PDCA循環在醫院檔案管理中的作用研究

摘 要：醫院檔案管理是醫院綜合管理的組成部分之一。PDCA循環一般用于工廠生產或被組織應用于質量管理和控制，幫助質量管理的持續改進。兩者的結合能夠提升檔案管理的效率和水平。本文對PDCA循環的理論內容進行了概述，詳述了如何將該理論應用于醫院的檔案管理中，并提出了該應用對檔案管理的重要意義

關鍵詞：PDCA循環；醫院；檔案管理；應用

近年來，檔案管理逐漸成為各單位關注的重點。醫院檔案是所有單位的檔案中形式最多的，醫院檔案包括病例檔案、人事檔案、醫療設備檔案、文書檔案、會計檔案等等。因此，檔案的形式也是多種多樣，有文字的、圖像的、聲像的等等。不僅有醫生的檔案，更多的是病人的檔案，涉及到病人的隱私管理，醫院都會格外小心。此外，隨著互聯網技術的不斷發展，大數據、云計算等新科技也會逐漸應用于檔案管理中，這樣，檔案管理工作就不僅僅再是和紙打交道，管理手段和渠道的拓寬也會影響到檔案管理工作的效率和水平。

1 PDCA循環概述

PDCA循環是美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環。它是質量管理中的重要理論，很多企業在實際的管理操作中都有采用PDCA循環，以此來達到全面質量管理的目的，不斷提升產品質量和企業管理水平。

PDCA的四個字母分別代表計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、行動（Action）。這四個步驟循環往復，每一次循環都是一個管理過程，每個過程中都可能會展現出一定的問題，管理者可以依靠這樣的循環檢查企業或組織在管理過程中的不足，從而加以改進、完善和提升。通過這種永不停止、周而復始的運動過程，使得管理過程中發生的情況或出現的問題逐步消失、解決。該循環是綜合性循環，四個環節是相對的，是不可分割的。它可以使我們的思想方法和工作步驟更加的條理化、系統化、圖像化和科學化。

2 PDCA循環在醫院檔案管理中的應用

醫院檔案管理是醫院綜合管理的重要組成部分。檔案在醫院的重要性不言而喻，運用PDCA循環進行檔案管理，能夠有效提升檔案管理質量。

PDCA總共有四個環節，八個步驟。其中計劃環節包括四個步驟，分別是：（1）分析現狀，找出問題；（2）制定目標，做成計劃；（3）分析產生問題的原因；（4）找出影響問題的主要因素，決定對策方法。在執行環節，主要包括的是步驟（5）執行計劃。在調查環節，主要包括的是步驟（6）檢查認證、評估結果。在最后一個處理環節包含的則是步驟（7）標準化和步驟（8）處理遺留問題。

2.1 計劃（Plan）

步驟（1）：分析現狀，找出問題

在醫院的檔案管理過程中，普遍存在的主要問題包括以下幾個：一是管理人員的檔案意識淡薄，對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理是非常簡單的工作，不需要醫院為此花費大量資源。二是檔案管理制度不健全，歸檔的內容、方式和要求各不相同，沒有統一的制度要求，檔案管理混亂。三是醫院檔案部門的投入不足，這其中包括資金設施方面的投入和人員投入。由于對檔案工作的不重視，因此資金、設施均不到位，檔案管理的信息化水平較差，傳統的管理方式依然在被沿用。而人員投入方面，一些醫院的檔案管理人員并不是專職的管理員，也非檔案管理專業畢業的專業人員，這就對檔案管理質量和水平的提升帶來了不小的困難。

步驟（2）：制定目標，做成計劃

在對現狀作出分析，并找到問題之后，要進行目標的制定，并開始計劃如何進行改善。在醫院不斷發展的過程中，醫院的檔案管理工作也要進行相應的發展，要跟上醫院的腳步，不能滯后發展。要想盡一切辦法確保檔案管理工作盡快上水平。

步驟（3）：分析產生問題的原因

分析造成問題的原因，可以歸納以下幾個方面：一是在思想根源上，檔案管理就被歸為了不重要的部門，所以該部門的基礎設施建設和人員配備自然不會被列為重點關注項目。二是醫院本身財政緊張，在這個前提下，肯定要保障的是醫院重點部門的運營和引進高水平人才所需資金。

步驟（4）：找出影響問題的主要因素，決定對策方法

在確定了問題，分析了原因后，可以進行對策研究，開始制定解決方法。一是首先要提升醫院的管理層對檔案管理的重視程度，要將檔案管理列為醫院的重點建設項目。二是要制定檔案相關的體制機制，加強制度要求，讓工作人員在日常管理中有章可循。修訂已有的檔案管理制度，依據國家頒布實施的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等法律法規制定相應的、符合醫院實際情況的檔案管理條例和執行辦法，從制度上保證檔案部門的管理工作。三是要加大對檔案管理的資金投入、設備投入和人員投入。從醫院的預算中拿出一部分專項資金，添置檔案管理所需要的信息化設備，下大力氣做好檔案管理的信息化建設，努力適應現代檔案管理模式。同時，要引進具有專業知識的檔案管理人員，可以在各部門設立兼職檔案員，幫助檔案部門做好歸檔工作。此外，還要不斷進行繼續教育培訓，促進相關人員的業務能力提升。

2.2 實施（Do）

步驟（5）：執行計劃

制定了對策措施后，要開始按照計劃執行，制定制度，加強管理。在執行的過程中，要明確責任部門和責任人，切實做好檔案管理質量的改進提升工作。

2.3 檢查（Check）

步驟（6）檢查認證、評估結果

要成立檢查小組，在計劃執行一段時間后，對進行的情況進行評估，檢查是否在按照計劃執行，是否取得了一定的成效，是否完成了既定目標。

2.4 處理（Action）

步驟（7）：標準化

根據檢查的結果進行總結，將成功和失敗的經驗教訓都納入有關檔案管理標準、規程和制度之中，鞏固已經取得的成績

步驟（8）：處理遺留問題

根據檢查的結果提出這一循環尚未解決的問題，并分析計劃進行過程中造成的新問題，把它們轉到下一次PDCA循環的第一步去。然后再形成新的循環。

3 PDCA循環在醫院檔案管理中的重要意義

3.1 有助于問題的解決，操作性強

通過實際操作，我們可以了解到，PDCA循環在醫院檔案管理中是可行的，是有助于問題的解決的，是操作簡單、效果較好的一種科學的管理手段。利用PDCA循環，我們可以快速找到檔案管理中的缺陷和不足，逐步規范和改進醫院檔案管理工作，提升服務水平和滿意度，不斷提高檔案管理的內在質量，進一步滿足醫護人員、病患、行政人員等對檔案的需求和要求，真正做到為人民服務好、服好務。

3.2 提升了醫院檔案管理的效率和水平

檔案管理雖然是醫院管理必不可少的一部分，但檔案管理往往被忽略，PDCA循環讓醫院在檔案管理過程中的問題暴露出來，每一次循環都能達到持續改進的效果，從而使得醫院的檔案管理水平呈現階梯式上升的狀態。好的經驗繼續留存，總結出成果，繼續運用到下一個循環中，周而復始，循環往復，不斷總結新的經驗和好的做法，再應用到下一個循環中；不好的做法及時剔除，引以為戒，最終促使檔案管理更為科學、合理和規范。檔案管理水平的提升，歸根結底是為醫院整體綜合管理水平的提升打基礎，任何一個組織都需要各個部門均衡發展才能最終達到整體前進的目標。因此，運用科學手段提升醫院檔案管理的質量是具有現實意義的。

參考文獻

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[4]李慶遠.一看就懂的生產管理法——PDCA在工廠中的應用[M].廣東：廣東經濟出版社，2012.

作者簡介

成艷（1975-），女，漢，山東淄博，大學，館員，研究方向：

檔案。