在大數據發展的背景下，檔案電子化的趨勢越來越強，這就有必要建立一個與事業單位檔案管理相關的網站。一方面可以為員工提供檔案的查詢;另一方面也可以及時發布關于最新檔案管理的要求。這樣讓員工能夠隨時對自己的檔案進行填報和修改，真正實現事業單位檔案管理工作的高效性，更好地實現社會資源的共享。最后，對事業單位的檔案進行電子化的數字處理，信息化時代的到來，檔案電子化的趨勢加強，傳統的紙質版檔案已經無法適應新形勢的發展，這就需要建立相關的檔案數字化網絡，要相對檔案進行電子化整理，整理之后進行系統的存儲，通過建立電子內容網，對電子文檔進行有效的控制，并且可以對電子檔案數據進行隨時處理。

32與時俱進，提高檔案管理的服務水平

檔案管理工作本身就是一種為民眾提供服務的工作，具有很強的服務性，尤其是在大數據發展的背景下，事業單位對檔案工作的要求越來越高，必須提高檔案

管理的服務水平。首先，培養事業單位檔案管理者的創新思路。在檔案管理工作中，創新思維的培養非常重要，它不僅是檔案管理工作開展的重要保障，同時也是檔案管理工作服務能力提高的抓手。管理人員要有大數據和信息化思維，不斷創新管理理念，高度重視事業單位的檔案管理工作。其次，實現檔案管理的創新服務轉型，在信息化時代的引領下，當前的檔案管理開始由內部的資源體制向共享型體制發展，必須要提高與社會發展適應的能力，堅持更好、更超前的服務意識，為事業單位發展提供更加完善和優質的服務，凸顯信息服務在檔案管理中的能力和質量。最后，優化檔案管理工作的服務流程。要真正體現檔案管理工作的服務性，一定要對服務的流程進行明確，這樣不僅可以提高檔案管理的效率，同時也能夠讓服務變得更加有章可循。

33自我提升，提高檔案管理工作人員的整體水平

隨著大數據發展背景下檔案信息化的發展，事業單位檔案管理工作越來越需要全方位的人才，這就需要對檔案工作人員的專業水平進行提高，真正適應新形勢的發展變化。首先，加強高素質檔案管理人才的引進力度。單位應該加大對人員的引進力度，尤其是引入一些學檔案管理專業的專門人才，真正實現檔案管理工作的有序開展。其次，加強對檔案管理人員的培訓力度。不僅要引進一些高素質人才，而且對于在崗的管理人員在各方面也要進行提升，通過對在崗管理人員的一些培訓，以及學習考察等，使在崗管理人員的接受更多的先進的理念，適應信息化時代的要求。最后，加強檔案管理工作人員的日常交流。要鼓勵工作人員走出去，多交流、多溝通，與其他兄弟單位互通有無，實現經驗和資源的有效共享，為檔案管理工作的開展奠定重要的基礎。

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[作者簡介]申波（1981—），男，漢族，黑龍江阿城人，畢業于中央黨校，中共通化市委黨校辦公室文書，本科，初級職稱，研究方向：法律;閔彥娟（1984—），女，漢族，河北滄州人，畢業于吉林大學，中共通化市委黨校法學教師，中級職稱，碩士研究生，研究方向：憲法學與行政法學。